Informativa sulla privacy

1. Chi siamo

GK Tools Ltd è una società registrata nel Regno Unito che fornisce strumenti e servizi software per piccole imprese e artigiani.

• Ragione sociale: GK Tools Ltd
• Sede legale: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Numero di registrazione (Company Number): 16434833
• Registrazione ICO: ZB899192
• Contatti: support@gk.tools

Ai fini del UK GDPR, siamo il "titolare del trattamento" (data controller), ossia decidiamo come e perché vengono trattati i tuoi dati personali.

2. Quali dati raccogliamo

I dati che raccogliamo dipendono da come interagisci con noi:

Quando ci contatti (email, modulo di contatto):

• Il tuo nome e indirizzo email
• Il tuo numero di cellulare, se scegli di fornirlo (facoltativo)
• Se preferisci una risposta via email o WhatsApp
• Il tuo paese e la lingua preferita, se ce li indichi (facoltativo)
• Il contenuto dei tuoi messaggi
• Per un messaggio inviato tramite un modulo di questo sito: l'indirizzo IP da cui proviene, conservato insieme al messaggio per poter bloccare spam e abusi

I messaggi inviati tramite i moduli di questo sito arrivano direttamente nel nostro Service Desk, il sistema che usiamo per rispondere a ogni richiesta di assistenza, così restano insieme alle eventuali conversazioni precedenti che hai avuto con noi. Se in quel momento il Service Desk non è raggiungibile, il messaggio viene invece inviato via email a support@gk.tools.

Quando usi Invoicer (la nostra applicazione di fatturazione):

• Dati dell'account: nome, email, password (crittografata), nome dell'attività, indirizzo
• Informazioni sui clienti che aggiungi (nomi, indirizzi, recapiti)
• I dati delle fatture e dei preventivi che crei
• Informazioni di pagamento (elaborate in modo sicuro da Stripe: non conserviamo i dati delle carte)
• Dati di sessione per mantenere l'accesso

Quando usi i nostri servizi di hosting:

• Informazioni sull'account e sulla fatturazione
• Dati tecnici necessari per fornire il servizio

3. Perché raccogliamo i tuoi dati

Raccogliamo dati solo quando abbiamo un buon motivo:

• Per fornire i nostri servizi: ci servono i dati del tuo account per permetterti di usare Invoicer, e i dati dei tuoi clienti per generare le fatture per te.
• Per comunicare con te: rispondere alle richieste di assistenza e inviare aggiornamenti importanti sul servizio.
• Per elaborare i pagamenti: se hai un abbonamento a pagamento, ci servono i dati di fatturazione.
• Obblighi di legge: siamo tenuti a conservare determinati documenti finanziari per l'HMRC.

4. Base giuridica del trattamento

Ai sensi del UK GDPR, trattiamo i tuoi dati sulla base di:

• Contratto: trattamento necessario per fornire i servizi a cui ti sei iscritto.
• Consenso: quando hai dato il tuo esplicito consenso (ad es. iscrivendoti alle email di marketing).
• Obbligo di legge: quando lo richiede la legge (ad es. documenti fiscali).
• Legittimo interesse: quando abbiamo un'effettiva esigenza aziendale che non prevale sui tuoi diritti (ad es. rispondere alle tue richieste, migliorare i nostri servizi, prevenire le frodi).

5. Con chi condividiamo i dati

Non vendiamo i tuoi dati. Mai. Condividiamo i dati solo con:

• Stripe: il nostro fornitore di servizi di pagamento. Gestisce i pagamenti con carta in modo sicuro. Informativa sulla privacy di Stripe
• Microsoft 365: usiamo Microsoft per la posta elettronica. I messaggi che ci invii sono conservati nei loro sistemi. Informativa sulla privacy di Microsoft
• Il nostro fornitore di hosting: i tuoi dati sono conservati su server che gestisce nel Regno Unito.
• HMRC: siamo obbligati per legge a condividere determinate informazioni finanziarie a fini fiscali.
• Google (reCAPTCHA e Maps): usiamo Google reCAPTCHA per proteggere il nostro modulo di contatto dallo spam, e una mappa di Google incorporata nella nostra pagina dei contatti. Nel farlo, Google può trattare dati tecnici limitati (come il tuo indirizzo IP), anche su server al di fuori del Regno Unito, ai sensi della UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework e di garanzie contrattuali standard. Informativa sulla privacy di Google
• Google Traduttore: solo se usi il selettore della lingua. Nulla viene inviato a Google a meno che tu non scelga una lingua — di default la pagina non viene tradotta. Se lo fai, Google riceve il contenuto della pagina per tradurlo e imposta un proprio cookie di preferenza googtrans. Informativa sulla privacy di Google
• Google Analytics: solo se accetti il nostro banner dei cookie. Lo usiamo per capire il traffico del sito, con l'anonimizzazione dell'IP attiva. Vedi la Sezione 10 per cosa imposta e come disattivarlo. Informativa sulla privacy di Google
• Anthropic (Claude) e Google (Gemini), per suggerire risposte di assistenza: solo quando qualcuno del nostro team chiede aiuto per scrivere una risposta alla tua richiesta di assistenza. In quel caso inviamo la conversazione ad Anthropic o a Google tramite i loro servizi a pagamento per le aziende: oggetto e riferimento, i messaggi che contiene, il tuo nome e i nomi degli eventuali allegati (mai gli allegati stessi). Ci restituiscono una risposta suggerita, che un membro del nostro team legge e modifica prima che ti arrivi qualsiasi cosa; nulla ti viene inviato automaticamente. In base ai loro termini commerciali, nessuno dei due può usare i tuoi messaggi per addestrare i propri modelli. Possono trattare i dati negli Stati Uniti, secondo i loro termini sul trattamento dei dati e la UK Extension dell'EU-US Data Privacy Framework o le clausole contrattuali standard. Informativa sulla privacy di Anthropic · Informativa sulla privacy di Google

Tutti i nostri fornitori di servizi hanno sede nel Regno Unito oppure operano secondo le garanzie britanniche sulla protezione dei dati (compresa, ove applicabile, la UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework).

6. Dove sono conservati i tuoi dati

I tuoi dati sono conservati su server sicuri nel Regno Unito. Usiamo la crittografia (SSL/TLS) per proteggere i dati in transito, e l'accesso ai nostri sistemi è limitato al solo personale autorizzato.

La posta elettronica è gestita tramite Microsoft 365, che può conservare i dati nei data center Microsoft del Regno Unito o dell'UE.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Dati dell'account: per tutto il tempo in cui il tuo account è attivo, più 90 giorni dopo la chiusura per consentirne la riattivazione o gestire eventuali controversie.
• Fatture e documenti finanziari: 7 anni (come richiesto dall'HMRC).
• Corrispondenza di assistenza: 3 anni dall'ultimo contatto.
• Dati di apertura e clic delle email: l'indirizzo IP e i dettagli dell'app o del browser per 90 giorni; il fatto che un'email sia stata aperta o cliccata resta associato all'email.
• Richieste commerciali: finché non ci chiedi di cancellarle.

Non conserviamo i dati più a lungo del necessario. Quando i dati non servono più, li cancelliamo in modo sicuro.

8. I tuoi diritti

Ai sensi del UK GDPR, hai il diritto di:

• Accesso: richiedere una copia dei dati personali che conserviamo su di te.
• Rettifica: chiederci di correggere dati inesatti.
• Cancellazione: chiederci di cancellare i tuoi dati (quando non abbiamo un motivo legale per conservarli).
• Limitazione: chiederci di limitare il modo in cui usiamo i tuoi dati.
• Portabilità: richiedere i tuoi dati in un formato leggibile da dispositivo automatico.
• Opposizione: opporti a determinati tipi di trattamento.
• Revoca del consenso: quando il trattamento si basa sul consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento.

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, scrivi a support@gk.tools. Risponderemo entro un mese di calendario (di solito molto prima).

9. Sicurezza

Prendiamo sul serio la sicurezza:

• Crittografia SSL/TLS su tutti i nostri siti e applicazioni
• Le password sono sottoposte a hashing (non possiamo vederle)
• Aggiornamenti di sicurezza e patch regolari
• Controlli di accesso e registrazione degli accessi
• Backup regolari conservati in modo sicuro

Nessun sistema è sicuro al 100%, ma facciamo del nostro meglio per proteggere i tuoi dati.

10. Cookie

Matomo (sempre attivo, senza cookie, nessun consenso necessario)
Usiamo Matomo, una piattaforma di statistiche open source ospitata da noi, per capire come i visitatori usano il nostro sito. Matomo funziona interamente sulla nostra infrastruttura nel Regno Unito — i tuoi dati statistici non vengono mai condivisi con terze parti né inviati all'estero. Non impostiamo alcun cookie Matomo su gk.tools. Gli ultimi due ottetti del tuo indirizzo IP vengono eliminati prima della conservazione.

