Privatlivspolitik

1. Hvem vi er

GK Tools Ltd er et selskab registreret i Storbritannien, der leverer softwareværktøjer og tjenester til små virksomheder og håndværkere.

• Selskabsnavn: GK Tools Ltd
• Hjemsted: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Selskabsnummer: 16434833
• ICO-registrering: ZB899192
• Kontakt: support@gk.tools

I henhold til UK GDPR er vi »dataansvarlig« - det vil sige, at vi bestemmer, hvordan og hvorfor dine personoplysninger behandles.

2. Hvilke data vi indsamler

Hvilke data vi indsamler, afhænger af, hvordan du er i kontakt med os:

Når du kontakter os (e-mail, kontaktformular):

• Dit navn og din e-mailadresse
• Dit mobilnummer, hvis du vælger at oplyse det (valgfrit)
• Om du foretrækker svar via e-mail eller WhatsApp
• Dit land og foretrukne sprog, hvis du oplyser det (valgfrit)
• Indholdet af dine beskeder
• For en besked sendt via en formular på dette website: den IP-adresse, den kom fra, gemt sammen med beskeden, så vi kan stoppe spam og misbrug

Beskeder sendt via formularerne på dette website går direkte ind i vores egen Service Desk, det system vi bruger til at besvare alle supporthenvendelser, så de ligger sammen med eventuelle tidligere samtaler, du har haft med os. Hvis Service Desk ikke kan nås i det øjeblik, sendes beskeden i stedet på e-mail til support@gk.tools.

Når du bruger Invoicer (vores faktureringsprogram):

• Kontooplysninger: navn, e-mail, adgangskode (krypteret), virksomhedsnavn, adresse
• Oplysninger om klienter/kunder, som du tilføjer (navne, adresser, kontaktoplysninger)
• Faktura- og tilbudsdata, som du opretter
• Betalingsoplysninger (behandles sikkert af Stripe - vi gemmer ikke kortoplysninger)
• Sessionsdata, så du forbliver logget ind

Når du bruger vores hostingtjenester:

• Konto- og faktureringsoplysninger
• Tekniske data, der er nødvendige for at levere tjenesten

3. Hvorfor vi indsamler dine data

Vi indsamler kun data, når vi har en god grund:

• For at levere vores tjenester: Vi har brug for dine kontooplysninger, for at du kan bruge Invoicer, og dine kundedata for at kunne lave fakturaer for dig.
• For at kommunikere med dig: Besvarelse af supporthenvendelser og udsendelse af vigtige opdateringer om tjenesten.
• For at behandle betalinger: Hvis du har et betalt abonnement, har vi brug for faktureringsoplysninger.
• Retlige forpligtelser: Vi er forpligtet til at opbevare visse regnskabsdata for HMRC.

4. Retsgrundlag for behandlingen

I henhold til UK GDPR behandler vi dine data på følgende grundlag:

• Kontrakt: Behandling, der er nødvendig for at levere de tjenester, du har tilmeldt dig.
• Samtykke: Hvor du udtrykkeligt har givet samtykke (f.eks. tilmelding til markedsføringsmails).
• Retlig forpligtelse: Hvor vi er forpligtet ved lov (f.eks. skatteregnskaber).
• Legitime interesser: Hvor vi har et reelt forretningsmæssigt behov, som ikke går forud for dine rettigheder (f.eks. at besvare dine henvendelser, forbedre vores tjenester og forebygge svindel).

5. Hvem vi deler data med

Vi sælger ikke dine data. Aldrig. Vi deler kun data med:

• Stripe: Vores betalingsudbyder. De håndterer kortbetalinger sikkert. Stripes privatlivspolitik
• Microsoft 365: Vi bruger Microsoft til e-mail. Beskeder, du sender os, opbevares i deres systemer. Microsofts erklæring om beskyttelse af personlige oplysninger
• Vores hostingudbyder: Dine data opbevares på servere, som de driver i Storbritannien.
• HMRC: Vi er ved lov forpligtet til at dele visse økonomiske oplysninger af skattemæssige årsager.
• Google (reCAPTCHA & Maps): Vi bruger Google reCAPTCHA til at beskytte vores kontaktformular mod spam og et indlejret Google Map på vores kontaktside. Google kan i den forbindelse behandle begrænsede tekniske data (f.eks. din IP-adresse), også på servere uden for Storbritannien i henhold til UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework og standardkontraktbestemmelser. Googles privatlivspolitik
• Google Translate: Kun hvis du bruger sprogvælgeren. Intet sendes til Google, medmindre du vælger et sprog — siden oversættes ikke som standard. Gør du det, modtager Google sidens indhold for at oversætte det og sætter sin egen præferencecookie googtrans. Googles privatlivspolitik
• Google Analytics: Kun hvis du accepterer vores cookiebanner. Vi bruger det til at forstå trafikken på siden, med IP-anonymisering slået til. Se afsnit 10 for, hvad det sætter, og hvordan du fravælger det. Googles privatlivspolitik
• Anthropic (Claude) og Google (Gemini), til forslag til supportsvar: Kun når en fra vores team beder om hjælp til at skrive et svar på din supporthenvendelse. Vi sender så samtalen til Anthropic eller Google via deres betalte erhvervstjenester: emne og reference, beskederne i den, dit fornavn og navnene på eventuelle vedhæftede filer (aldrig selve filerne). De sender et forslag til svar tilbage, som en fra vores team læser og redigerer, før noget når frem til dig; intet sendes automatisk til dig. Ifølge deres kommercielle vilkår må ingen af dem bruge dine beskeder til at træne deres modeller. De kan behandle dataene i USA i henhold til deres databehandlingsvilkår og UK Extension til EU-US Data Privacy Framework eller standardkontraktbestemmelser. Anthropics privatlivspolitik · Googles privatlivspolitik

Alle vores tjenesteudbydere er baseret i Storbritannien eller arbejder under britiske databeskyttelsesgarantier (herunder UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework, hvor det er relevant).

6. Hvor dine data opbevares

Dine data opbevares på sikre servere i Storbritannien. Vi bruger kryptering (SSL/TLS) til at beskytte data under overførsel, og adgang til vores systemer er begrænset til autoriseret personale.

E-mail behandles via Microsoft 365, som kan opbevare data i Microsofts datacentre i Storbritannien eller EU.

7. Hvor længe vi opbevarer data

• Kontodata: Så længe din konto er aktiv, plus 90 dage efter lukning, så kontoen kan genaktiveres, eller eventuelle tvister kan håndteres.
• Fakturaer/regnskabsdata: 7 år (som krævet af HMRC).
• Supportkorrespondance: 3 år fra seneste kontakt.
• Registrering af åbnede e-mails og klik: IP-adressen og oplysninger om app eller browser i 90 dage; at en e-mail blev åbnet eller klikket på, forbliver ved e-mailen.
• Henvendelser om markedsføring: Indtil du beder os om at slette dem.

Vi opbevarer ikke data længere end nødvendigt. Når data ikke længere er nødvendige, sletter vi dem sikkert.

8. Dine rettigheder

I henhold til UK GDPR har du ret til:

• Indsigt: At anmode om en kopi af de personoplysninger, vi har om dig.
• Berigtigelse: At bede os rette forkerte data.
• Sletning: At bede os slette dine data (hvor vi ikke har en retlig grund til at beholde dem).
• Begrænsning: At bede os begrænse, hvordan vi bruger dine data.
• Dataportabilitet: At anmode om dine data i et maskinlæsbart format.
• Indsigelse: At gøre indsigelse mod visse typer behandling.
• Tilbagetrækning af samtykke: Hvor behandlingen er baseret på samtykke, kan du til enhver tid trække det tilbage.

For at gøre brug af disse rettigheder skal du skrive til support@gk.tools. Vi svarer inden for én kalendermåned (som regel meget hurtigere).

9. Sikkerhed

Vi tager sikkerhed alvorligt:

• SSL/TLS-kryptering på alle vores sider og programmer
• Adgangskoder hashes (vi kan ikke se dem)
• Regelmæssige sikkerhedsopdateringer og rettelser
• Adgangskontrol og logning
• Regelmæssige backups, der opbevares sikkert

Intet system er 100 % sikkert, men vi gør vores bedste for at beskytte dine data.

10. Cookies

Matomo (altid slået til, ingen cookies, intet samtykke nødvendigt)
Vi bruger Matomo, en selvhostet statistikplatform med åben kildekode, til at forstå, hvordan besøgende bruger vores hjemmeside. Matomo kører udelukkende på vores egen infrastruktur i Storbritannien — dine statistikdata deles aldrig med tredjeparter eller sendes til udlandet. Vi sætter ingen Matomo-cookies på gk.tools. De sidste to oktetter af din IP-adresse fjernes, før dataene gemmes.

