Privacybeleid

1. Wie we zijn

GK Tools Ltd is een in het Verenigd Koninkrijk geregistreerd bedrijf dat softwaretools en diensten levert aan kleine bedrijven en vakmensen.

• Bedrijfsnaam: GK Tools Ltd
• Statutair adres: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Bedrijfsnummer: 16434833
• ICO-registratie: ZB899192
• Contact: support@gk.tools

Voor de toepassing van de UK GDPR zijn wij de "verwerkingsverantwoordelijke" - dat betekent dat wij bepalen hoe en waarom je persoonsgegevens worden verwerkt.

2. Welke gegevens we verzamelen

Welke gegevens we verzamelen, hangt af van hoe je met ons in contact komt:

Als je contact met ons opneemt (e-mail, contactformulier):

• Je naam en e-mailadres
• Je mobiele nummer, als je dat wilt geven (optioneel)
• Of je liever antwoord krijgt via e-mail of WhatsApp
• Je land en voorkeurstaal, als je die doorgeeft (optioneel)
• De inhoud van je berichten
• Bij een bericht dat via een formulier op deze website is verstuurd: het IP-adres waar het vandaan kwam, bewaard bij het bericht zodat we spam en misbruik kunnen tegenhouden

Berichten die via de formulieren op deze website worden verstuurd, komen rechtstreeks in onze eigen Service Desk terecht, het systeem waarmee we elke supportvraag beantwoorden. Zo staan ze bij eventuele eerdere gesprekken die je met ons hebt gehad. Is de Service Desk op dat moment niet bereikbaar, dan wordt het bericht in plaats daarvan gemaild naar support@gk.tools.

Als je Invoicer gebruikt (onze factuurapplicatie):

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), bedrijfsnaam, adres
• Gegevens van klanten die je toevoegt (namen, adressen, contactgegevens)
• Gegevens van facturen en offertes die je maakt
• Betaalgegevens (veilig verwerkt door Stripe - wij slaan geen kaartgegevens op)
• Sessiegegevens om je ingelogd te houden

Als je onze hostingdiensten gebruikt:

• Account- en factuurgegevens
• Technische gegevens die nodig zijn om de dienst te leveren

3. Waarom we je gegevens verzamelen

We verzamelen alleen gegevens als we daar een goede reden voor hebben:

• Om onze diensten te leveren: We hebben je accountgegevens nodig zodat je Invoicer kunt gebruiken, en de gegevens van je klanten om facturen voor je te maken.
• Om met je te communiceren: Antwoorden op supportvragen en het versturen van belangrijke service-updates.
• Om betalingen te verwerken: Als je een betaald abonnement hebt, hebben we factuurgegevens nodig.
• Wettelijke verplichtingen: We moeten bepaalde financiële administratie bewaren voor HMRC.

4. Rechtsgrond voor de verwerking

Volgens de UK GDPR verwerken we je gegevens op basis van:

• Overeenkomst: Verwerking die nodig is om de diensten te leveren waarvoor je je hebt aangemeld.
• Toestemming: Als je uitdrukkelijk hebt ingestemd (bijv. aanmelden voor marketingmails).
• Wettelijke verplichting: Als de wet ons dat verplicht (bijv. belastingadministratie).
• Gerechtvaardigd belang: Als we een echte zakelijke reden hebben die niet zwaarder weegt dan jouw rechten (bijv. het beantwoorden van je vragen, het verbeteren van onze diensten, het voorkomen van fraude).

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens niet. Nooit. We delen gegevens alleen met:

• Stripe: Onze betaalverwerker. Zij verwerken kaartbetalingen veilig. Privacybeleid van Stripe
• Microsoft 365: We gebruiken Microsoft voor e-mail. Berichten die je ons stuurt, worden in hun systemen opgeslagen. Privacyverklaring van Microsoft
• Onze hostingprovider: Je gegevens worden opgeslagen op servers die zij beheren in het Verenigd Koninkrijk.
• HMRC: We zijn wettelijk verplicht bepaalde financiële informatie te delen voor belastingdoeleinden.
• Google (reCAPTCHA & Maps): We gebruiken Google reCAPTCHA om ons contactformulier tegen spam te beschermen, en een ingesloten Google-kaart op onze contactpagina. Google kan daarbij beperkte technische gegevens verwerken (zoals je IP-adres), ook op servers buiten het Verenigd Koninkrijk, op grond van de UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework en standaard contractuele waarborgen. Privacybeleid van Google
• Google Translate: Alleen als je de taalkeuze gebruikt. Er wordt niets naar Google gestuurd tenzij je een taal kiest — de pagina wordt standaard niet vertaald. Als je dat wel doet, ontvangt Google de inhoud van de pagina om die te vertalen en plaatst Google een eigen voorkeurscookie, googtrans. Privacybeleid van Google
• Google Analytics: Alleen als je onze cookiebanner accepteert. We gebruiken het om het verkeer op de site te begrijpen, met IP-anonimisering ingeschakeld. Zie Sectie 10 voor wat het plaatst en hoe je je kunt afmelden. Privacybeleid van Google
• Anthropic (Claude) en Google (Gemini), voor voorgestelde supportantwoorden: Alleen wanneer iemand van ons team hulp vraagt bij het opstellen van een antwoord op je supportvraag. We sturen dat gesprek dan naar Anthropic of Google via hun betaalde zakelijke diensten: het onderwerp en de referentie, de berichten erin, je voornaam en de namen van eventuele bijlagen (nooit de bijlagen zelf). Zij sturen een voorgesteld antwoord terug, dat iemand van ons team leest en aanpast voordat er iets bij jou aankomt; er wordt je niets automatisch gestuurd. Volgens hun commerciële voorwaarden mag geen van beide je berichten gebruiken om hun modellen te trainen. Ze kunnen de gegevens in de VS verwerken, op grond van hun voorwaarden voor gegevensverwerking en de UK Extension bij het EU-US Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen. Privacybeleid van Anthropic · Privacybeleid van Google

Al onze dienstverleners zijn gevestigd in het Verenigd Koninkrijk of werken onder Britse waarborgen voor gegevensbescherming (waaronder, waar van toepassing, de UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework).

6. Waar je gegevens worden opgeslagen

Je gegevens worden opgeslagen op beveiligde servers in het Verenigd Koninkrijk. We gebruiken versleuteling (SSL/TLS) om gegevens tijdens verzending te beschermen, en alleen bevoegde personen hebben toegang tot onze systemen.

E-mail wordt verwerkt via Microsoft 365, dat gegevens kan opslaan in datacenters van Microsoft in het Verenigd Koninkrijk of de EU.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• Accountgegevens: Zolang je account actief is, plus 90 dagen na sluiting, zodat je het account opnieuw kunt activeren of eventuele geschillen kunnen worden afgehandeld.
• Facturen/financiële administratie: 7 jaar (zoals vereist door HMRC).
• Supportcorrespondentie: 3 jaar na het laatste contact.
• Gegevens over geopende e-mails en klikken: het IP-adres en de gegevens van de app of browser gedurende 90 dagen; dat een e-mail is geopend of aangeklikt, blijft bij de e-mail bewaard.
• Marketingvragen: Tot je ons vraagt ze te verwijderen.

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Als gegevens niet meer nodig zijn, verwijderen we ze op een veilige manier.

8. Je rechten

Volgens de UK GDPR heb je het recht op:

• Inzage: Een kopie opvragen van de persoonsgegevens die we over je hebben.
• Rectificatie: Ons vragen onjuiste gegevens te corrigeren.
• Wissing: Ons vragen je gegevens te verwijderen (als we geen wettelijke reden hebben om ze te bewaren).
• Beperking: Ons vragen het gebruik van je gegevens te beperken.
• Overdraagbaarheid: Je gegevens opvragen in een machineleesbaar formaat.
• Bezwaar: Bezwaar maken tegen bepaalde soorten verwerking.
• Toestemming intrekken: Als de verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die op elk moment intrekken.

Wil je een van deze rechten uitoefenen, mail dan naar support@gk.tools. We reageren binnen één kalendermaand (meestal veel sneller).

9. Beveiliging

We nemen beveiliging serieus:

• SSL/TLS-versleuteling op al onze sites en applicaties
• Wachtwoorden worden gehasht (wij kunnen ze niet zien)
• Regelmatige beveiligingsupdates en patches
• Toegangscontrole en logging
• Regelmatige back-ups, veilig opgeslagen

Geen enkel systeem is 100% veilig, maar we doen ons best om je gegevens te beschermen.

10. Cookies

Matomo (altijd aan, geen cookies, geen toestemming nodig)
We gebruiken Matomo, een open-source analyseplatform dat we zelf hosten, om te begrijpen hoe bezoekers onze website gebruiken. Matomo draait volledig op onze eigen infrastructuur in het Verenigd Koninkrijk — je analysegegevens worden nooit gedeeld met derden of naar het buitenland gestuurd. We plaatsen geen Matomo-cookies op gk.tools. De laatste twee octetten van je IP-adres worden verwijderd voordat iets wordt opgeslagen.

