Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

GK Tools Ltd este o companie înregistrată în Regatul Unit care oferă instrumente software și servicii pentru afaceri mici și meseriași.

• Denumirea companiei: GK Tools Ltd
• Sediul social: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Număr de înregistrare: 16434833
• Înregistrare ICO: ZB899192
• Contact: support@gk.tools

În sensul UK GDPR, suntem „operatorul de date” - adică noi decidem cum și de ce sunt prelucrate datele dumneavoastră cu caracter personal.

2. Ce date colectăm

Datele pe care le colectăm depind de modul în care interacționați cu noi:

Când ne contactați (email, formular de contact):

• Numele și adresa dumneavoastră de email
• Numărul dumneavoastră de mobil, dacă alegeți să îl furnizați (opțional)
• Dacă preferați un răspuns prin email sau WhatsApp
• Țara și limba preferată, dacă ni le comunicați (opțional)
• Conținutul mesajelor dumneavoastră
• Pentru un mesaj trimis printr-un formular de pe acest site: adresa IP de la care a venit, păstrată împreună cu mesajul, ca să putem opri spamul și abuzurile

Mesajele trimise prin formularele de pe acest site ajung direct în propriul nostru Service Desk, sistemul pe care îl folosim pentru a răspunde la fiecare solicitare de asistență, astfel încât stau alături de orice conversații anterioare pe care le-ați avut cu noi. Dacă Service Desk-ul nu poate fi accesat în acel moment, mesajul este trimis în schimb prin email la support@gk.tools.

Când folosiți Invoicer (aplicația noastră de facturare):

• Detaliile contului: nume, email, parolă (criptată), denumirea afacerii, adresă
• Informațiile despre clienți pe care le adăugați (nume, adrese, date de contact)
• Datele facturilor și ofertelor pe care le creați
• Informații de plată (prelucrate în siguranță de Stripe - nu stocăm datele cardului)
• Date de sesiune pentru a vă menține autentificat

Când folosiți serviciile noastre de găzduire:

• Informații despre cont și facturare
• Date tehnice necesare pentru furnizarea serviciului

3. De ce vă colectăm datele

Colectăm date doar când avem un motiv întemeiat:

• Pentru a vă furniza serviciile: Avem nevoie de informațiile contului pentru a vă permite să folosiți Invoicer și de datele clienților dumneavoastră pentru a genera facturi pentru dumneavoastră.
• Pentru a comunica cu dumneavoastră: Răspunsul la solicitările de suport, trimiterea de actualizări importante despre serviciu.
• Pentru a procesa plăți: Dacă aveți un abonament plătit, avem nevoie de datele de facturare.
• Obligații legale: Suntem obligați să păstrăm anumite evidențe financiare pentru HMRC.

4. Temeiul juridic al prelucrării

Conform UK GDPR, prelucrăm datele dumneavoastră pe baza:

• Contractului: Prelucrare necesară pentru furnizarea serviciilor la care v-ați înscris.
• Consimțământului: Acolo unde v-ați dat acordul în mod explicit (de ex., abonarea la emailuri de marketing).
• Obligației legale: Acolo unde legea ne obligă (de ex., evidențe fiscale).
• Intereselor legitime: Acolo unde avem o nevoie reală de afaceri care nu prevalează asupra drepturilor dumneavoastră (de ex., răspunsul la întrebările dumneavoastră, îmbunătățirea serviciilor noastre, prevenirea fraudei).

5. Cu cine partajăm datele

Nu vă vindem datele. Niciodată. Partajăm date doar cu:

• Stripe: Procesatorul nostru de plăți. Gestionează în siguranță plățile cu cardul. Politica de confidențialitate Stripe
• Microsoft 365: Folosim Microsoft pentru email. Mesajele pe care ni le trimiteți sunt stocate în sistemele lor. Declarația de confidențialitate Microsoft
• Furnizorul nostru de găzduire: Datele dumneavoastră sunt stocate pe servere administrate de acesta în Regatul Unit.
• HMRC: Suntem obligați prin lege să partajăm anumite informații financiare în scopuri fiscale.
• Google (reCAPTCHA și Maps): Folosim Google reCAPTCHA pentru a ne proteja formularul de contact împotriva spamului și o hartă Google încorporată pe pagina de contact. Google poate prelucra în acest scop date tehnice limitate (cum ar fi adresa IP), inclusiv pe servere din afara Regatului Unit, în baza UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework și a garanțiilor contractuale standard. Politica de confidențialitate Google
• Google Translate: Doar dacă folosiți selectorul de limbă. Nimic nu este trimis către Google dacă nu alegeți o limbă — pagina nu este tradusă implicit. Dacă o faceți, Google primește conținutul paginii pentru a-l traduce și setează propriul cookie de preferință googtrans. Politica de confidențialitate Google
• Google Analytics: Doar dacă acceptați bannerul nostru de cookie-uri. Îl folosim pentru a înțelege traficul site-ului, cu anonimizarea IP activată. Consultați Secțiunea 10 pentru ce setează și cum vă puteți retrage acordul. Politica de confidențialitate Google
• Anthropic (Claude) și Google (Gemini), pentru răspunsuri sugerate la solicitările de asistență: Doar atunci când cineva din echipa noastră cere ajutor la redactarea unui răspuns la solicitarea dumneavoastră de asistență. Atunci trimitem conversația respectivă către Anthropic sau Google prin serviciile lor plătite pentru companii: subiectul și referința, mesajele din ea, prenumele dumneavoastră și numele eventualelor atașamente (niciodată atașamentele în sine). Aceștia trimit înapoi un răspuns sugerat, pe care un membru al echipei noastre îl citește și îl editează înainte ca ceva să ajungă la dumneavoastră; nimic nu vă este trimis automat. Conform termenilor lor comerciali, niciunul dintre ei nu poate folosi mesajele dumneavoastră pentru a-și antrena modelele. Aceștia pot prelucra datele în SUA, în temeiul termenilor lor privind prelucrarea datelor și al UK Extension la EU-US Data Privacy Framework sau al clauzelor contractuale standard. Politica de confidențialitate Anthropic · Politica de confidențialitate Google

Toți furnizorii noștri de servicii au sediul în Regatul Unit sau funcționează cu garanții de protecție a datelor din Regatul Unit (inclusiv UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework, acolo unde este cazul).

6. Unde sunt stocate datele dumneavoastră

Datele dumneavoastră sunt stocate pe servere securizate în Regatul Unit. Folosim criptare (SSL/TLS) pentru a proteja datele în tranzit, iar accesul la sistemele noastre este limitat la personalul autorizat.

Emailul este procesat prin Microsoft 365, care poate stoca date în centrele de date Microsoft din Regatul Unit sau UE.

7. Cât timp păstrăm datele

• Datele contului: Cât timp contul dumneavoastră este activ, plus 90 de zile după închidere, pentru a permite reactivarea sau soluționarea eventualelor dispute.
• Facturi/evidențe financiare: 7 ani (conform cerințelor HMRC).
• Corespondență de suport: 3 ani de la ultimul contact.
• Înregistrări privind deschiderea emailurilor și clicurile: adresa IP și detaliile aplicației sau browserului timp de 90 de zile; faptul că un email a fost deschis sau s-a dat clic în el rămâne la email.
• Solicitări de marketing: Până când ne cereți să le ștergem.

Nu păstrăm datele mai mult decât este necesar. Când datele nu mai sunt necesare, le ștergem în siguranță.

8. Drepturile dumneavoastră

Conform UK GDPR, aveți dreptul la:

• Acces: Să solicitați o copie a datelor cu caracter personal pe care le deținem despre dumneavoastră.
• Rectificare: Să ne cereți să corectăm datele inexacte.
• Ștergere: Să ne cereți să vă ștergem datele (acolo unde nu avem un motiv legal să le păstrăm).
• Restricționare: Să ne cereți să limităm modul în care vă folosim datele.
• Portabilitate: Să solicitați datele într-un format care poate fi citit automat.
• Opoziție: Să vă opuneți anumitor tipuri de prelucrare.
• Retragerea consimțământului: Acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage oricând.

Pentru a exercita oricare dintre aceste drepturi, scrieți la support@gk.tools. Vă vom răspunde în termen de o lună calendaristică (de obicei mult mai repede).

9. Securitate

Luăm securitatea în serios:

• Criptare SSL/TLS pe toate site-urile și aplicațiile noastre
• Parolele sunt stocate sub formă de hash (nu le putem vedea)
• Actualizări de securitate și patch-uri regulate
• Controlul accesului și jurnalizare
• Backup-uri regulate, stocate în siguranță

Niciun sistem nu este 100% sigur, dar facem tot posibilul să vă protejăm datele.

10. Cookie-uri

Matomo (mereu activ, fără cookie-uri, fără consimțământ necesar)
Folosim Matomo, o platformă de analiză open-source, găzduită de noi, pentru a înțelege cum folosesc vizitatorii site-ul nostru. Matomo rulează integral pe propria noastră infrastructură din Regatul Unit — datele dumneavoastră de analiză nu sunt niciodată partajate cu terți sau trimise în străinătate. Nu setăm niciun cookie Matomo pe gk.tools. Ultimii doi octeți ai adresei dumneavoastră IP sunt eliminați înainte de stocare.