Google Analytics (kun hvis du accepterer cookiebanneret)
Når du første gang besøger gk.tools, ser du et cookiebanner. Klikker du Acceptér, indlæser vi også Google Analytics (GA4) sammen med Matomo, så vi kan se samlede tendenser i trafikken. Google Analytics indlæses ikke og sætter ingen cookies, før du accepterer — klikker du Afvis eller lukker banneret uden at vælge, kører kun Matomo uden cookies. IP-anonymisering er slået til i vores opsætning af Google Analytics. Du kan til enhver tid ombestemme dig ved at slette cookien gk_cookie_consent i din browser, så banneret vises igen ved dit næste besøg.

Andre GK Tools-produkter
Hvert produkt i GK Tools-familien kører som en separat side med sin egen privatlivspolitik, der beskriver de cookies og den sporing, som gælder netop det produkt:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Alle GK Tools-produkter, der bruger analyse, bruger den samme selvhostede Matomo, som er beskrevet ovenfor — ingen analyseværktøjer fra tredjeparter og ingen profilering på tværs af produkter.

E-mails, vi sender dig
Nogle e-mails, vi sender dig (svar på dine supporthenvendelser, licensnøgler, kvitteringer og teaminvitationer), indeholder et bitte lille billede og links, der går via core.gk.tools på vej til deres destination. Når du åbner en af disse e-mails eller klikker på et link i den, registrerer vi, at det skete, hvornår, hvilken app eller browser der blev brugt, og din IP-adresse (gemt krypteret), så vi ved, at vores svar nåede frem til dig. IP-adressen og oplysningerne om app eller browser slettes efter 90 dage; at e-mailen blev åbnet eller et link klikket på, og hvornår, forbliver i e-mailens registrering. Vi bruger det ikke til annoncering eller til at opbygge en profil af dig, og det deles aldrig. Hvis din mailapp blokerer billeder, registreres åbninger ikke; links virker på samme måde uanset hvad. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at vide, at vores e-mails kommer frem.

Betalingsbehandling
Når du foretager en betaling, kan Stripe (vores betalingsudbyder) sætte cookies for at behandle transaktionen sikkert. Disse sættes af Stripe, ikke af os. Se Stripes cookiepolitik.

Fravalg
Du kan fravælge Matomo-analyse på gk.tools ved at sætte flueben i feltet nedenfor. Vi gemmer det valg lokalt i din browser og holder op med at spore dig ved fremtidige besøg. (Fjern fluebenet for at slå det til igen.)

11. Børns privatliv

Vores tjenester er beregnet til virksomheder og er ikke rettet mod personer under 18 år. Vi indsamler ikke bevidst data fra børn.

12. Ændringer af denne politik

Vi kan opdatere denne politik fra tid til anden. Datoen »Sidst opdateret« øverst afspejler eventuelle ændringer. Ved væsentlige ændringer giver vi dig besked via e-mail eller en meddelelse på vores hjemmeside.

13. Klager

Hvis du er utilfreds med, hvordan vi har håndteret dine data, bedes du først kontakte os på support@gk.tools - vi gør vores bedste for at løse det.

Du har også ret til at indgive en klage til det britiske Information Commissioner's Office (ICO):

• Hjemmeside: ico.org.uk
• Telefon: 0303 123 1113

14. Jobansøgere

Hvis du søger job hos os eller sender os dit CV, via formularen på vores jobside eller på e-mail, uanset om det er til en ledig stilling eller en fremtidig:

• Hvad vi gemmer: Det, du fortæller os i formularen (dit navn, din e-mail, dit telefonnummer, hvis du oplyser det, de timer, du gerne vil arbejde, og det, du skriver om dig selv), dit CV, hvis du sender et, og beskederne mellem os.
• Hvorfor: Kun for at kunne overveje dig til stillinger hos GK Tools. Vi bruger det ikke til markedsføring.
• Hvor længe: Vi sletter det 12 måneder efter vores seneste besked med dig, eller før, hvis du beder om det.
• Hvor det opbevares: I vores egen Service Desk. Et CV, du tilføjer via det private uploadlink, havner også der. Alt, hvad du sender os på e-mail, opbevares desuden i vores Microsoft 365-postkasse (se afsnit 5).
• Deling: Vi deler det aldrig med nogen uden for GK Tools. Hvis vi beder om et forslag til et svar til dig, ser AI-tjenesterne i afsnit 5 beskederne som beskrevet der, aldrig dit CV.
• Dine rettigheder: Du kan til enhver tid bede om at se det eller bede os slette det ved at skrive til support@gk.tools.