Política de privacidad

1. Quiénes somos

GK Tools Ltd es una empresa registrada en el Reino Unido que ofrece herramientas y servicios de software para pequeñas empresas y profesionales de oficios.

• Nombre de la empresa: GK Tools Ltd
• Domicilio social: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Número de empresa: 16434833
• Registro en la ICO: ZB899192
• Contacto: support@gk.tools

A efectos del UK GDPR, somos el "responsable del tratamiento", es decir, decidimos cómo y por qué se tratan tus datos personales.

2. Qué datos recopilamos

Los datos que recopilamos dependen de cómo interactúes con nosotros:

Cuando te pones en contacto con nosotros (email, formulario de contacto):

• Tu nombre y dirección de email
• Tu número de móvil, si decides facilitarlo (opcional)
• Si prefieres que te respondamos por email o por WhatsApp
• Tu país e idioma preferido, si nos los indicas (opcional)
• El contenido de tus mensajes
• En un mensaje enviado mediante un formulario de esta web: la dirección IP desde la que se envió, que se guarda con el mensaje para que podamos frenar el spam y los abusos

Los mensajes enviados mediante los formularios de esta web van directamente a nuestro propio Service Desk, el sistema que usamos para responder a cada solicitud de soporte, así que quedan junto a cualquier conversación anterior que hayas tenido con nosotros. Si en ese momento no se puede acceder al Service Desk, el mensaje se envía por email a support@gk.tools.

Cuando usas Invoicer (nuestra aplicación de facturación):

• Datos de la cuenta: nombre, email, contraseña (cifrada), nombre del negocio, dirección
• Información de clientes que añades (nombres, direcciones, datos de contacto)
• Datos de las facturas y presupuestos que creas
• Información de pago (tratada de forma segura por Stripe; no guardamos los datos de tarjetas)
• Datos de sesión para mantener tu sesión iniciada

Cuando usas nuestros servicios de hosting:

• Información de la cuenta y de facturación
• Datos técnicos necesarios para prestar el servicio

3. Por qué recopilamos tus datos

Solo recopilamos datos cuando tenemos un buen motivo:

• Para prestar nuestros servicios: Necesitamos los datos de tu cuenta para que puedas usar Invoicer, y los datos de tus clientes para generar tus facturas.
• Para comunicarnos contigo: Responder a solicitudes de soporte y enviar avisos importantes sobre el servicio.
• Para procesar pagos: Si tienes una suscripción de pago, necesitamos los datos de facturación.
• Obligaciones legales: Estamos obligados a conservar determinados registros financieros para HMRC.

4. Base jurídica del tratamiento

Conforme al UK GDPR, tratamos tus datos sobre la base de:

• Contrato: El tratamiento necesario para prestar los servicios que has contratado.
• Consentimiento: Cuando lo has aceptado expresamente (p. ej., al suscribirte a emails de marketing).
• Obligación legal: Cuando la ley nos lo exige (p. ej., registros fiscales).
• Intereses legítimos: Cuando tenemos una necesidad empresarial real que no prevalece sobre tus derechos (p. ej., responder a tus consultas, mejorar nuestros servicios, prevenir el fraude).

5. Con quién compartimos los datos

No vendemos tus datos. Nunca. Solo compartimos datos con:

• Stripe: Nuestro procesador de pagos. Gestiona los pagos con tarjeta de forma segura. Política de privacidad de Stripe
• Microsoft 365: Usamos Microsoft para el email. Los mensajes que nos envías se almacenan en sus sistemas. Declaración de privacidad de Microsoft
• Nuestro proveedor de hosting: Tus datos se almacenan en servidores que gestiona en el Reino Unido.
• HMRC: La ley nos obliga a compartir determinada información financiera con fines fiscales.
• Google (reCAPTCHA y Maps): Usamos Google reCAPTCHA para proteger nuestro formulario de contacto del spam, y un mapa de Google integrado en nuestra página de contacto. Al hacerlo, Google puede tratar datos técnicos limitados (como tu dirección IP), incluso en servidores fuera del Reino Unido, al amparo de la UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework y de garantías contractuales estándar. Política de privacidad de Google
• Google Translate: Solo si usas el selector de idioma. No se envía nada a Google a menos que elijas un idioma — la página no se traduce por defecto. Si lo haces, Google recibe el contenido de la página para traducirlo e instala su propia cookie de preferencia googtrans. Política de privacidad de Google
• Google Analytics: Solo si aceptas nuestro aviso de cookies. Lo usamos para entender el tráfico del sitio, con la anonimización de IP activada. Consulta la sección 10 para saber qué instala y cómo desactivarlo. Política de privacidad de Google
• Anthropic (Claude) y Google (Gemini), para sugerir respuestas de soporte: Solo cuando alguien de nuestro equipo pide ayuda para redactar una respuesta a tu solicitud de soporte. En ese caso enviamos esa conversación a Anthropic o a Google a través de sus servicios de pago para empresas: su asunto y referencia, los mensajes que contiene, tu nombre de pila y los nombres de los archivos adjuntos (nunca los archivos en sí). Nos devuelven una respuesta sugerida, que un miembro de nuestro equipo lee y edita antes de que te llegue nada; no se te envía nada automáticamente. Según sus condiciones comerciales, ninguno de los dos puede usar tus mensajes para entrenar sus modelos. Pueden tratar los datos en EE. UU., conforme a sus condiciones de tratamiento de datos y a la UK Extension del EU-US Data Privacy Framework o a cláusulas contractuales tipo. Política de privacidad de Anthropic · Política de privacidad de Google

Todos nuestros proveedores de servicios tienen sede en el Reino Unido u operan con garantías de protección de datos del Reino Unido (incluida la UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework, cuando corresponda).

6. Dónde se almacenan tus datos

Tus datos se almacenan en servidores seguros en el Reino Unido. Usamos cifrado (SSL/TLS) para proteger los datos en tránsito, y el acceso a nuestros sistemas está restringido exclusivamente al personal autorizado.

El email se gestiona a través de Microsoft 365, que puede almacenar datos en los centros de datos de Microsoft en el Reino Unido o la UE.

7. Cuánto tiempo conservamos los datos

• Datos de la cuenta: Mientras tu cuenta esté activa, más 90 días después de cerrarla para permitir su reactivación o gestionar posibles disputas.
• Facturas y registros financieros: 7 años (según exige HMRC).
• Correspondencia de soporte: 3 años desde el último contacto.
• Registros de apertura y clics de emails: la dirección IP y los datos de la app o el navegador durante 90 días; el hecho de que un email se abrió o se hizo clic en él se queda con el email.
• Consultas comerciales: Hasta que nos pidas que las eliminemos.

No conservamos los datos más tiempo del necesario. Cuando ya no se necesitan, los eliminamos de forma segura.

8. Tus derechos

Conforme al UK GDPR, tienes derecho a:

• Acceso: Solicitar una copia de los datos personales que tenemos sobre ti.
• Rectificación: Pedirnos que corrijamos datos inexactos.
• Supresión: Pedirnos que eliminemos tus datos (cuando no tengamos un motivo legal para conservarlos).
• Limitación: Pedirnos que limitemos cómo usamos tus datos.
• Portabilidad: Solicitar tus datos en un formato legible por máquina.
• Oposición: Oponerte a determinados tipos de tratamiento.
• Retirar el consentimiento: Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, puedes retirarlo en cualquier momento.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, escribe a support@gk.tools. Te responderemos en el plazo de un mes natural (normalmente mucho antes).

9. Seguridad

Nos tomamos la seguridad en serio:

• Cifrado SSL/TLS en todos nuestros sitios y aplicaciones
• Las contraseñas se guardan con hash (no podemos verlas)
• Actualizaciones y parches de seguridad periódicos
• Controles de acceso y registros
• Copias de seguridad periódicas guardadas de forma segura

Ningún sistema es 100% seguro, pero hacemos todo lo posible por proteger tus datos.

10. Cookies

Matomo (siempre activo, sin cookies, sin necesidad de consentimiento)
Usamos Matomo, una plataforma de analítica de código abierto alojada por nosotros, para entender cómo usan los visitantes nuestra web. Matomo funciona íntegramente en nuestra propia infraestructura en el Reino Unido — tus datos de analítica nunca se comparten con terceros ni se envían al extranjero. No instalamos ninguna cookie de Matomo en gk.tools. Los dos últimos octetos de tu dirección IP se descartan antes de guardarla.

