Chính sách quyền riêng tư

1. Chúng tôi là ai

GK Tools Ltd là công ty đăng ký tại Vương quốc Anh, cung cấp công cụ và dịch vụ phần mềm cho doanh nghiệp nhỏ và người làm nghề.

• Tên công ty: GK Tools Ltd
• Văn phòng đăng ký: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Mã số công ty: 16434833
• Số đăng ký ICO: ZB899192
• Liên hệ: support@gk.tools

Theo UK GDPR, chúng tôi là "bên kiểm soát dữ liệu" - nghĩa là chúng tôi quyết định dữ liệu cá nhân của bạn được xử lý như thế nào và vì sao.

2. Dữ liệu chúng tôi thu thập

Dữ liệu chúng tôi thu thập phụ thuộc vào cách bạn tương tác với chúng tôi:

Khi bạn liên hệ với chúng tôi (email, biểu mẫu liên hệ):

• Tên và địa chỉ email của bạn
• Số di động của bạn, nếu bạn chọn cung cấp (không bắt buộc)
• Bạn muốn nhận trả lời qua email hay WhatsApp
• Quốc gia và ngôn ngữ ưa thích của bạn, nếu bạn cho biết (không bắt buộc)
• Nội dung tin nhắn của bạn
• Đối với tin nhắn gửi qua một biểu mẫu trên website này: địa chỉ IP gửi tin nhắn, được lưu cùng tin nhắn để chúng tôi có thể ngăn chặn thư rác và hành vi lạm dụng

Tin nhắn gửi qua các biểu mẫu trên website này được chuyển thẳng vào Service Desk của chính chúng tôi, hệ thống chúng tôi dùng để trả lời mọi yêu cầu hỗ trợ, nên chúng nằm cùng với mọi cuộc trao đổi trước đây của bạn với chúng tôi. Nếu lúc đó không kết nối được tới Service Desk, tin nhắn sẽ được gửi qua email tới support@gk.tools.

Khi bạn sử dụng Invoicer (ứng dụng lập hóa đơn của chúng tôi):

• Thông tin tài khoản: tên, email, mật khẩu (được mã hóa), tên doanh nghiệp, địa chỉ
• Thông tin khách hàng mà bạn thêm vào (tên, địa chỉ, thông tin liên hệ)
• Dữ liệu hóa đơn và báo giá bạn tạo
• Thông tin thanh toán (được Stripe xử lý an toàn - chúng tôi không lưu thông tin thẻ)
• Dữ liệu phiên để giữ bạn đăng nhập

Khi bạn sử dụng dịch vụ hosting của chúng tôi:

• Thông tin tài khoản và thanh toán
• Dữ liệu kỹ thuật cần thiết để cung cấp dịch vụ

3. Lý do chúng tôi thu thập dữ liệu của bạn

Chúng tôi chỉ thu thập dữ liệu khi có lý do chính đáng:

• Để cung cấp dịch vụ: Chúng tôi cần thông tin tài khoản của bạn để bạn dùng được Invoicer, và dữ liệu khách hàng của bạn để tạo hóa đơn cho bạn.
• Để liên lạc với bạn: Trả lời yêu cầu hỗ trợ, gửi các cập nhật quan trọng về dịch vụ.
• Để xử lý thanh toán: Nếu bạn có gói trả phí, chúng tôi cần thông tin thanh toán.
• Nghĩa vụ pháp lý: Chúng tôi bắt buộc phải lưu giữ một số hồ sơ tài chính cho HMRC.

4. Cơ sở pháp lý cho việc xử lý

Theo UK GDPR, chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn dựa trên:

• Hợp đồng: Việc xử lý cần thiết để cung cấp các dịch vụ bạn đã đăng ký.
• Sự đồng ý: Khi bạn đã đồng ý rõ ràng (ví dụ: đăng ký nhận email marketing).
• Nghĩa vụ pháp lý: Khi pháp luật yêu cầu (ví dụ: hồ sơ thuế).
• Lợi ích hợp pháp: Khi chúng tôi có nhu cầu kinh doanh thực sự mà không lấn át quyền của bạn (ví dụ: trả lời các câu hỏi của bạn, cải thiện dịch vụ, ngăn chặn gian lận).