Google Analytics (alleen als je de cookiebanner accepteert)
Als je gk.tools voor het eerst bezoekt, zie je een cookiebanner. Klik je op Accepteren, dan laden we naast Matomo ook Google Analytics (GA4), zodat we algemene trends in het verkeer kunnen zien. Google Analytics wordt niet geladen en plaatst geen cookies totdat je accepteert — klik je op Weigeren, of sluit je de banner zonder te kiezen, dan draait alleen Matomo zonder cookies. IP-anonimisering staat aan in onze instellingen van Google Analytics. Je kunt je keuze altijd wijzigen door de cookie gk_cookie_consent in je browser te wissen; bij je volgende bezoek verschijnt de banner dan opnieuw.

Andere producten van GK Tools
Elk product van GK Tools draait als een aparte site met een eigen privacybeleid, waarin de cookies en tracking van dat specifieke product worden beschreven:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Alle producten van GK Tools die analytics gebruiken, gebruiken dezelfde zelf gehoste Matomo die hierboven is beschreven — geen analysetools van derden en geen profilering over producten heen.

E-mails die we je sturen
Sommige e-mails die we je sturen (antwoorden op je supportvragen, licentiesleutels, betaalbewijzen en teamuitnodigingen) bevatten een piepkleine afbeelding en links die op weg naar hun bestemming via core.gk.tools lopen. Wanneer je zo'n e-mail opent of op een link erin klikt, leggen we vast dat het gebeurde, wanneer, welke app of browser werd gebruikt en je IP-adres (versleuteld opgeslagen), zodat we weten dat ons antwoord je heeft bereikt. Het IP-adres en de gegevens van de app of browser worden na 90 dagen verwijderd; dat de e-mail is geopend of een link is aangeklikt, en wanneer, blijft bij de e-mail bewaard. We gebruiken dit niet voor reclame of om een profiel van je op te bouwen, en het wordt nooit gedeeld. Als je mailapp afbeeldingen blokkeert, worden openingen niet vastgelegd; links werken hoe dan ook hetzelfde. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om te weten dat onze e-mails aankomen.

Betalingsverwerking
Wanneer je een betaling doet, kan Stripe (onze betalingsverwerker) cookies plaatsen om de transactie veilig te verwerken. Deze worden door Stripe geplaatst, niet door ons. Zie het cookiebeleid van Stripe.

Afmelden
Je kunt je afmelden voor Matomo-analytics op gk.tools door het vakje hieronder aan te vinken. We bewaren die voorkeur lokaal in je browser en volgen je bij volgende bezoeken niet meer. (Vink het uit om tracking weer aan te zetten.)

11. Privacy van kinderen

Onze diensten zijn bedoeld voor bedrijven en niet voor personen jonger dan 18 jaar. We verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.

12. Wijzigingen in dit beleid

We kunnen dit beleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum “Laatst bijgewerkt” bovenaan laat zien wanneer er iets is gewijzigd. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten per e-mail of met een melding op onze website.

13. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens zijn omgegaan? Neem dan eerst contact met ons op via support@gk.tools - we doen ons best om het op te lossen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Britse toezichthouder, het Information Commissioner's Office (ICO):

• Website: ico.org.uk
• Telefoon: 0303 123 1113

14. Sollicitanten

Als je solliciteert om bij ons te werken of ons je cv stuurt, via het formulier op onze vacaturepagina of per e-mail, voor een openstaande functie of een toekomstige:

• Wat we bewaren: Wat je ons in het formulier vertelt (je naam, e-mailadres, telefoonnummer als je dat opgeeft, de uren die je zou willen werken en wat je over jezelf schrijft), je cv als je er een stuurt, en de berichten tussen ons.
• Waarom: Alleen om je te overwegen voor functies bij GK Tools. We gebruiken het niet voor marketing.
• Hoe lang: We verwijderen het 12 maanden na ons laatste bericht met je, of eerder als je daarom vraagt.
• Waar het wordt bewaard: In onze eigen Service Desk. Een cv dat je via de privé-uploadlink toevoegt, komt daar ook terecht. Alles wat je ons mailt, wordt ook bewaard in onze Microsoft 365-mailbox (zie sectie 5).
• Delen: We delen het nooit met iemand buiten GK Tools. Als we een voorgesteld antwoord aan jou opvragen, zien de AI-diensten uit sectie 5 de berichten zoals daar beschreven, nooit je cv.
• Je rechten: Je kunt op elk moment vragen om het in te zien, of ons vragen het te verwijderen, door te mailen naar support@gk.tools.