プライバシーポリシー

1. 当社について

GK Tools Ltd は、小規模事業者や職人の方々にソフトウェアツールとサービスを提供する、イギリスで登記された会社です。

• 会社名： GK Tools Ltd
• 登記上の事務所： 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• 会社番号： 16434833
• ICO 登録番号： ZB899192
• 連絡先： support@gk.tools

UK GDPR において、当社は「データ管理者」（data controller）です。つまり、お客様の個人データをどのように、どのような目的で処理するかを当社が決定します。

2. 収集するデータ

収集するデータは、お客様と当社とのやり取りの方法によって異なります。

お問い合わせいただいた場合（メール、お問い合わせフォーム）：

• お名前とメールアドレス
• 携帯電話番号（ご提供いただいた場合のみ、任意）
• メールと WhatsApp のどちらでの返信をご希望か
• 国とご希望の言語（お知らせいただいた場合のみ、任意）
• メッセージの内容
• このウェブサイトのフォームから送信されたメッセージの場合：送信元の IP アドレス。スパムや不正利用を防ぐため、メッセージとともに保管します

このウェブサイトのフォームから送信されたメッセージは、当社独自の Service Desk（すべてのサポートのお問い合わせに対応するためのシステム）に直接届きます。そのため、これまでのやり取りと一緒に保管されます。その時点で Service Desk に接続できない場合は、代わりに support@gk.tools へメールで送信されます。

Invoicer（当社の請求書作成アプリ）をご利用の場合：

• アカウント情報：氏名、メールアドレス、パスワード（暗号化済み）、事業者名、住所
• お客様が追加した取引先・顧客の情報（氏名、住所、連絡先）
• お客様が作成した請求書と見積書のデータ
• 支払い情報（Stripe が安全に処理します。カード情報は当社では保存しません）
• ログイン状態を保つためのセッションデータ

ホスティングサービスをご利用の場合：

• アカウント情報と請求情報
• サービスの提供に必要な技術データ

3. データを収集する理由

当社は、正当な理由がある場合にのみデータを収集します。

• サービスを提供するため： Invoicer をご利用いただくにはアカウント情報が、請求書を作成するには取引先のデータが必要です。
• お客様と連絡を取るため： サポートへのお問い合わせへの回答、重要なサービスのお知らせの送信。
• 支払いを処理するため： 有料プランをご契約の場合、請求情報が必要です。
• 法的義務： HMRC のために、一定の財務記録を保管することが義務付けられています。

4. 処理の法的根拠

UK GDPR に基づき、当社は次の根拠によりデータを処理します。

• 契約： お申し込みいただいたサービスを提供するために必要な処理。
• 同意： お客様が明示的に同意した場合（例：マーケティングメールの受信に同意した場合）。
• 法的義務： 法律で義務付けられている場合（例：税務記録）。
• 正当な利益： お客様の権利を損なわない、正当な事業上の必要がある場合（例：お問い合わせへの回答、サービスの改善、不正の防止）。