5. Chúng tôi chia sẻ dữ liệu với ai

Chúng tôi không bán dữ liệu của bạn. Không bao giờ. Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu với:

• Stripe: Đơn vị xử lý thanh toán của chúng tôi. Họ xử lý thanh toán thẻ một cách an toàn. Chính sách quyền riêng tư của Stripe
• Microsoft 365: Chúng tôi dùng Microsoft cho email. Tin nhắn bạn gửi cho chúng tôi được lưu trong hệ thống của họ. Tuyên bố về quyền riêng tư của Microsoft
• Nhà cung cấp hosting của chúng tôi: Dữ liệu của bạn được lưu trên các máy chủ họ quản lý tại Vương quốc Anh.
• HMRC: Theo luật, chúng tôi phải chia sẻ một số thông tin tài chính cho mục đích thuế.
• Google (reCAPTCHA & Maps): Chúng tôi dùng Google reCAPTCHA để bảo vệ biểu mẫu liên hệ khỏi thư rác, và nhúng Google Map trên trang liên hệ. Khi đó, Google có thể xử lý một lượng hạn chế dữ liệu kỹ thuật (như địa chỉ IP của bạn), kể cả trên các máy chủ ngoài Vương quốc Anh theo UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework và các biện pháp bảo vệ theo hợp đồng tiêu chuẩn. Chính sách quyền riêng tư của Google
• Google Translate: Chỉ khi bạn dùng bộ chọn ngôn ngữ. Không có gì được gửi tới Google trừ khi bạn chọn một ngôn ngữ — mặc định trang không được dịch. Nếu bạn chọn, Google nhận nội dung trang để dịch và đặt cookie tùy chọn googtrans của riêng họ. Chính sách quyền riêng tư của Google
• Google Analytics: Chỉ khi bạn chấp nhận banner cookie. Chúng tôi dùng nó để hiểu lưu lượng truy cập, với tính năng ẩn danh IP được bật. Xem Mục 10 để biết những gì được đặt và cách từ chối. Chính sách quyền riêng tư của Google
• Anthropic (Claude) và Google (Gemini), để gợi ý câu trả lời hỗ trợ: Chỉ khi một nhân viên của chúng tôi cần trợ giúp soạn câu trả lời cho yêu cầu hỗ trợ của bạn. Khi đó, chúng tôi gửi cuộc trao đổi đó tới Anthropic hoặc Google qua dịch vụ trả phí dành cho doanh nghiệp của họ: tiêu đề và mã tham chiếu, các tin nhắn trong đó, tên của bạn và tên của các tệp đính kèm (không bao giờ gửi chính các tệp đính kèm). Họ gửi lại một câu trả lời gợi ý, được nhân viên của chúng tôi đọc và chỉnh sửa trước khi bất cứ điều gì đến với bạn; không có gì được gửi tới bạn một cách tự động. Theo điều khoản thương mại của họ, không bên nào được dùng tin nhắn của bạn để huấn luyện mô hình của mình. Họ có thể xử lý dữ liệu tại Hoa Kỳ, theo điều khoản xử lý dữ liệu của họ và UK Extension của EU-US Data Privacy Framework hoặc các điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn. Chính sách quyền riêng tư của Anthropic · Chính sách quyền riêng tư của Google

Tất cả nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi đều đặt tại Vương quốc Anh hoặc hoạt động theo các biện pháp bảo vệ dữ liệu của Vương quốc Anh (bao gồm UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework khi áp dụng).

6. Nơi lưu trữ dữ liệu của bạn

Dữ liệu của bạn được lưu trên các máy chủ an toàn tại Vương quốc Anh. Chúng tôi dùng mã hóa (SSL/TLS) để bảo vệ dữ liệu khi truyền, và quyền truy cập hệ thống chỉ giới hạn cho nhân sự được ủy quyền.

Email được xử lý qua Microsoft 365, có thể lưu dữ liệu tại các trung tâm dữ liệu của Microsoft ở Vương quốc Anh hoặc EU.

7. Thời gian chúng tôi lưu giữ dữ liệu

• Dữ liệu tài khoản: Trong suốt thời gian tài khoản của bạn còn hoạt động, cộng thêm 90 ngày sau khi đóng để có thể kích hoạt lại hoặc giải quyết tranh chấp.
• Hóa đơn/hồ sơ tài chính: 7 năm (theo yêu cầu của HMRC).
• Trao đổi hỗ trợ: 3 năm kể từ lần liên hệ cuối.
• Dữ liệu về việc mở email và nhấp liên kết: địa chỉ IP và thông tin ứng dụng hoặc trình duyệt trong 90 ngày; việc một email đã được mở hoặc được nhấp vẫn được lưu cùng email đó.
• Yêu cầu liên quan đến marketing: Cho đến khi bạn yêu cầu chúng tôi xóa.

