Política de privacidade

1. Quem somos

A GK Tools Ltd é uma empresa registada no Reino Unido que fornece ferramentas e serviços de software para pequenas empresas e profissionais de ofícios.

• Nome da empresa: GK Tools Ltd
• Sede social: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Número de empresa: 16434833
• Registo no ICO: ZB899192
• Contacto: support@gk.tools

Para efeitos do UK GDPR, somos o "responsável pelo tratamento" - ou seja, decidimos como e porque são tratados os seus dados pessoais.

2. Que dados recolhemos

Os dados que recolhemos dependem da forma como interage connosco:

Quando nos contacta (email, formulário de contacto):

• O seu nome e endereço de email
• O seu número de telemóvel, se o quiser indicar (opcional)
• Se prefere resposta por email ou por WhatsApp
• O seu país e idioma preferido, se no-los indicar (opcional)
• O conteúdo das suas mensagens
• Para uma mensagem enviada através de um formulário deste site: o endereço IP de onde veio, guardado com a mensagem para podermos travar spam e abusos

As mensagens enviadas através dos formulários deste site vão diretamente para o nosso próprio Service Desk, o sistema que usamos para responder a todos os pedidos de suporte, ficando assim junto de quaisquer conversas anteriores que tenha tido connosco. Se nesse momento não for possível chegar ao Service Desk, a mensagem é enviada por email para support@gk.tools.

Quando usa o Invoicer (a nossa aplicação de faturação):

• Dados da conta: nome, email, palavra-passe (encriptada), nome da empresa, morada
• Informações de clientes que adiciona (nomes, moradas, contactos)
• Dados das faturas e orçamentos que cria
• Informações de pagamento (tratadas de forma segura pela Stripe - não guardamos dados de cartões)
• Dados de sessão para manter a sessão iniciada

Quando usa os nossos serviços de alojamento:

• Informações da conta e de faturação
• Dados técnicos necessários para prestar o serviço

3. Porque recolhemos os seus dados

Só recolhemos dados quando temos um bom motivo:

• Para prestar os nossos serviços: Precisamos dos dados da sua conta para que possa usar o Invoicer, e dos dados dos seus clientes para gerar faturas por si.
• Para comunicar consigo: Responder a pedidos de apoio e enviar atualizações importantes sobre o serviço.
• Para processar pagamentos: Se tiver uma subscrição paga, precisamos dos dados de faturação.
• Obrigações legais: Somos obrigados a conservar certos registos financeiros para o HMRC.

4. Fundamento jurídico do tratamento

Ao abrigo do UK GDPR, tratamos os seus dados com base em:

• Contrato: Tratamento necessário para prestar os serviços que subscreveu.
• Consentimento: Quando deu o seu acordo expresso (por exemplo, ao aceitar receber emails de marketing).
• Obrigação legal: Quando a lei o exige (por exemplo, registos fiscais).
• Interesses legítimos: Quando temos uma necessidade empresarial genuína que não se sobrepõe aos seus direitos (por exemplo, responder aos seus pedidos, melhorar os nossos serviços, prevenir fraudes).

5. Com quem partilhamos dados

Não vendemos os seus dados. Nunca. Só partilhamos dados com:

• Stripe: O nosso processador de pagamentos. Trata os pagamentos com cartão de forma segura. Política de privacidade da Stripe
• Microsoft 365: Usamos a Microsoft para o email. As mensagens que nos envia ficam guardadas nos sistemas deles. Declaração de privacidade da Microsoft
• O nosso fornecedor de alojamento: Os seus dados são guardados em servidores geridos por ele no Reino Unido.
• HMRC: Somos legalmente obrigados a partilhar certas informações financeiras para fins fiscais.
• Google (reCAPTCHA & Maps): Usamos o Google reCAPTCHA para proteger o nosso formulário de contacto contra spam, e um mapa do Google incorporado na nossa página de contacto. Ao fazê-lo, a Google pode tratar dados técnicos limitados (como o seu endereço IP), incluindo em servidores fora do Reino Unido, ao abrigo da UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework e de garantias contratuais padrão. Política de privacidade da Google
• Google Translate: Só se usar o seletor de idioma. Nada é enviado à Google a menos que escolha um idioma — a página não é traduzida por predefinição. Se o fizer, a Google recebe o conteúdo da página para o traduzir e define o seu próprio cookie de preferência googtrans. Política de privacidade da Google
• Google Analytics: Só se aceitar o nosso aviso de cookies. Usamo-lo para perceber o tráfego do site, com a anonimização de IP ativada. Consulte a Secção 10 para saber o que define e como recusar. Política de privacidade da Google
• Anthropic (Claude) e Google (Gemini), para sugestões de resposta de suporte: Apenas quando alguém da nossa equipa pede ajuda para redigir uma resposta ao seu pedido de suporte. Nesse caso, enviamos essa conversa à Anthropic ou à Google através dos seus serviços pagos para empresas: o assunto e a referência, as mensagens que contém, o seu primeiro nome e os nomes de eventuais anexos (nunca os próprios anexos). Devolvem uma sugestão de resposta, que um membro da nossa equipa lê e edita antes de lhe chegar qualquer coisa; nada lhe é enviado automaticamente. Ao abrigo dos seus termos comerciais, nenhuma das duas pode usar as suas mensagens para treinar os seus modelos. Podem tratar os dados nos EUA, ao abrigo dos seus termos de tratamento de dados e da UK Extension ao EU-US Data Privacy Framework ou de cláusulas contratuais-tipo. Política de privacidade da Anthropic · Política de privacidade da Google

Todos os nossos prestadores de serviços estão sediados no Reino Unido ou operam com garantias de proteção de dados do Reino Unido (incluindo a UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework, quando aplicável).

6. Onde são guardados os seus dados

Os seus dados são guardados em servidores seguros no Reino Unido. Usamos encriptação (SSL/TLS) para proteger os dados em trânsito, e o acesso aos nossos sistemas está limitado a pessoal autorizado.

O email é tratado através do Microsoft 365, que pode guardar dados nos centros de dados da Microsoft no Reino Unido ou na UE.

7. Durante quanto tempo conservamos os dados

• Dados da conta: Enquanto a sua conta estiver ativa, mais 90 dias após o encerramento, para permitir a reativação ou resolver eventuais litígios.
• Faturas/registos financeiros: 7 anos (conforme exigido pelo HMRC).
• Correspondência de apoio: 3 anos a contar do último contacto.
• Registos de abertura e cliques em emails: o endereço IP e os dados da app ou do navegador durante 90 dias; o facto de um email ter sido aberto ou clicado fica com o email.
• Pedidos de marketing: Até nos pedir para os apagar.

Não conservamos dados mais tempo do que o necessário. Quando os dados deixam de ser necessários, apagamo-los de forma segura.

8. Os seus direitos

Ao abrigo do UK GDPR, tem direito a:

• Acesso: Pedir uma cópia dos dados pessoais que temos sobre si.
• Retificação: Pedir-nos que corrijamos dados inexatos.
• Apagamento: Pedir-nos que apaguemos os seus dados (quando não tenhamos um motivo legal para os conservar).
• Limitação: Pedir-nos que limitemos a forma como usamos os seus dados.
• Portabilidade: Pedir os seus dados num formato de leitura automática.
• Oposição: Opor-se a certos tipos de tratamento.
• Retirar o consentimento: Quando o tratamento se baseia no consentimento, pode retirá-lo a qualquer momento.

Para exercer qualquer um destes direitos, envie um email para support@gk.tools. Responderemos no prazo de um mês de calendário (normalmente muito antes).

9. Segurança

Levamos a segurança a sério:

• Encriptação SSL/TLS em todos os nossos sites e aplicações
• As palavras-passe são guardadas com hash (não as conseguimos ver)
• Atualizações e correções de segurança regulares
• Controlos de acesso e registos
• Cópias de segurança regulares guardadas de forma segura

Nenhum sistema é 100% seguro, mas fazemos o nosso melhor para proteger os seus dados.

10. Cookies

Matomo (sempre ativo, sem cookies, sem necessidade de consentimento)
Usamos o Matomo, uma plataforma de estatísticas de código aberto alojada por nós, para perceber como os visitantes usam o nosso site. O Matomo funciona inteiramente na nossa própria infraestrutura no Reino Unido — os seus dados de estatísticas nunca são partilhados com terceiros nem enviados para o estrangeiro. Não definimos quaisquer cookies do Matomo em gk.tools. Os dois últimos octetos do seu endereço IP são descartados antes de serem guardados.

