隐私政策
最后更新：2026 年 10 月
本译文仅为方便您阅读而提供。具有法律效力的是英文版： English
GK Tools Ltd 非常重视您的隐私。本政策说明我们收集哪些数据、为什么收集以及如何保护这些数据。我们尽量写得清楚明白，不用术语。
1. 我们是谁
GK Tools Ltd 是一家在英国注册的公司，为小企业和手艺人提供软件工具和服务。
- 公司名称： GK Tools Ltd
- 注册办公地址： 483 Green Lanes, London, N13 4BS
- 公司编号： 16434833
- ICO 注册号： ZB899192
- 联系方式： support@gk.tools
就 UK GDPR 而言，我们是“数据控制者”（data controller），即由我们决定如何以及为何处理您的个人数据。
2. 我们收集哪些数据
我们收集的数据取决于您与我们互动的方式：
当您联系我们时（电子邮件、联系表单）：
- 您的姓名和电子邮件地址
- 您的手机号码（如果您选择提供，选填）
- 您希望通过电子邮件还是 WhatsApp 接收回复
- 您的国家/地区和首选语言（如果您告诉我们，选填）
- 您的消息内容
- 对于通过本网站表单发送的消息：其来源 IP 地址，与消息一同保存，以便我们阻止垃圾信息和滥用行为
通过本网站表单发送的消息会直接进入我们自己的 Service Desk，也就是我们用来回复每一个支持请求的系统，因此这些消息会与您之前和我们的所有对话放在一起。如果当时无法连接 Service Desk，该消息将改为通过电子邮件发送至 support@gk.tools。
当您使用 Invoicer（我们的开票应用）时：
- 账户信息：姓名、电子邮件、密码（已加密）、商户名称、地址
- 您添加的客户信息（姓名、地址、联系方式）
- 您创建的发票和报价单数据
- 支付信息（由 Stripe 安全处理，我们不存储银行卡信息）
- 用于保持登录状态的会话数据
当您使用我们的主机服务时：
- 账户和账单信息
- 提供服务所需的技术数据
我们不做的事： 我们不使用第三方广告追踪器，也不会在互联网上跟踪您。默认情况下，我们只使用一个尊重隐私、自行托管且不设置任何 Cookie 的分析工具（Matomo）。如果您在 Cookie 提示中选择接受，我们还会启用 Google Analytics — 详情、它设置的内容以及如何退出，请参阅第 10 节。
3. 我们为什么收集您的数据
我们只在有正当理由时才收集数据：
- 为了提供服务： 我们需要您的账户信息才能让您使用 Invoicer，需要您的客户数据才能为您生成发票。
- 为了与您沟通： 回复支持请求，发送重要的服务通知。
- 为了处理付款： 如果您有付费订阅，我们需要账单信息。
- 法律义务： 我们必须为 HMRC 保留某些财务记录。
4. 处理的法律依据
根据 UK GDPR，我们基于以下依据处理您的数据：
- 合同： 为提供您已注册的服务所必需的处理。
- 同意： 您明确同意的情况（例如选择接收营销邮件）。
- 法律义务： 法律要求我们这样做的情况（例如税务记录）。
- 合法利益： 我们有真实的业务需要且不凌驾于您的权利之上的情况（例如回复您的咨询、改进我们的服务、防止欺诈）。
5. 我们与谁共享数据
我们不出售您的数据，永远不会。我们只与以下各方共享数据：
- Stripe： 我们的支付处理商，安全地处理银行卡付款。Stripe 隐私政策
- Microsoft 365： 我们使用 Microsoft 处理电子邮件。您发给我们的消息存储在其系统中。Microsoft 隐私声明
- 我们的主机服务商： 您的数据存储在其于英国管理的服务器上。
- HMRC： 出于税务目的，法律要求我们共享某些财务信息。
- Google（reCAPTCHA & Maps）： 我们使用 Google reCAPTCHA 保护联系表单免受垃圾信息，并在联系页面嵌入了 Google 地图。在此过程中，Google 可能处理有限的技术数据（例如您的 IP 地址），包括依据 UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework 及标准合同保障措施在英国境外的服务器上处理。Google 隐私政策
