Politique de confidentialité

1. Qui nous sommes

GK Tools Ltd est une société immatriculée au Royaume-Uni qui fournit des outils logiciels et des services aux petites entreprises et aux artisans.

• Nom de la société : GK Tools Ltd
• Siège social : 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Numéro d’entreprise : 16434833
• Enregistrement ICO : ZB899192
• Contact : support@gk.tools

Au sens du UK GDPR, nous sommes le « responsable du traitement », c’est-à-dire que nous décidons comment et pourquoi vos données personnelles sont traitées.

2. Les données que nous collectons

Les données que nous collectons dépendent de la manière dont vous interagissez avec nous :

Lorsque vous nous contactez (e-mail, formulaire de contact) :

• Votre nom et votre adresse e-mail
• Votre numéro de mobile, si vous choisissez de le donner (facultatif)
• Si vous préférez une réponse par e-mail ou par WhatsApp
• Votre pays et votre langue préférée, si vous nous les indiquez (facultatif)
• Le contenu de vos messages
• Pour un message envoyé via un formulaire de ce site : l'adresse IP d'où il provient, conservée avec le message afin que nous puissions bloquer le spam et les abus

Les messages envoyés via les formulaires de ce site arrivent directement dans notre propre Service Desk, le système que nous utilisons pour répondre à chaque demande d'assistance ; ils se retrouvent ainsi avec vos éventuels échanges précédents avec nous. Si le Service Desk est injoignable à ce moment-là, le message est envoyé par e-mail à support@gk.tools.

Lorsque vous utilisez Invoicer (notre application de facturation) :

• Informations de compte : nom, e-mail, mot de passe (chiffré), nom de l’entreprise, adresse
• Les informations sur vos clients que vous ajoutez (noms, adresses, coordonnées)
• Les données des factures et devis que vous créez
• Les informations de paiement (traitées de manière sécurisée par Stripe ; nous ne stockons pas les données de carte)
• Les données de session qui vous permettent de rester connecté

Lorsque vous utilisez nos services d’hébergement :

• Les informations de compte et de facturation
• Les données techniques nécessaires pour fournir le service

3. Pourquoi nous collectons vos données

Nous ne collectons des données que lorsque nous avons une bonne raison :

• Pour fournir nos services : nous avons besoin des informations de votre compte pour que vous puissiez utiliser Invoicer, et des données de vos clients pour générer vos factures.
• Pour communiquer avec vous : répondre aux demandes de support, envoyer des informations importantes sur le service.
• Pour traiter les paiements : si vous avez un abonnement payant, nous avons besoin de vos informations de facturation.
• Obligations légales : nous sommes tenus de conserver certains documents financiers pour le HMRC.

4. Base juridique du traitement

En vertu du UK GDPR, nous traitons vos données sur les bases suivantes :

• Contrat : le traitement nécessaire pour fournir les services auxquels vous avez souscrit.
• Consentement : lorsque vous avez donné votre accord explicite (par ex. en acceptant de recevoir des e-mails marketing).
• Obligation légale : lorsque la loi nous y oblige (par ex. les documents fiscaux).
• Intérêts légitimes : lorsque nous avons un besoin réel lié à notre activité qui ne prévaut pas sur vos droits (par ex. répondre à vos demandes, améliorer nos services, prévenir la fraude).

5. Avec qui nous partageons les données

Nous ne vendons pas vos données. Jamais. Nous ne partageons des données qu’avec :