Google Analytics (só se aceitar o aviso de cookies)
Na primeira visita a gk.tools verá um aviso de cookies. Se clicar em Aceitar, carregamos também o Google Analytics (GA4) a par do Matomo, para vermos tendências agregadas de tráfego. O Google Analytics não é carregado e não define cookies até aceitar — se clicar em Rejeitar, ou fechar o aviso sem escolher, só funciona o Matomo, sem cookies. A anonimização de IP está ativada na nossa configuração do Google Analytics. Pode mudar de ideias a qualquer momento apagando o cookie gk_cookie_consent no seu navegador, o que faz o aviso voltar a aparecer na próxima visita.

Outros produtos GK Tools
Cada produto da família GK Tools funciona como um site separado, com a sua própria política de privacidade que descreve os cookies e o rastreio específicos desse produto:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Todos os produtos GK Tools que usam análise utilizam o mesmo Matomo alojado por nós descrito acima — sem ferramentas de análise de terceiros e sem criação de perfis entre produtos.

Emails que lhe enviamos
Alguns emails que lhe enviamos (respostas aos seus pedidos de suporte, chaves de licença, recibos e convites de equipa) contêm uma imagem minúscula e links que passam por core.gk.tools a caminho do destino. Quando abre um destes emails ou clica num link, registamos que isso aconteceu, quando, a app ou o navegador usado e o seu endereço IP (guardado encriptado), para sabermos que a nossa resposta lhe chegou. O endereço IP e os dados da app ou do navegador são apagados ao fim de 90 dias; o facto de o email ter sido aberto ou de um link ter sido clicado, e quando, fica no registo do email. Não usamos isto para publicidade nem para criar um perfil seu, e nunca é partilhado. Se a sua app de email bloquear imagens, as aberturas não são registadas; os links funcionam da mesma forma em qualquer caso. Fundamento jurídico: o nosso interesse legítimo em saber que os nossos emails chegam.

Processamento de pagamentos
Quando efetua um pagamento, a Stripe (o nosso processador de pagamentos) pode definir cookies para processar a transação em segurança. Estes cookies são definidos pela Stripe, não por nós. Consulte a Política de Cookies da Stripe.

Recusar
Pode recusar a análise do Matomo em gk.tools assinalando a caixa abaixo. Guardaremos essa preferência localmente no seu navegador e deixaremos de o rastrear em visitas futuras. (Desmarque para voltar a ativar.)

11. Privacidade das crianças

Os nossos serviços destinam-se a empresas e não se dirigem a menores de 18 anos. Não recolhemos intencionalmente dados de crianças.

12. Alterações a esta política

Podemos atualizar esta política periodicamente. A data de "Última atualização" no topo refletirá quaisquer alterações. No caso de alterações significativas, iremos notificá-lo por email ou através de um aviso no nosso website.

13. Reclamações

Se não estiver satisfeito com a forma como tratámos os seus dados, contacte-nos primeiro através de support@gk.tools - faremos o possível para resolver a situação.

Tem também o direito de apresentar uma reclamação ao Information Commissioner's Office (ICO) do Reino Unido:

• Website: ico.org.uk
• Telefone: 0303 123 1113

14. Candidatos a emprego

Se se candidatar para trabalhar connosco ou nos enviar o seu CV, através do formulário da nossa página de carreiras ou por email, seja para uma vaga em aberto ou para uma futura:

• O que guardamos: O que nos diz no formulário (o seu nome, email, número de telefone se o indicar, o horário que gostaria de ter e o que escreve sobre si), o seu CV se o enviar e as mensagens trocadas entre nós.
• Porquê: Apenas para o considerarmos para funções na GK Tools. Não o usamos para marketing.
• Durante quanto tempo: Apagamo-lo 12 meses após a nossa última mensagem consigo, ou mais cedo se o pedir.
• Onde fica guardado: No nosso próprio Service Desk. Um CV que adicione através do link privado de envio também fica lá. Tudo o que nos enviar por email fica também guardado na nossa caixa de correio Microsoft 365 (ver Secção 5).
• Partilha: Nunca o partilhamos com ninguém fora da GK Tools. Se pedirmos uma sugestão de resposta para si, os serviços de IA da Secção 5 veem as mensagens como aí descrito, nunca o seu CV.
• Os seus direitos: Pode pedir para o ver, ou pedir-nos que o apaguemos, a qualquer momento, por email para support@gk.tools.