5. データの共有先

お客様のデータを販売することは決してありません。データを共有するのは次の相手だけです。

• Stripe： 当社の決済代行会社です。カード決済を安全に処理します。Stripe のプライバシーポリシー
• Microsoft 365： メールに Microsoft を使用しています。お客様から届いたメッセージは同社のシステムに保存されます。Microsoft のプライバシーに関する声明
• ホスティング事業者： お客様のデータは、同社がイギリス国内で管理するサーバーに保存されます。
• HMRC： 税務上の目的で、一定の財務情報を共有することが法律で義務付けられています。
• Google（reCAPTCHA & Maps）： お問い合わせフォームをスパムから守るために Google reCAPTCHA を、お問い合わせページに埋め込みの Google マップを使用しています。その際、Google が限られた技術データ（IP アドレスなど）を処理することがあり、これには UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework および標準的な契約上の保護措置のもとでのイギリス国外のサーバーでの処理も含まれます。Google のプライバシーポリシー
• Google 翻訳： 言語切り替えを使った場合のみです。言語を選ばない限り Google には何も送信されません — ページは標準では翻訳されません。言語を選ぶと、Google が翻訳のためにページの内容を受け取り、独自の googtrans 設定用 Cookie を保存します。Google のプライバシーポリシー
• Google Analytics： Cookie バナーで同意いただいた場合のみです。サイトのアクセス状況を把握するために、IP アドレスの匿名化を有効にして使用しています。設定される内容と無効にする方法は第10項をご覧ください。Google のプライバシーポリシー
• Anthropic（Claude）および Google（Gemini）、サポート返信の提案のため：当社のスタッフが、お客様のサポートのお問い合わせへの返信の下書きに支援を求めた場合に限ります。その際、当該のやり取りを Anthropic または Google の有料ビジネスサービスを通じて送信します。送信するのは、件名と参照番号、やり取り内のメッセージ、お客様の名（ファーストネーム）、添付ファイルの名前です（添付ファイルそのものは決して送信しません）。両社は返信の提案を返し、お客様に何かが届く前に当社のスタッフがそれを読んで編集します。お客様に自動で送信されるものはありません。両社の商用規約により、いずれもお客様のメッセージを自社モデルのトレーニングに使用することはできません。両社はデータ処理規約および EU-US Data Privacy Framework の UK Extension、または標準契約条項に基づき、米国でデータを処理する場合があります。Anthropic のプライバシーポリシー · Google のプライバシーポリシー

当社のサービス提供事業者はすべて、イギリス国内の事業者であるか、イギリスのデータ保護上の保護措置（該当する場合は UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework を含む）のもとで運営されています。

6. データの保存場所

お客様のデータは、イギリス国内の安全なサーバーに保存されます。通信中のデータは暗号化（SSL/TLS）で保護し、システムへのアクセスは権限のある担当者のみに限定しています。

メールは Microsoft 365 を通じて処理され、Microsoft のイギリスまたは EU のデータセンターに保存される場合があります。

7. データの保存期間

• アカウントデータ： アカウントが有効な間、および再開や紛争対応のために解約後90日間。
• 請求書・財務記録： 7年間（HMRC の要件による）。
• サポートのやり取り： 最後の連絡から3年間。
• メールの開封とクリックの記録：IP アドレスとアプリまたはブラウザの情報は 90 日間保管します。メールが開封またはクリックされたという事実は、そのメールとともに残ります。
• マーケティングに関するお問い合わせ： 削除のご依頼があるまで。

必要以上にデータを保管することはありません。不要になったデータは安全に削除します。

8. お客様の権利

UK GDPR に基づき、お客様には次の権利があります。

• アクセス： 当社が保有するお客様の個人データのコピーを請求する権利。
• 訂正： 不正確なデータの訂正を求める権利。
• 消去： データの削除を求める権利（当社に保管すべき法的理由がない場合）。
• 制限： データの利用方法の制限を求める権利。
• ポータビリティ： 機械で読み取れる形式でデータを請求する権利。
• 異議： 特定の種類の処理に異議を唱える権利。
• 同意の撤回： 処理が同意に基づく場合、いつでも同意を撤回できます。

これらの権利を行使するには、support@gk.tools までメールでご連絡ください。1暦月以内（通常はもっと早く）にお返事します。

9. セキュリティ

当社はセキュリティを重視しています。

• すべてのサイトとアプリケーションで SSL/TLS 暗号化
• パスワードはハッシュ化（当社でも見ることはできません）
• 定期的なセキュリティ更新とパッチ適用
• アクセス制御とログ記録
• 安全に保管された定期バックアップ

100％安全なシステムはありませんが、お客様のデータを守るために最善を尽くしています。

10. Cookie

Matomo（常に有効、Cookie なし、同意不要）
訪問者がウェブサイトをどのように使っているかを把握するために、自社サーバーで運用するオープンソースの解析プラットフォーム Matomo を使用しています。Matomo はすべてイギリス国内の自社インフラ上で動作します — 解析データが第三者と共有されたり、国外に送られたりすることはありません。gk.tools では Matomo の Cookie を一切設定しません。IP アドレスの末尾2オクテットは保存前に破棄されます。