- Google 翻译： 仅当您使用语言切换功能时。除非您选择一种语言，否则不会向 Google 发送任何内容 — 页面默认不翻译。如果您选择了语言，Google 会接收页面内容以进行翻译，并设置它自己的
googtrans偏好 Cookie。Google 隐私政策 - Google Analytics： 仅当您在 Cookie 提示中选择接受时。我们用它来了解网站流量，并开启了 IP 匿名化。它设置的内容以及如何退出，请参阅第 10 节。Google 隐私政策
- Anthropic（Claude）和 Google（Gemini），用于建议支持回复：仅在我们的员工请求帮助起草对您支持请求的回复时使用。届时，我们会通过 Anthropic 或 Google 的付费企业服务发送该对话：其主题和编号、其中的消息、您的名字以及任何附件的文件名（绝不发送附件本身）。他们会返回一条建议回复，在任何内容送达您之前，我们的员工都会阅读并修改；不会有任何内容自动发送给您。根据其商业条款，两者均不得使用您的消息训练其模型。他们可能会依据其数据处理条款以及 EU-US Data Privacy Framework 的 UK Extension 或标准合同条款，在美国处理这些数据。Anthropic 隐私政策 · Google 隐私政策
我们所有的服务提供商都位于英国，或在英国数据保护保障措施下运营（适用时包括 UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework）。
6. 您的数据存储在哪里
您的数据存储在英国的安全服务器上。我们使用加密（SSL/TLS）保护传输中的数据，对系统的访问仅限于获得授权的人员。
电子邮件通过 Microsoft 365 处理，Microsoft 可能会将数据存储在其英国或欧盟的数据中心。
7. 我们保留数据多久
- 账户数据： 在您的账户有效期间保留，账户关闭后再保留 90 天，以便重新激活或处理任何争议。
- 发票/财务记录： 7 年（按 HMRC 要求）。
- 支持往来信件： 自最后一次联系起 3 年。
- 邮件打开和点击记录：IP 地址以及应用或浏览器信息保存 90 天；邮件被打开或点击这一事实会随该邮件保留。
- 营销咨询： 直到您要求我们删除为止。
我们不会将数据保留得比必要的更久。数据不再需要时，我们会安全地删除。
8. 您的权利
根据 UK GDPR，您有权：
- 访问： 要求获得我们持有的关于您的个人数据副本。
- 更正： 要求我们更正不准确的数据。
- 删除： 要求我们删除您的数据（在我们没有保留数据的法律理由时）。
- 限制： 要求我们限制使用您数据的方式。
- 可携带： 要求以机器可读的格式获取您的数据。
- 反对： 反对某些类型的处理。
- 撤回同意： 如果处理基于同意，您可以随时撤回同意。
如需行使上述任何权利，请发邮件至 support@gk.tools。我们会在一个日历月内回复（通常快得多）。
9. 安全
我们非常重视安全：
- 我们所有网站和应用都使用 SSL/TLS 加密
- 密码经过哈希处理（我们看不到）
- 定期安全更新和打补丁
- 访问控制和日志记录
- 定期备份并安全存储
没有任何系统是 100% 安全的，但我们会尽最大努力保护您的数据。
10. Cookie
Matomo（始终开启，不用 Cookie，无需同意）
我们使用 Matomo，一个自行托管的开源分析平台，来了解访客如何使用我们的网站。Matomo 完全运行在我们位于英国的自有基础设施上 — 您的分析数据从不与第三方共享，也不会发送到境外。我们不在 gk.tools 上设置任何 Matomo Cookie。您 IP 地址的最后两个字节会在存储前被丢弃。
Google Analytics（仅当您在 Cookie 提示中选择接受时）
首次访问 gk.tools 时，您会看到一个 Cookie 提示。如果您点击“接受”，我们还会在 Matomo 之外加载 Google Analytics（GA4），以便查看整体流量趋势。在您接受之前，Google Analytics 不会加载，也不会设置任何 Cookie — 如果您点击“拒绝”，或不作选择就关闭提示，则只运行不使用 Cookie 的 Matomo。我们的 Google Analytics 配置已开启 IP 匿名化。您可以随时改变主意：清除浏览器中的 gk_cookie_consent Cookie，下次访问时提示就会重新出现。
