Политика за поверителност

1. Кои сме ние

GK Tools Ltd е дружество, регистрирано във Великобритания, което предоставя софтуерни инструменти и услуги за малки бизнеси и майстори.

• Наименование на дружеството: GK Tools Ltd
• Седалище: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Фирмен номер: 16434833
• Регистрация в ICO: ZB899192
• Контакт: support@gk.tools

За целите на UK GDPR ние сме „администратор на данни“ - т.е. ние решаваме как и защо се обработват личните ви данни.

2. Какви данни събираме

Данните, които събираме, зависят от начина, по който взаимодействате с нас:

Когато се свържете с нас (имейл, формуляр за контакт):

• Вашето име и имейл адрес
• Вашият мобилен номер, ако решите да го предоставите (по желание)
• Дали предпочитате отговор по имейл или WhatsApp
• Вашата държава и предпочитан език, ако ни ги посочите (по желание)
• Съдържанието на съобщенията ви
• За съобщение, изпратено чрез формуляр на този уебсайт: IP адресът, от който е дошло, пазен заедно със съобщението, за да можем да спираме спама и злоупотребите

Съобщенията, изпратени чрез формулярите на този уебсайт, постъпват направо в нашия собствен Service Desk, системата, с която отговаряме на всяка заявка за поддръжка, така че стоят заедно с всички ваши предишни разговори с нас. Ако в този момент Service Desk не е достъпен, съобщението се изпраща по имейл на support@gk.tools.

Когато използвате Invoicer (нашето приложение за фактуриране):

• Данни за акаунта: име, имейл, парола (криптирана), име на бизнеса, адрес
• Информация за клиенти, която добавяте (имена, адреси, данни за контакт)
• Данни от фактурите и офертите, които създавате
• Информация за плащания (обработва се сигурно от Stripe - не съхраняваме данни за карти)
• Данни за сесията, за да останете влезли в акаунта си

Когато използвате нашите хостинг услуги:

• Информация за акаунта и плащанията
• Технически данни, необходими за предоставяне на услугата

3. Защо събираме данните ви

Събираме данни само когато имаме основателна причина:

• За да предоставяме услугите си: Нуждаем се от данните за акаунта ви, за да можете да използвате Invoicer, и от данните за клиентите ви, за да генерираме фактури за вас.
• За да общуваме с вас: Отговаряне на запитвания за поддръжка, изпращане на важни известия за услугата.
• За обработка на плащания: Ако имате платен абонамент, се нуждаем от данни за плащането.
• Законови задължения: Задължени сме да пазим определени финансови документи за HMRC.

4. Правно основание за обработването

Съгласно UK GDPR обработваме данните ви на основание:

• Договор: Обработване, необходимо за предоставяне на услугите, за които сте се регистрирали.
• Съгласие: Когато изрично сте се съгласили (напр. абониране за маркетингови имейли).
• Законово задължение: Когато законът го изисква (напр. данъчни документи).
• Легитимни интереси: Когато имаме реална бизнес нужда, която не надделява над правата ви (напр. отговаряне на запитванията ви, подобряване на услугите ни, предотвратяване на измами).

5. С кого споделяме данни

Не продаваме данните ви. Никога. Споделяме данни само с:

• Stripe: Нашият обработващ плащанията. Обработва сигурно плащанията с карти. Политика за поверителност на Stripe
• Microsoft 365: Използваме Microsoft за имейл. Съобщенията, които ни изпращате, се съхраняват в техните системи. Декларация за поверителност на Microsoft
• Нашият хостинг доставчик: Данните ви се съхраняват на сървъри, които той управлява във Великобритания.
• HMRC: По закон сме задължени да споделяме определена финансова информация за данъчни цели.
• Google (reCAPTCHA и Maps): Използваме Google reCAPTCHA, за да защитим формуляра си за контакт от спам, и вградена Google карта на страницата за контакт. При това Google може да обработва ограничени технически данни (например IP адреса ви), включително на сървъри извън Великобритания, съгласно UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework и стандартни договорни гаранции. Политика за поверителност на Google
• Google Translate: Само ако използвате превключвателя на езика. Нищо не се изпраща към Google, освен ако не изберете език — по подразбиране страницата не се превежда. Ако изберете, Google получава съдържанието на страницата, за да го преведе, и поставя собствена бисквитка за предпочитание googtrans. Политика за поверителност на Google
• Google Analytics: Само ако приемете банера ни за бисквитки. Използваме го, за да разберем трафика на сайта, с включена анонимизация на IP адреса. Вижте Раздел 10 какво поставя и как да се откажете. Политика за поверителност на Google
• Anthropic (Claude) и Google (Gemini), за предложени отговори на заявки за поддръжка: Само когато някой от нашия екип поиска помощ при писането на отговор на вашата заявка за поддръжка. Тогава изпращаме този разговор на Anthropic или Google чрез техните платени бизнес услуги: темата и референтния номер, съобщенията в него, малкото ви име и имената на евентуалните прикачени файлове (никога самите файлове). Те връщат предложен отговор, който член на нашия екип прочита и редактира, преди нещо да стигне до вас; нищо не ви се изпраща автоматично. Според търговските им условия никой от двамата не може да използва съобщенията ви за обучение на моделите си. Те могат да обработват данните в САЩ, съгласно своите условия за обработване на данни и UK Extension към EU-US Data Privacy Framework или стандартни договорни клаузи. Политика за поверителност на Anthropic · Политика за поверителност на Google

Всички наши доставчици на услуги са във Великобритания или работят с британски гаранции за защита на данните (включително UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework, където е приложимо).

6. Къде се съхраняват данните ви

Данните ви се съхраняват на защитени сървъри в Обединеното кралство. Използваме криптиране (SSL/TLS), за да защитим данните при пренос, а достъпът до системите ни е ограничен само до упълномощени лица.

Имейлите се обработват чрез Microsoft 365, който може да съхранява данни в центровете за данни на Microsoft във Великобритания или ЕС.

7. Колко дълго пазим данните

• Данни за акаунта: Докато акаунтът ви е активен, плюс 90 дни след закриването му, за да е възможно повторно активиране или уреждане на евентуални спорове.
• Фактури/финансови документи: 7 години (както изисква HMRC).
• Кореспонденция по поддръжка: 3 години от последния контакт.
• Данни за отваряне на имейли и кликвания: IP адресът и данните за приложението или браузъра за 90 дни; фактът, че даден имейл е бил отворен или кликнат, остава към имейла.
• Маркетингови запитвания: Докато не ни помолите да ги изтрием.

Не пазим данни по-дълго от необходимото. Когато данните вече не са нужни, ги изтриваме по сигурен начин.

8. Вашите права

Съгласно UK GDPR имате право на:

• Достъп: Да поискате копие от личните данни, които съхраняваме за вас.
• Коригиране: Да ни помолите да коригираме неточни данни.
• Изтриване: Да ни помолите да изтрием данните ви (когато нямаме законово основание да ги пазим).
• Ограничаване: Да ни помолите да ограничим начина, по който използваме данните ви.
• Преносимост: Да поискате данните си в машинночетим формат.
• Възражение: Да възразите срещу определени видове обработване.
• Оттегляне на съгласие: Когато обработването се основава на съгласие, можете да го оттеглите по всяко време.

За да упражните някое от тези права, пишете на support@gk.tools. Ще отговорим в срок от един календарен месец (обикновено много по-бързо).

9. Сигурност

Отнасяме се сериозно към сигурността:

• SSL/TLS криптиране на всички наши сайтове и приложения
• Паролите се хешират (не можем да ги видим)
• Редовни актуализации и корекции за сигурност
• Контрол на достъпа и водене на журнали
• Редовни резервни копия, съхранявани сигурно

Никоя система не е 100% сигурна, но правим всичко възможно да защитим данните ви.

10. Бисквитки

Matomo (винаги включен, без бисквитки, без нужда от съгласие)
Използваме Matomo, хоствана от нас платформа за анализ с отворен код, за да разберем как посетителите използват сайта ни. Matomo работи изцяло на нашата собствена инфраструктура в Обединеното кралство — данните ви от анализа никога не се споделят с трети страни и не се изпращат в чужбина. Не поставяме никакви бисквитки на Matomo на gk.tools. Последните два октета от IP адреса ви се премахват преди съхранение.