Google Analytics（Cookie バナーで同意した場合のみ）
初めて gk.tools にアクセスすると Cookie バナーが表示されます。「同意する」をクリックすると、全体的なアクセス傾向を把握するために、Matomo に加えて Google Analytics（GA4）も読み込みます。同意いただくまで Google Analytics は読み込まれず、Cookie も設定されません — 「拒否する」をクリックするか、選ばずにバナーを閉じた場合は、Cookie を使わない Matomo だけが動作します。Google Analytics の設定では IP アドレスの匿名化を有効にしています。ブラウザの gk_cookie_consent Cookie を削除すれば、次回のアクセス時にバナーが再表示されるので、いつでも選び直せます。

GK Tools のほかの製品
GK Tools の各製品はそれぞれ独立したサイトとして運営され、その製品固有の Cookie とトラッキングについて説明した独自のプライバシーポリシーがあります。
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
解析を行う GK Tools の製品はすべて、上記と同じ自社運用の Matomo を使用しています — 第三者の解析ツールも、製品をまたいだプロファイリングもありません。

当社からお送りするメール
当社からお送りする一部のメール（サポートのお問い合わせへの返信、ライセンスキー、領収書、チームへの招待）には、小さな画像と、宛先に向かう途中で core.gk.tools を経由するリンクが含まれています。これらのメールを開封したり、メール内のリンクをクリックしたりすると、そのこと、日時、使用したアプリまたはブラウザ、お客様の IP アドレス（暗号化して保存）を記録し、当社の返信がお客様に届いたことを確認します。IP アドレスとアプリまたはブラウザの情報は 90 日後に削除されます。メールが開封されたことやリンクがクリックされたこと、およびその日時は、メールの記録に残ります。これを広告やお客様のプロフィール作成に使用することはなく、共有することも一切ありません。お使いのメールアプリが画像をブロックしている場合、開封は記録されません。リンクはどちらの場合も同じように機能します。法的根拠：当社のメールが届いていることを確認するという当社の正当な利益。

決済処理
お支払いの際、Stripe（当社の決済代行会社）が取引を安全に処理するために Cookie を設定することがあります。これらは当社ではなく Stripe が設定するものです。Stripe の Cookie ポリシーをご覧ください。

オプトアウト
下のボックスにチェックを入れると、gk.tools での Matomo による解析をオプトアウトできます。その設定はお使いのブラウザ内に保存され、次回以降のアクセスでは追跡しません。（チェックを外すと再び有効になります。）

11. 子どものプライバシー

当社のサービスは事業者向けに設計されており、18歳未満の方を対象としていません。子どもから故意にデータを収集することはありません。

12. 本ポリシーの変更

本ポリシーは随時更新することがあります。変更があった場合は、上部の「最終更新日」に反映されます。重要な変更については、メールまたはウェブサイト上のお知らせでお知らせします。

13. 苦情

当社のデータの取り扱いにご不満がある場合は、まず support@gk.tools までご連絡ください。解決に向けて最善を尽くします。

また、イギリスの情報コミッショナー事務局（Information Commissioner's Office、ICO）に苦情を申し立てる権利もあります。

• ウェブサイト：ico.org.uk
• 電話：0303 123 1113

14. 求人への応募者

当社の採用ページのフォームまたはメールで、募集中の職種や将来の職種に応募される場合、または履歴書をお送りいただく場合：

• 保管する情報：フォームにご記入いただいた内容（お名前、メールアドレス、ご記入いただいた場合は電話番号、希望の勤務時間、ご自身についての記述）、お送りいただいた場合は履歴書、および当社とのメッセージ。
• 目的：GK Tools での職種についてお客様を検討するためだけに使用します。マーケティングには使用しません。
• 保管期間：お客様との最後のメッセージから 12 か月後に削除します。ご依頼があればそれより早く削除します。
• 保管場所：当社独自の Service Desk。非公開のアップロード用リンクから追加された履歴書もそこに保管されます。メールでお送りいただいたものはすべて、当社の Microsoft 365 メールボックスにも保管されます（第 5 条を参照）。
• 共有：GK Tools 以外の誰とも共有することはありません。お客様への返信の提案を依頼する場合、第 5 条の AI サービスは同条に記載のとおりメッセージを参照しますが、履歴書を参照することはありません。
• お客様の権利：support@gk.tools までメールをお送りいただければ、いつでも内容の開示や削除をご依頼いただけます。