Personvernerklæring

1. Hvem vi er

GK Tools Ltd er et selskap registrert i Storbritannia som leverer programvareverktøy og tjenester til små bedrifter og håndverkere.

• Selskapsnavn: GK Tools Ltd
• Registrert adresse: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Selskapsnummer: 16434833
• ICO-registrering: ZB899192
• Kontakt: support@gk.tools

Etter UK GDPR er vi «behandlingsansvarlig» – det vil si at vi bestemmer hvordan og hvorfor personopplysningene dine behandles.

2. Hvilke data vi samler inn

Hvilke data vi samler inn, avhenger av hvordan du samhandler med oss:

Når du kontakter oss (e-post, kontaktskjema):

• Navnet og e-postadressen din
• Mobilnummeret ditt, hvis du velger å oppgi det (valgfritt)
• Om du foretrekker svar på e-post eller WhatsApp
• Landet ditt og foretrukket språk, hvis du oppgir det (valgfritt)
• Innholdet i meldingene dine
• For en melding sendt via et skjema på dette nettstedet: IP-adressen den kom fra, lagret sammen med meldingen slik at vi kan stoppe spam og misbruk

Meldinger som sendes via skjemaene på dette nettstedet, går rett inn i vår egen Service Desk, systemet vi bruker til å svare på alle supporthenvendelser, slik at de ligger sammen med eventuelle tidligere samtaler du har hatt med oss. Hvis Service Desk ikke kan nås i øyeblikket, sendes meldingen i stedet på e-post til support@gk.tools.

Når du bruker Invoicer (faktureringsprogrammet vårt):

• Kontoopplysninger: navn, e-post, passord (kryptert), bedriftsnavn, adresse
• Opplysninger om klienter/kunder som du legger inn (navn, adresser, kontaktopplysninger)
• Faktura- og tilbudsdata som du oppretter
• Betalingsopplysninger (behandles sikkert av Stripe – vi lagrer ikke kortopplysninger)
• Øktdata for å holde deg innlogget

Når du bruker hostingtjenestene våre:

• Konto- og faktureringsopplysninger
• Tekniske data som trengs for å levere tjenesten

3. Hvorfor vi samler inn dataene dine

Vi samler bare inn data når vi har en god grunn:

• For å levere tjenestene våre: Vi trenger kontoopplysningene dine for at du skal kunne bruke Invoicer, og kundedataene dine for å lage fakturaer for deg.
• For å kommunisere med deg: Svare på supporthenvendelser og sende viktige oppdateringer om tjenesten.
• For å behandle betalinger: Har du et betalt abonnement, trenger vi faktureringsopplysninger.
• Rettslige forpliktelser: Vi er pålagt å oppbevare visse regnskapsopplysninger for HMRC.

4. Rettslig grunnlag for behandlingen

Etter UK GDPR behandler vi dataene dine på grunnlag av:

• Avtale: Behandling som er nødvendig for å levere tjenester du har registrert deg for.
• Samtykke: Der du uttrykkelig har samtykket (f.eks. ved å melde deg på markedsføringse-post).
• Rettslig forpliktelse: Der loven krever det (f.eks. skatteopplysninger).
• Berettigede interesser: Der vi har et reelt forretningsbehov som ikke går foran rettighetene dine (f.eks. å svare på henvendelsene dine, forbedre tjenestene våre, forhindre svindel).

5. Hvem vi deler data med

Vi selger ikke dataene dine. Aldri. Vi deler bare data med:

• Stripe: Betalingsleverandøren vår. De håndterer kortbetalinger på en sikker måte. Stripes personvernerklæring
• Microsoft 365: Vi bruker Microsoft til e-post. Meldinger du sender oss, lagres i deres systemer. Microsofts personvernerklæring
• Hostingleverandøren vår: Dataene dine lagres på servere de drifter i Storbritannia.
• HMRC: Vi er lovpålagt å dele visse økonomiske opplysninger for skatteformål.
• Google (reCAPTCHA & Maps): Vi bruker Google reCAPTCHA for å beskytte kontaktskjemaet vårt mot spam, og et innebygd Google-kart på kontaktsiden. Google kan i den forbindelse behandle begrensede tekniske data (som IP-adressen din), også på servere utenfor Storbritannia under UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework og standard avtalemessige garantier. Googles personvernerklæring
• Google Translate: Bare hvis du bruker språkvelgeren. Ingenting sendes til Google med mindre du velger et språk — siden oversettes ikke som standard. Gjør du det, mottar Google sidens innhold for å oversette det og setter sin egen informasjonskapsel googtrans for innstillingen. Googles personvernerklæring
• Google Analytics: Bare hvis du godtar banneret for informasjonskapsler. Vi bruker det til å forstå trafikken på nettsiden, med IP-anonymisering slått på. Se punkt 10 for hva det setter, og hvordan du reserverer deg. Googles personvernerklæring
• Anthropic (Claude) og Google (Gemini), for forslag til supportsvar: Bare når noen i teamet vårt ber om hjelp til å skrive et svar på supporthenvendelsen din. Da sender vi samtalen til Anthropic eller Google via deres betalte bedriftstjenester: emne og referanse, meldingene i den, fornavnet ditt og navnene på eventuelle vedlegg (aldri selve vedleggene). De sender tilbake et forslag til svar, som noen i teamet vårt leser og redigerer før noe når fram til deg; ingenting sendes til deg automatisk. Etter deres kommersielle vilkår kan ingen av dem bruke meldingene dine til å trene modellene sine. De kan behandle dataene i USA, i henhold til sine vilkår for databehandling og UK Extension til EU-US Data Privacy Framework eller standard personvernbestemmelser. Anthropics personvernerklæring · Googles personvernerklæring

Alle tjenesteleverandørene våre holder til i Storbritannia eller arbeider under britiske personverngarantier (inkludert UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework der det er aktuelt).

6. Hvor dataene dine lagres

Dataene dine lagres på sikre servere i Storbritannia. Vi bruker kryptering (SSL/TLS) for å beskytte data under overføring, og tilgang til systemene våre er begrenset til autorisert personell.

E-post behandles gjennom Microsoft 365, som kan lagre data i Microsofts datasentre i Storbritannia eller EU.

7. Hvor lenge vi oppbevarer data

• Kontodata: Så lenge kontoen din er aktiv, pluss 90 dager etter at den er avsluttet, for å kunne gjenåpne den eller håndtere eventuelle tvister.
• Faktura- og regnskapsopplysninger: 7 år (som HMRC krever).
• Supportkorrespondanse: 3 år fra siste kontakt.
• Registrering av åpnede e-poster og klikk: IP-adressen og opplysninger om app eller nettleser i 90 dager; at en e-post ble åpnet eller klikket på, blir værende ved e-posten.
• Markedsføringshenvendelser: Til du ber oss slette dem.

Vi oppbevarer ikke data lenger enn nødvendig. Når data ikke lenger trengs, sletter vi dem på en sikker måte.

8. Rettighetene dine

Etter UK GDPR har du rett til:

• Innsyn: Be om en kopi av personopplysningene vi har om deg.
• Retting: Be oss rette uriktige opplysninger.
• Sletting: Be oss slette dataene dine (der vi ikke har en rettslig grunn til å beholde dem).
• Begrensning: Be oss begrense hvordan vi bruker dataene dine.
• Dataportabilitet: Be om dataene dine i et maskinlesbart format.
• Protest: Protestere mot visse typer behandling.
• Trekke tilbake samtykke: Der behandlingen bygger på samtykke, kan du når som helst trekke det tilbake.

For å bruke noen av disse rettighetene, send e-post til support@gk.tools. Vi svarer innen én kalendermåned (vanligvis mye raskere).

9. Sikkerhet

Vi tar sikkerhet på alvor:

• SSL/TLS-kryptering på alle nettstedene og applikasjonene våre
• Passord lagres som hash (vi kan ikke se dem)
• Jevnlige sikkerhetsoppdateringer og patching
• Tilgangskontroll og logging
• Jevnlige sikkerhetskopier som lagres sikkert

Ingen systemer er 100 % sikre, men vi gjør vårt beste for å beskytte dataene dine.

10. Informasjonskapsler

Matomo (alltid på, ingen informasjonskapsler, samtykke ikke nødvendig)
Vi bruker Matomo, en analyseplattform med åpen kildekode som vi drifter selv, for å forstå hvordan besøkende bruker nettsiden vår. Matomo kjører helt på vår egen infrastruktur i Storbritannia — analysedataene dine deles aldri med tredjeparter eller sendes til utlandet. Vi setter ingen Matomo-informasjonskapsler på gk.tools. De to siste oktettene i IP-adressen din forkastes før lagring.