Google Analytics (doar dacă acceptați bannerul de cookie-uri)
La prima vizită pe gk.tools veți vedea un banner de cookie-uri. Dacă apăsați Accept, încărcăm și Google Analytics (GA4) alături de Matomo, ca să putem vedea tendințele agregate ale traficului. Google Analytics nu este încărcat și nu setează cookie-uri până nu acceptați — dacă apăsați Refuz sau închideți bannerul fără să alegeți, rulează doar Matomo, fără cookie-uri. Anonimizarea IP este activată în configurația noastră Google Analytics. Vă puteți răzgândi oricând ștergând cookie-ul gk_cookie_consent din browser, ceea ce readuce bannerul la următoarea vizită.

Alte produse GK Tools
Fiecare produs din familia GK Tools funcționează ca un site separat, cu propria politică de confidențialitate care descrie cookie-urile și urmărirea specifice acelui produs:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Toate produsele GK Tools care folosesc analiză folosesc același Matomo găzduit de noi, descris mai sus — fără instrumente de analiză ale terților, fără profilare între produse.

Emailurile pe care vi le trimitem
Unele emailuri pe care vi le trimitem (răspunsuri la solicitările dumneavoastră de asistență, chei de licență, chitanțe și invitații în echipă) conțin o imagine minusculă și linkuri care trec prin core.gk.tools în drum spre destinație. Când deschideți unul dintre aceste emailuri sau dați clic pe un link din el, înregistrăm că s-a întâmplat, când, aplicația sau browserul folosit și adresa dumneavoastră IP (stocată criptat), ca să știm că răspunsul nostru a ajuns la dumneavoastră. Adresa IP și detaliile aplicației sau browserului sunt șterse după 90 de zile; faptul că emailul a fost deschis sau că s-a dat clic pe un link, și când, rămâne în înregistrarea emailului. Nu folosim aceste date pentru publicitate sau pentru a vă crea un profil și nu sunt niciodată partajate. Dacă aplicația dumneavoastră de email blochează imaginile, deschiderile nu sunt înregistrate; linkurile funcționează la fel în orice caz. Temei juridic: interesul nostru legitim de a ști că emailurile noastre ajung.

Procesarea plăților
Când efectuați o plată, Stripe (procesatorul nostru de plăți) poate seta cookie-uri pentru a procesa tranzacția în siguranță. Acestea sunt setate de Stripe, nu de noi. Consultați Politica de cookie-uri Stripe.

Renunțarea
Puteți renunța la analiza Matomo pe gk.tools bifând căsuța de mai jos. Vom stoca această preferință local, în browserul dumneavoastră, și nu vă vom mai urmări la vizitele viitoare. (Debifați pentru a reactiva.)

11. Confidențialitatea copiilor

Serviciile noastre sunt concepute pentru afaceri și nu se adresează persoanelor sub 18 ani. Nu colectăm în mod intenționat date de la copii.

12. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică din când în când. Data „Ultima actualizare” din partea de sus va reflecta orice modificare. Pentru modificări importante, vă vom anunța prin email sau printr-o notificare pe site-ul nostru.

13. Plângeri

Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care v-am gestionat datele, vă rugăm să ne contactați mai întâi la support@gk.tools - vom face tot posibilul să rezolvăm situația.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Information Commissioner's Office (ICO) din Regatul Unit:

• Site: ico.org.uk
• Telefon: 0303 123 1113

14. Candidați la locuri de muncă

Dacă aplicați pentru a lucra cu noi sau ne trimiteți CV-ul, prin formularul de pe pagina noastră de cariere sau prin email, fie pentru un post deschis, fie pentru unul viitor:

• Ce păstrăm: Ce ne spuneți în formular (numele, emailul, numărul de telefon dacă îl dați, programul pe care l-ați dori și ce scrieți despre dumneavoastră), CV-ul dacă ne trimiteți unul și mesajele dintre noi.
• De ce: Doar pentru a vă lua în considerare pentru posturi la GK Tools. Nu le folosim pentru marketing.
• Cât timp: Le ștergem la 12 luni după ultimul nostru mesaj cu dumneavoastră sau mai devreme, dacă ne cereți.
• Unde sunt păstrate: În propriul nostru Service Desk. Un CV pe care îl adăugați prin linkul privat de încărcare ajunge tot acolo. Tot ce ne trimiteți prin email este păstrat și în căsuța noastră de email Microsoft 365 (vedeți secțiunea 5).
• Partajare: Nu le partajăm niciodată cu nimeni din afara GK Tools. Dacă cerem un răspuns sugerat pentru dumneavoastră, serviciile AI din secțiunea 5 văd mesajele așa cum este descris acolo, niciodată CV-ul dumneavoastră.
• Drepturile dumneavoastră: Puteți cere oricând să le vedeți sau ne puteți cere să le ștergem, scriindu-ne la support@gk.tools.