Chúng tôi không giữ dữ liệu lâu hơn mức cần thiết. Khi không còn cần dữ liệu, chúng tôi xóa nó một cách an toàn.

8. Quyền của bạn

Theo UK GDPR, bạn có quyền:

• Truy cập: Yêu cầu bản sao dữ liệu cá nhân chúng tôi đang giữ về bạn.
• Chỉnh sửa: Yêu cầu chúng tôi sửa dữ liệu không chính xác.
• Xóa: Yêu cầu chúng tôi xóa dữ liệu của bạn (khi chúng tôi không có lý do pháp lý để giữ lại).
• Hạn chế: Yêu cầu chúng tôi hạn chế cách sử dụng dữ liệu của bạn.
• Di chuyển dữ liệu: Yêu cầu nhận dữ liệu của bạn ở định dạng máy đọc được.
• Phản đối: Phản đối một số hình thức xử lý.
• Rút lại sự đồng ý: Khi việc xử lý dựa trên sự đồng ý, bạn có thể rút lại bất cứ lúc nào.

Để thực hiện bất kỳ quyền nào trong số này, hãy gửi email tới support@gk.tools. Chúng tôi sẽ trả lời trong vòng một tháng dương lịch (thường sớm hơn nhiều).

9. Bảo mật

Chúng tôi coi trọng bảo mật:

• Mã hóa SSL/TLS trên mọi trang web và ứng dụng của chúng tôi
• Mật khẩu được băm (chúng tôi không thể xem)
• Cập nhật bảo mật và vá lỗi thường xuyên
• Kiểm soát truy cập và ghi nhật ký
• Sao lưu thường xuyên, lưu trữ an toàn

Không hệ thống nào an toàn 100%, nhưng chúng tôi làm hết sức để bảo vệ dữ liệu của bạn.

10. Cookie

Matomo (luôn bật, không cookie, không cần đồng ý)
Chúng tôi dùng Matomo, một nền tảng phân tích mã nguồn mở, tự lưu trữ, để hiểu cách khách truy cập sử dụng website. Matomo chạy hoàn toàn trên hạ tầng của chính chúng tôi tại Vương quốc Anh — dữ liệu phân tích của bạn không bao giờ được chia sẻ với bên thứ ba hay gửi ra nước ngoài. Chúng tôi không đặt cookie Matomo nào trên gk.tools. Hai octet cuối của địa chỉ IP của bạn bị loại bỏ trước khi lưu.

Google Analytics (chỉ khi bạn chấp nhận banner cookie)
Lần đầu truy cập gk.tools, bạn sẽ thấy banner cookie. Nếu bạn nhấn Chấp nhận, chúng tôi tải thêm Google Analytics (GA4) cùng với Matomo để xem xu hướng lưu lượng tổng thể. Google Analytics không được tải và không đặt cookie nào cho đến khi bạn chấp nhận — nếu bạn nhấn Từ chối, hoặc đóng banner mà không chọn, chỉ Matomo không cookie được chạy. Tính năng ẩn danh IP được bật trong cấu hình Google Analytics của chúng tôi. Bạn có thể đổi ý bất cứ lúc nào bằng cách xóa cookie gk_cookie_consent trong trình duyệt, banner sẽ hiện lại ở lần truy cập tiếp theo.

Các sản phẩm khác của GK Tools
Mỗi sản phẩm trong gia đình GK Tools hoạt động như một trang riêng, với chính sách quyền riêng tư riêng mô tả cookie và việc theo dõi của sản phẩm đó:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Mọi sản phẩm GK Tools có dùng công cụ phân tích đều dùng cùng một Matomo tự lưu trữ như mô tả ở trên — không có công cụ phân tích của bên thứ ba, không lập hồ sơ chéo giữa các sản phẩm.