Google Analytics (solo si aceptas el aviso de cookies)
La primera vez que visitas gk.tools verás un aviso de cookies. Si haces clic en Aceptar, también cargamos Google Analytics (GA4) junto a Matomo, para ver tendencias generales de tráfico. Google Analytics no se carga ni instala cookies hasta que aceptas — si haces clic en Rechazar, o cierras el aviso sin elegir, solo funciona Matomo, sin cookies. La anonimización de IP está activada en nuestra configuración de Google Analytics. Puedes cambiar de opinión en cualquier momento borrando la cookie gk_cookie_consent de tu navegador, con lo que el aviso volverá a aparecer en tu próxima visita.

Otros productos de GK Tools
Cada producto de la familia GK Tools funciona como un sitio independiente con su propia política de privacidad, que describe las cookies y el seguimiento específicos de ese producto:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Todos los productos de GK Tools que utilizan analítica usan el mismo Matomo autoalojado descrito anteriormente — sin herramientas de analítica de terceros y sin elaboración de perfiles entre productos.

Emails que te enviamos
Algunos emails que te enviamos (respuestas a tus solicitudes de soporte, claves de licencia, recibos e invitaciones de equipo) contienen una imagen diminuta y enlaces que pasan por core.gk.tools camino de su destino. Cuando abres uno de estos emails o haces clic en un enlace, registramos que ocurrió, cuándo, la app o el navegador utilizado y tu dirección IP (guardada cifrada), para saber que nuestra respuesta te llegó. La dirección IP y los datos de la app o el navegador se eliminan a los 90 días; el hecho de que el email se abrió o se hizo clic en un enlace, y cuándo, se queda en el registro del email. No lo usamos para publicidad ni para crear un perfil tuyo, y nunca se comparte. Si tu app de correo bloquea las imágenes, las aperturas no se registran; los enlaces funcionan igual en cualquier caso. Base jurídica: nuestro interés legítimo en saber que nuestros emails llegan.

Procesamiento de pagos
Cuando realiza un pago, Stripe (nuestro procesador de pagos) puede establecer cookies para procesar la transacción de forma segura. Estas cookies las establece Stripe, no nosotros. Consulte la Política de cookies de Stripe.

Exclusión
Puede excluirse de la analítica de Matomo en gk.tools marcando la casilla de abajo. Guardaremos esa preferencia localmente en su navegador y dejaremos de hacerle seguimiento en futuras visitas. (Desmárquela para volver a activarlo).

11. Privacidad de los menores

Nuestros servicios están diseñados para empresas y no están dirigidos a menores de 18 años. No recopilamos a sabiendas datos de menores.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política de vez en cuando. La fecha de "Última actualización" que figura arriba reflejará cualquier cambio. En caso de cambios importantes, se lo notificaremos por email o mediante un aviso en nuestro sitio web.

13. Reclamaciones

Si no está satisfecho con cómo hemos tratado sus datos, póngase primero en contacto con nosotros en support@gk.tools - haremos todo lo posible por resolverlo.

También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Information Commissioner's Office (ICO) del Reino Unido:

• Sitio web: ico.org.uk
• Teléfono: 0303 123 1113

14. Candidatos a empleo

Si te postulas para trabajar con nosotros o nos envías tu CV, a través del formulario de nuestra página de empleo o por email, ya sea para un puesto abierto o para uno futuro:

• Qué guardamos: Lo que nos cuentas en el formulario (tu nombre, tu email, tu número de teléfono si nos lo das, las horas que te gustaría trabajar y lo que escribes sobre ti), tu CV si nos lo envías y los mensajes entre nosotros.
• Para qué: Solo para tenerte en cuenta para puestos en GK Tools. No lo usamos para marketing.
• Durante cuánto tiempo: Lo eliminamos 12 meses después de nuestro último mensaje contigo, o antes si nos lo pides.
• Dónde se guarda: En nuestro propio Service Desk. Un CV que añadas mediante el enlace privado de subida también va allí. Todo lo que nos envíes por email se guarda además en nuestro buzón de Microsoft 365 (ver la sección 5).
• Compartir: Nunca lo compartimos con nadie fuera de GK Tools. Si pedimos una respuesta sugerida para ti, los servicios de IA de la sección 5 ven los mensajes tal como se describe allí, nunca tu CV.
• Tus derechos: Puedes pedir verlo, o pedirnos que lo eliminemos, en cualquier momento escribiendo a support@gk.tools.