• Stripe : notre prestataire de paiement. Il traite les paiements par carte de manière sécurisée. Politique de confidentialité de Stripe
• Microsoft 365 : nous utilisons Microsoft pour les e-mails. Les messages que vous nous envoyez sont stockés dans ses systèmes. Déclaration de confidentialité de Microsoft
• Notre hébergeur : vos données sont stockées sur des serveurs qu’il gère au Royaume-Uni.
• HMRC : la loi nous oblige à communiquer certaines informations financières à des fins fiscales.
• Google (reCAPTCHA et Maps) : nous utilisons Google reCAPTCHA pour protéger notre formulaire de contact contre le spam, ainsi qu’une carte Google Maps intégrée sur notre page de contact. Google peut à cette occasion traiter un nombre limité de données techniques (comme votre adresse IP), y compris sur des serveurs situés hors du Royaume-Uni, dans le cadre de l’UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework et de garanties contractuelles types. Politique de confidentialité de Google
• Google Traduction : uniquement si vous utilisez le sélecteur de langue. Rien n’est envoyé à Google tant que vous ne choisissez pas une langue — la page n’est pas traduite par défaut. Si vous le faites, Google reçoit le contenu de la page pour le traduire et dépose son propre cookie de préférence googtrans. Politique de confidentialité de Google
• Google Analytics : uniquement si vous acceptez notre bannière de cookies. Nous l’utilisons pour comprendre le trafic du site, avec l’anonymisation des adresses IP activée. Voir la section 10 pour ce qu’il dépose et comment le refuser. Politique de confidentialité de Google
• Anthropic (Claude) et Google (Gemini), pour des suggestions de réponse : uniquement lorsqu'un membre de notre équipe demande de l'aide pour rédiger une réponse à votre demande d'assistance. Nous envoyons alors cet échange à Anthropic ou à Google via leurs services payants pour les entreprises : son objet et sa référence, les messages qu'il contient, votre prénom et le nom des éventuelles pièces jointes (jamais les pièces jointes elles-mêmes). Ils renvoient une suggestion de réponse, qu'un membre de notre équipe lit et modifie avant que quoi que ce soit ne vous parvienne ; rien ne vous est envoyé automatiquement. Selon leurs conditions commerciales, aucun des deux ne peut utiliser vos messages pour entraîner ses modèles. Ils peuvent traiter les données aux États-Unis, conformément à leurs conditions de traitement des données et à l'UK Extension de l'EU-US Data Privacy Framework ou à des clauses contractuelles types. Politique de confidentialité d'Anthropic · Règles de confidentialité de Google

Tous nos prestataires sont basés au Royaume-Uni ou appliquent les garanties britanniques en matière de protection des données (y compris l’UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework le cas échéant).

6. Où vos données sont stockées

Vos données sont stockées sur des serveurs sécurisés au Royaume-Uni. Nous utilisons le chiffrement (SSL/TLS) pour protéger les données en transit, et l’accès à nos systèmes est réservé au personnel autorisé.

Les e-mails sont traités par Microsoft 365, qui peut stocker des données dans ses centres de données au Royaume-Uni ou dans l’UE.

7. Durée de conservation des données

• Données de compte : tant que votre compte est actif, plus 90 jours après sa fermeture pour permettre une réactivation ou traiter d’éventuels litiges.
• Factures et documents financiers : 7 ans (comme l’exige le HMRC).
• Échanges avec le support : 3 ans à compter du dernier contact.
• Données d'ouverture et de clic des e-mails : l'adresse IP et les informations sur l'application ou le navigateur pendant 90 jours ; le fait qu'un e-mail a été ouvert ou cliqué reste associé à l'e-mail.
• Demandes commerciales : jusqu’à ce que vous nous demandiez de les supprimer.

Nous ne conservons pas les données plus longtemps que nécessaire. Lorsque des données ne sont plus utiles, nous les supprimons de manière sécurisée.

8. Vos droits

En vertu du UK GDPR, vous avez le droit de :

• Accès : demander une copie des données personnelles que nous détenons sur vous.
• Rectification : nous demander de corriger des données inexactes.
• Effacement : nous demander de supprimer vos données (lorsque nous n’avons pas de raison légale de les conserver).
• Limitation : nous demander de limiter l’utilisation de vos données.
• Portabilité : demander vos données dans un format lisible par machine.
• Opposition : vous opposer à certains types de traitement.
• Retrait du consentement : lorsque le traitement repose sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Pour exercer l’un de ces droits, écrivez à support@gk.tools. Nous répondrons dans un délai d’un mois calendaire (généralement bien plus tôt).

9. Sécurité

Nous prenons la sécurité au sérieux :

• Chiffrement SSL/TLS sur tous nos sites et applications
• Les mots de passe sont hachés (nous ne pouvons pas les voir)
• Mises à jour et correctifs de sécurité réguliers
• Contrôles d’accès et journalisation
• Sauvegardes régulières stockées de manière sécurisée

Aucun système n’est sûr à 100 %, mais nous faisons de notre mieux pour protéger vos données.

10. Cookies

Matomo (toujours actif, sans cookies, sans consentement nécessaire)
Nous utilisons Matomo, une plateforme d’analyse open source auto-hébergée, pour comprendre comment les visiteurs utilisent notre site. Matomo fonctionne entièrement sur notre propre infrastructure au Royaume-Uni — vos données d’analyse ne sont jamais partagées avec des tiers ni envoyées à l’étranger. Nous ne déposons aucun cookie Matomo sur gk.tools. Les deux derniers octets de votre adresse IP sont supprimés avant l’enregistrement.