Email chúng tôi gửi cho bạn
Một số email chúng tôi gửi cho bạn (trả lời yêu cầu hỗ trợ, khóa bản quyền, biên nhận và lời mời tham gia nhóm) có chứa một hình ảnh rất nhỏ và các liên kết đi qua core.gk.tools trên đường tới đích. Khi bạn mở một trong những email này hoặc nhấp vào một liên kết trong đó, chúng tôi ghi lại việc đó, thời điểm, ứng dụng hoặc trình duyệt đã dùng và địa chỉ IP của bạn (được lưu ở dạng mã hóa), để biết rằng câu trả lời của chúng tôi đã đến được với bạn. Địa chỉ IP và thông tin ứng dụng hoặc trình duyệt bị xóa sau 90 ngày; việc email đã được mở hoặc liên kết đã được nhấp, và thời điểm, vẫn được lưu trong hồ sơ email. Chúng tôi không dùng thông tin này cho quảng cáo hay để lập hồ sơ về bạn, và không bao giờ chia sẻ. Nếu ứng dụng email của bạn chặn hình ảnh, việc mở email sẽ không được ghi lại; các liên kết vẫn hoạt động như nhau trong mọi trường hợp. Cơ sở pháp lý: lợi ích chính đáng của chúng tôi trong việc biết rằng email của mình đã đến nơi.

Xử lý thanh toán
Khi bạn thanh toán, Stripe (đơn vị xử lý thanh toán của chúng tôi) có thể đặt cookie để xử lý giao dịch an toàn. Các cookie này do Stripe đặt, không phải chúng tôi. Xem Chính sách cookie của Stripe.

Từ chối theo dõi
Bạn có thể từ chối phân tích Matomo trên gk.tools bằng cách đánh dấu ô bên dưới. Chúng tôi sẽ lưu lựa chọn đó ngay trong trình duyệt của bạn và ngừng theo dõi bạn ở những lần truy cập sau. (Bỏ đánh dấu để bật lại.)

11. Quyền riêng tư của trẻ em

Dịch vụ của chúng tôi được thiết kế cho doanh nghiệp và không dành cho người dưới 18 tuổi. Chúng tôi không cố ý thu thập dữ liệu của trẻ em.

12. Thay đổi chính sách này

Chúng tôi có thể cập nhật chính sách này theo thời gian. Ngày "Cập nhật lần cuối" ở đầu trang sẽ phản ánh mọi thay đổi. Với những thay đổi quan trọng, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn qua email hoặc thông báo trên website.

13. Khiếu nại

Nếu bạn không hài lòng với cách chúng tôi xử lý dữ liệu của bạn, vui lòng liên hệ với chúng tôi trước tại support@gk.tools - chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để giải quyết.

Bạn cũng có quyền khiếu nại với Văn phòng Ủy viên Thông tin Vương quốc Anh (Information Commissioner's Office, ICO):

• Website: ico.org.uk
• Điện thoại: 0303 123 1113

14. Người ứng tuyển

Nếu bạn ứng tuyển làm việc với chúng tôi hoặc gửi CV cho chúng tôi, qua biểu mẫu trên trang tuyển dụng hoặc qua email, dù cho một vị trí đang tuyển hay một vị trí trong tương lai:

• Những gì chúng tôi lưu: Những gì bạn cho chúng tôi biết trong biểu mẫu (tên, email, số điện thoại nếu bạn cung cấp, số giờ bạn muốn làm và những gì bạn viết về bản thân), CV của bạn nếu bạn gửi, và các tin nhắn giữa chúng ta.
• Mục đích: Chỉ để xem xét bạn cho các vị trí tại GK Tools. Chúng tôi không dùng thông tin này cho tiếp thị.
• Thời gian lưu: Chúng tôi xóa sau 12 tháng kể từ tin nhắn cuối cùng giữa chúng tôi và bạn, hoặc sớm hơn nếu bạn yêu cầu.
• Nơi lưu giữ: Trong Service Desk của chính chúng tôi. CV bạn thêm qua liên kết tải lên riêng tư cũng được lưu ở đó. Mọi thứ bạn gửi email cho chúng tôi cũng được lưu trong hộp thư Microsoft 365 của chúng tôi (xem Mục 5).
• Chia sẻ: Chúng tôi không bao giờ chia sẻ với bất kỳ ai bên ngoài GK Tools. Nếu chúng tôi yêu cầu gợi ý câu trả lời cho bạn, các dịch vụ AI ở Mục 5 sẽ thấy các tin nhắn như mô tả tại đó, không bao giờ thấy CV của bạn.
• Quyền của bạn: Bạn có thể yêu cầu xem, hoặc yêu cầu chúng tôi xóa, bất cứ lúc nào bằng cách gửi email tới support@gk.tools.