Google Analytics (bare hvis du godtar banneret for informasjonskapsler)
Når du besøker gk.tools for første gang, ser du et banner om informasjonskapsler. Klikker du Godta, laster vi også inn Google Analytics (GA4) ved siden av Matomo, slik at vi kan se samlede trafikktrender. Google Analytics lastes ikke inn og setter ingen informasjonskapsler før du godtar — klikker du Avvis, eller lukker banneret uten å velge, kjører bare Matomo uten informasjonskapsler. IP-anonymisering er slått på i vårt oppsett av Google Analytics. Du kan når som helst ombestemme deg ved å slette informasjonskapselen gk_cookie_consent i nettleseren din, så kommer banneret tilbake ved neste besøk.

Andre produkter fra GK Tools
Hvert produkt i GK Tools-familien drives som et eget nettsted med sin egen personvernerklæring som beskriver informasjonskapslene og sporingen som gjelder akkurat det produktet:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Alle produkter fra GK Tools som bruker analyse, bruker den samme egendrevne Matomo som er beskrevet ovenfor — ingen analyseverktøy fra tredjeparter og ingen profilering på tvers av produkter.

E-poster vi sender deg
Noen e-poster vi sender deg (svar på supporthenvendelsene dine, lisensnøkler, kvitteringer og teaminvitasjoner) inneholder et bitte lite bilde og lenker som går via core.gk.tools på vei til målet. Når du åpner en av disse e-postene eller klikker på en lenke i den, registrerer vi at det skjedde, når, hvilken app eller nettleser som ble brukt, og IP-adressen din (lagret kryptert), slik at vi vet at svaret vårt nådde deg. IP-adressen og opplysningene om app eller nettleser slettes etter 90 dager; at e-posten ble åpnet eller en lenke klikket, og når, blir værende i e-postens oppføring. Vi bruker ikke dette til reklame eller til å bygge en profil av deg, og det deles aldri. Hvis e-postappen din blokkerer bilder, registreres ikke åpninger; lenker fungerer likt uansett. Behandlingsgrunnlag: vår berettigede interesse i å vite at e-postene våre kommer fram.

Betalingsbehandling
Når du betaler, kan Stripe (vår betalingsleverandør) sette informasjonskapsler for å behandle transaksjonen sikkert. Disse settes av Stripe, ikke av oss. Se Stripes retningslinjer for informasjonskapsler.

Reservere seg
Du kan reservere deg mot Matomo-analyse på gk.tools ved å krysse av i boksen nedenfor. Vi lagrer valget lokalt i nettleseren din og slutter å spore deg ved senere besøk. (Fjern avkrysningen for å slå det på igjen.)

11. Barns personvern

Tjenestene våre er laget for bedrifter og er ikke ment for personer under 18 år. Vi samler ikke bevisst inn opplysninger om barn.

12. Endringer i denne erklæringen

Vi kan oppdatere denne erklæringen fra tid til annen. Datoen «Sist oppdatert» øverst viser eventuelle endringer. Ved vesentlige endringer varsler vi deg på e-post eller med en melding på nettstedet vårt.

13. Klager

Hvis du er misfornøyd med hvordan vi har behandlet opplysningene dine, ber vi deg kontakte oss først på support@gk.tools - vi gjør vårt beste for å ordne det.

Du har også rett til å klage til det britiske datatilsynet, Information Commissioner's Office (ICO):

• Nettsted: ico.org.uk
• Telefon: 0303 123 1113

14. Jobbsøkere

Hvis du søker jobb hos oss eller sender oss CV-en din, via skjemaet på jobbsiden vår eller på e-post, enten det gjelder en ledig stilling eller en framtidig:

• Hva vi lagrer: Det du forteller oss i skjemaet (navnet ditt, e-postadressen din, telefonnummeret ditt hvis du oppgir det, timene du ønsker å jobbe og det du skriver om deg selv), CV-en din hvis du sender en, og meldingene mellom oss.
• Hvorfor: Bare for å vurdere deg for stillinger hos GK Tools. Vi bruker det ikke til markedsføring.
• Hvor lenge: Vi sletter det 12 måneder etter den siste meldingen vår med deg, eller tidligere hvis du ber om det.
• Hvor det lagres: I vår egen Service Desk. En CV du legger til via den private opplastingslenken, havner også der. Alt du sender oss på e-post, lagres i tillegg i Microsoft 365-postkassen vår (se avsnitt 5).
• Deling: Vi deler det aldri med noen utenfor GK Tools. Hvis vi ber om et forslag til svar til deg, ser AI-tjenestene i avsnitt 5 meldingene slik det er beskrevet der, aldri CV-en din.
• Rettighetene dine: Du kan når som helst be om å se det, eller be oss slette det, ved å sende e-post til support@gk.tools.