Google Analytics (uniquement si vous acceptez la bannière de cookies)
Lors de votre première visite sur gk.tools, une bannière de cookies s’affiche. Si vous cliquez sur Accepter, nous chargeons aussi Google Analytics (GA4) en plus de Matomo, afin de voir les tendances globales de fréquentation. Google Analytics n’est pas chargé et ne dépose aucun cookie tant que vous n’avez pas accepté — si vous cliquez sur Refuser, ou fermez la bannière sans faire de choix, seul Matomo, sans cookies, fonctionne. L’anonymisation des adresses IP est activée dans notre configuration de Google Analytics. Vous pouvez changer d’avis à tout moment en supprimant le cookie gk_cookie_consent dans votre navigateur : la bannière réapparaîtra lors de votre prochaine visite.

Autres produits GK Tools
Chaque produit de la famille GK Tools fonctionne comme un site distinct, avec sa propre politique de confidentialité décrivant les cookies et le suivi propres à ce produit :
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Tous les produits GK Tools qui utilisent des statistiques d’audience utilisent la même instance Matomo auto-hébergée décrite ci-dessus — aucun outil d’analyse tiers, aucun profilage entre produits.

Les e-mails que nous vous envoyons
Certains e-mails que nous vous envoyons (réponses à vos demandes d'assistance, clés de licence, reçus et invitations d'équipe) contiennent une minuscule image et des liens qui passent par core.gk.tools avant d'atteindre leur destination. Lorsque vous ouvrez l'un de ces e-mails ou cliquez sur un lien qu'il contient, nous enregistrons que cela s'est produit, quand, l'application ou le navigateur utilisé et votre adresse IP (stockée chiffrée), afin de savoir que notre réponse vous est bien parvenue. L'adresse IP et les informations sur l'application ou le navigateur sont supprimées au bout de 90 jours ; le fait que l'e-mail a été ouvert ou qu'un lien a été cliqué, et quand, reste dans l'enregistrement de l'e-mail. Nous ne l'utilisons pas à des fins publicitaires ni pour établir votre profil, et ces données ne sont jamais partagées. Si votre application de messagerie bloque les images, les ouvertures ne sont pas enregistrées ; les liens fonctionnent de la même façon dans tous les cas. Base juridique : notre intérêt légitime à savoir que nos e-mails arrivent.

Traitement des paiements
Lorsque vous effectuez un paiement, Stripe (notre prestataire de paiement) peut déposer des cookies afin de traiter la transaction en toute sécurité. Ces cookies sont déposés par Stripe, et non par nous. Consultez la politique de Stripe en matière de cookies.

Refuser le suivi
Vous pouvez refuser les statistiques Matomo sur gk.tools en cochant la case ci-dessous. Nous enregistrerons ce choix localement dans votre navigateur et cesserons de vous suivre lors de vos prochaines visites. (Décochez la case pour réactiver le suivi.)

11. Vie privée des enfants

Nos services sont conçus pour les entreprises et ne s’adressent pas aux personnes de moins de 18 ans. Nous ne collectons pas sciemment de données concernant des enfants.

12. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique de temps à autre. La date de « Dernière mise à jour » indiquée en haut de la page reflétera toute modification. En cas de changement important, nous vous en informerons par e-mail ou par un avis sur notre site.

13. Réclamations

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont nous avons traité vos données, veuillez d’abord nous contacter à support@gk.tools - nous ferons de notre mieux pour régler la situation.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité britannique de protection des données, l’Information Commissioner’s Office (ICO) :

• Site web : ico.org.uk
• Téléphone : 0303 123 1113

14. Candidats à un emploi

Si vous postulez pour travailler avec nous ou nous envoyez votre CV, via le formulaire de notre page Carrières ou par e-mail, que ce soit pour un poste ouvert ou pour un poste futur :

• Ce que nous conservons : ce que vous nous indiquez dans le formulaire (votre nom, votre e-mail, votre numéro de téléphone si vous le donnez, les horaires souhaités et ce que vous écrivez sur vous), votre CV si vous en envoyez un, et les messages échangés entre nous.
• Pourquoi : uniquement pour étudier votre candidature à des postes chez GK Tools. Nous ne l'utilisons pas à des fins marketing.
• Combien de temps : nous le supprimons 12 mois après notre dernier échange avec vous, ou plus tôt si vous le demandez.
• Où c'est conservé : dans notre propre Service Desk. Un CV que vous ajoutez via le lien d'envoi privé y est également conservé. Tout ce que vous nous envoyez par e-mail est aussi conservé dans notre boîte Microsoft 365 (voir la section 5).
• Partage : nous ne le partageons jamais avec quiconque en dehors de GK Tools. Si nous demandons une suggestion de réponse à votre intention, les services d'IA de la section 5 voient les messages comme décrit dans cette section, jamais votre CV.
• Vos droits : vous pouvez demander à le consulter, ou nous demander de le supprimer, à tout moment en écrivant à support@gk.tools.