| Cookie | 设置方 | 用途 | 有效期 |
|---|---|---|---|
| gk_cookie_consent | gk.tools | 记住您选择了“接受”还是“拒绝” | 1 年 |
| _ga | Google Analytics | 区分不同访客 | 最长 2 年 |
| _ga_* | Google Analytics | 保持会话状态 | 最长 2 年 |
| googtrans | Google 翻译 | 记住您选择的语言。仅在您使用语言切换功能时设置。 | 会话 |
GK Tools 的其他产品
GK Tools 旗下的每个产品都作为独立网站运行，各有自己的隐私政策，说明该产品特有的 Cookie 和跟踪：
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
所有使用分析功能的 GK Tools 产品都使用上述同一套自行托管的 Matomo — 没有第三方分析工具，也没有跨产品的用户画像。
我们发送给您的邮件
我们发送给您的部分邮件（对您支持请求的回复、许可证密钥、收据和团队邀请）包含一张极小的图片，以及在前往目标地址途中经过 core.gk.tools 的链接。当您打开这类邮件或点击其中的链接时，我们会记录这一行为、发生时间、所用的应用或浏览器以及您的 IP 地址（加密存储），以便确认我们的回复已送达您。IP 地址以及应用或浏览器信息会在 90 天后删除；邮件被打开或链接被点击这一事实及其时间会保留在邮件记录中。我们不会将其用于广告或建立您的个人画像，也绝不会共享。如果您的邮件应用屏蔽图片，则不会记录打开情况；无论哪种情况，链接都照常使用。法律依据：我们为确认邮件送达而享有的正当利益。
支付处理
当您付款时，Stripe（我们的支付处理商）可能会设置 Cookie 以安全地处理交易。这些 Cookie 由 Stripe 设置，而不是我们。请参阅 Stripe Cookie 政策。
选择退出
勾选下面的方框，即可退出 gk.tools 上的 Matomo 分析。我们会把这个偏好保存在您的浏览器本地，以后访问时不再跟踪您。（取消勾选即可重新启用。）
此浏览器已开启跟踪。勾选即可退出。
11. 儿童隐私
我们的服务专为企业设计，不面向 18 岁以下人士。我们不会有意收集儿童的数据。
12. 本政策的变更
我们可能会不时更新本政策。顶部的“最后更新”日期会反映任何变更。如有重大变更，我们会通过电子邮件或网站公告通知您。
13. 投诉
如果您对我们处理您数据的方式不满意，请先通过 support@gk.tools 联系我们，我们会尽力解决。
您也有权向英国信息专员办公室（Information Commissioner's Office，ICO）投诉：
- 网站：ico.org.uk
- 电话：0303 123 1113
14. 求职者
如果您通过我们招聘页面上的表单或通过电子邮件申请与我们合作或向我们发送简历，无论是针对现有职位还是未来职位：
- 我们保存的内容：您在表单中告诉我们的信息（您的姓名、电子邮件、您提供的电话号码、您希望的工作时间以及您对自己的介绍）、您发送的简历，以及我们之间的消息。
- 用途：仅用于考虑您是否适合 GK Tools 的职位。我们不会将其用于营销。
- 保存期限：我们会在与您的最后一条消息往来 12 个月后删除，如您要求，也可提前删除。
- 保存位置：我们自己的 Service Desk。您通过私人上传链接添加的简历也保存在那里。您通过电子邮件发给我们的所有内容也会保存在我们的 Microsoft 365 邮箱中（见第 5 节）。
- 共享：我们绝不会与 GK Tools 以外的任何人共享。如果我们请求为您生成建议回复，第 5 节中的 AI 服务会按该节所述查看消息，但绝不会看到您的简历。
- 您的权利：您可以随时发送电子邮件至 support@gk.tools，要求查看或删除这些信息。