Google Analytics (solo se accetti il banner dei cookie)
Quando visiti gk.tools per la prima volta vedrai un banner dei cookie. Se fai clic su Accetta, carichiamo anche Google Analytics (GA4) insieme a Matomo, così possiamo vedere l'andamento complessivo del traffico. Google Analytics non viene caricato, e non imposta cookie, finché non accetti — se fai clic su Rifiuta, o chiudi il banner senza scegliere, funziona solo Matomo, senza cookie. Nella nostra configurazione di Google Analytics l'anonimizzazione dell'IP è attiva. Puoi cambiare idea in qualsiasi momento cancellando il cookie gk_cookie_consent dal tuo browser: il banner ricomparirà alla visita successiva.

Altri prodotti GK Tools
Ogni prodotto della famiglia GK Tools funziona come un sito separato, con una propria informativa sulla privacy che descrive i cookie e il tracciamento specifici di quel prodotto:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Tutti i prodotti GK Tools che utilizzano strumenti di analisi usano la stessa istanza di Matomo in self-hosting descritta sopra — nessuno strumento di analisi di terze parti, nessuna profilazione tra prodotti.

Le email che ti inviamo
Alcune email che ti inviamo (risposte alle tue richieste di assistenza, chiavi di licenza, ricevute e inviti al team) contengono un'immagine minuscola e link che passano da core.gk.tools prima di arrivare a destinazione. Quando apri una di queste email o clicchi su un link al suo interno, registriamo che è successo, quando, l'app o il browser usato e il tuo indirizzo IP (conservato cifrato), così sappiamo che la nostra risposta ti è arrivata. L'indirizzo IP e i dettagli dell'app o del browser vengono cancellati dopo 90 giorni; il fatto che l'email sia stata aperta o un link cliccato, e quando, resta nel registro dell'email. Non lo usiamo per la pubblicità né per creare un tuo profilo, e non viene mai condiviso. Se la tua app di posta blocca le immagini, le aperture non vengono registrate; i link funzionano allo stesso modo in ogni caso. Base giuridica: il nostro legittimo interesse a sapere che le nostre email arrivano.

Elaborazione dei pagamenti
Quando si effettua un pagamento, Stripe (il nostro processore di pagamento) può impostare cookie per elaborare la transazione in modo sicuro. Questi cookie sono impostati da Stripe, non da noi. Si veda la Cookie Policy di Stripe.

Rinuncia (opt-out)
È possibile rinunciare all'analisi Matomo su gk.tools spuntando la casella qui sotto. Salveremo questa preferenza localmente nel browser e smetteremo di tracciare le visite future. (Togliere la spunta per riattivarla.)

11. Privacy dei minori

I nostri servizi sono pensati per le aziende e non sono destinati a persone di età inferiore a 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di minori.

12. Modifiche alla presente informativa

Potremmo aggiornare questa informativa di tanto in tanto. La data di "Ultimo aggiornamento" in alto rifletterà eventuali modifiche. In caso di modifiche significative, lo comunicheremo via email o con un avviso sul nostro sito web.

13. Reclami

Se non è soddisfatto di come abbiamo trattato i suoi dati, la preghiamo di contattarci prima a support@gk.tools - faremo del nostro meglio per risolvere la questione.

Ha inoltre il diritto di presentare un reclamo all'Information Commissioner's Office (ICO) del Regno Unito:

• Sito web: ico.org.uk
• Telefono: 0303 123 1113

14. Candidati a posizioni di lavoro

Se ti candidi per lavorare con noi o ci invii il tuo CV, tramite il modulo della nostra pagina Lavora con noi o via email, per una posizione aperta o per una futura:

• Cosa conserviamo: quello che ci dici nel modulo (nome, email, numero di telefono se lo indichi, gli orari che preferiresti e quello che scrivi di te), il tuo CV se ce lo invii e i messaggi tra noi.
• Perché: solo per valutarti per posizioni in GK Tools. Non lo usiamo per il marketing.
• Per quanto tempo: lo cancelliamo 12 mesi dopo il nostro ultimo messaggio con te, o prima se ce lo chiedi.
• Dove viene conservato: nel nostro Service Desk. Anche un CV che aggiungi tramite il link privato di caricamento finisce lì. Tutto ciò che ci invii via email viene conservato anche nella nostra casella Microsoft 365 (vedi la sezione 5).
• Condivisione: non lo condividiamo mai con nessuno al di fuori di GK Tools. Se chiediamo una risposta suggerita per te, i servizi di IA della sezione 5 vedono i messaggi come descritto lì, mai il tuo CV.
• I tuoi diritti: puoi chiedere di vederlo, o chiederci di cancellarlo, in qualsiasi momento scrivendo a support@gk.tools.