Google Analytics (само ако приемете банера за бисквитки)
При първото си посещение на gk.tools ще видите банер за бисквитки. Ако натиснете Приемам, зареждаме и Google Analytics (GA4) заедно с Matomo, за да виждаме обобщени тенденции в трафика. Google Analytics не се зарежда и не поставя бисквитки, докато не приемете — ако натиснете Отказвам или затворите банера, без да изберете, работи само Matomo без бисквитки. В настройките ни на Google Analytics анонимизацията на IP адреса е включена. Можете да промените решението си по всяко време, като изтриете бисквитката gk_cookie_consent в браузъра си, след което банерът ще се появи отново при следващото ви посещение.

Други продукти на GK Tools
Всеки продукт от семейството на GK Tools работи като отделен сайт със собствена политика за поверителност, която описва бисквитките и проследяването, специфични за този продукт:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Всички продукти на GK Tools, които използват анализ, използват същия хостван от нас Matomo, описан по-горе — без инструменти за анализ на трети страни, без профилиране между продуктите.

Имейли, които ви изпращаме
Някои имейли, които ви изпращаме (отговори на заявките ви за поддръжка, лицензни ключове, разписки и покани за екип), съдържат мъничко изображение и връзки, които минават през core.gk.tools по пътя към целта си. Когато отворите такъв имейл или кликнете върху връзка в него, записваме, че това се е случило, кога, използваното приложение или браузър и вашия IP адрес (съхраняван криптиран), за да знаем, че отговорът ни е стигнал до вас. IP адресът и данните за приложението или браузъра се изтриват след 90 дни; фактът, че имейлът е бил отворен или връзка е била кликната, и кога, остава в записа на имейла. Не използваме това за реклама или за изграждане на ваш профил и то никога не се споделя. Ако пощенското ви приложение блокира изображенията, отварянията не се записват; връзките работят по същия начин и в двата случая. Правно основание: нашият законен интерес да знаем, че имейлите ни пристигат.

Обработка на плащания
Когато извършвате плащане, Stripe (нашият обработващ плащанията) може да поставя бисквитки, за да обработи сигурно транзакцията. Те се поставят от Stripe, а не от нас. Вижте Политиката за бисквитки на Stripe.

Отказ
Можете да се откажете от анализа с Matomo на gk.tools, като отметнете полето по-долу. Ще запазим този избор локално в браузъра ви и няма да ви проследяваме при бъдещи посещения. (Махнете отметката, за да го включите отново.)

11. Поверителност на децата

Нашите услуги са предназначени за бизнеси и не са насочени към лица под 18 години. Не събираме съзнателно данни от деца.

12. Промени в тази политика

Възможно е от време на време да актуализираме тази политика. Датата „Последна актуализация“ в началото ще отразява всички промени. При съществени промени ще ви уведомим по имейл или чрез съобщение на нашия уебсайт.

13. Жалби

Ако не сте доволни от начина, по който сме обработили данните ви, моля, първо се свържете с нас на support@gk.tools - ще направим всичко възможно да решим въпроса.

Имате също право да подадете жалба до британската Information Commissioner's Office (ICO):

• Уебсайт: ico.org.uk
• Телефон: 0303 123 1113

14. Кандидати за работа

Ако кандидатствате за работа при нас или ни изпратите автобиографията си, чрез формуляра на нашата страница за кариери или по имейл, независимо дали за отворена позиция, или за бъдеща:

• Какво пазим: Това, което ни съобщите във формуляра (вашето име, имейл, телефонен номер, ако го посочите, часовете, в които бихте искали да работите, и това, което пишете за себе си), автобиографията ви, ако изпратите такава, и съобщенията помежду ни.
• Защо: Само за да ви разгледаме за позиции в GK Tools. Не ги използваме за маркетинг.
• За колко време: Изтриваме ги 12 месеца след последното ни съобщение с вас или по-рано, ако поискате.
• Къде се съхраняват: В нашия собствен Service Desk. Автобиография, която добавите чрез личната връзка за качване, също отива там. Всичко, което ни изпратите по имейл, се съхранява и в нашата пощенска кутия в Microsoft 365 (вижте раздел 5).
• Споделяне: Никога не ги споделяме с никого извън GK Tools. Ако поискаме предложен отговор до вас, услугите с ИИ от раздел 5 виждат съобщенията, както е описано там, но никога автобиографията ви.
• Вашите права: Можете по всяко време да поискате да ги видите или да ни помолите да ги изтрием, като пишете на support@gk.tools.