Patakaran sa Privacy

1. Sino Kami

Ang GK Tools Ltd ay isang kumpanyang rehistrado sa UK na nagbibigay ng software tools at serbisyo para sa maliliit na negosyo at mga tradesperson.

• Pangalan ng Kumpanya: GK Tools Ltd
• Rehistradong Opisina: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Company Number: 16434833
• ICO Registration: ZB899192
• Kontak: support@gk.tools

Para sa layunin ng UK GDPR, kami ang "data controller" - ibig sabihin, kami ang nagpapasya kung paano at bakit pinoproseso ang personal data mo.

2. Anong Data ang Kinokolekta Namin

Ang data na kinokolekta namin ay nakadepende sa kung paano ka nakikipag-ugnayan sa amin:

Kapag kinontak mo kami (email, contact form):

• Ang pangalan at email address mo
• Ang mobile number mo, kung pipiliin mong ibigay (opsyonal)
• Kung mas gusto mong sagutin sa email o WhatsApp
• Ang bansa at gustong wika mo, kung sasabihin mo sa amin (opsyonal)
• Ang nilalaman ng mga mensahe mo
• Para sa mensaheng ipinadala sa pamamagitan ng form sa website na ito: ang IP address na pinanggalingan nito, na itinatago kasama ng mensahe para mapigilan namin ang spam at pang-aabuso

Ang mga mensaheng ipinadala sa pamamagitan ng mga form sa website na ito ay direktang pumapasok sa sarili naming Service Desk, ang sistemang ginagamit namin sa pagsagot sa bawat support request, kaya kasama ang mga ito ng anumang naunang pag-uusap mo sa amin. Kung hindi maabot ang Service Desk sa sandaling iyon, ipapadala na lang ang mensahe sa email sa support@gk.tools.

Kapag ginamit mo ang Invoicer (ang invoicing application namin):

• Detalye ng account: pangalan, email, password (naka-encrypt), pangalan ng negosyo, address
• Impormasyon ng kliyente/customer na idinagdag mo (mga pangalan, address, contact details)
• Data ng invoice at quote na ginawa mo
• Impormasyon sa pagbabayad (ligtas na pinoproseso ng Stripe - hindi namin itinatago ang detalye ng card)
• Session data para manatili kang naka-log in

Kapag ginamit mo ang hosting services namin:

• Impormasyon sa account at billing
• Teknikal na data na kailangan para maibigay ang serbisyo

3. Bakit Namin Kinokolekta ang Data Mo

Kinokolekta lang namin ang data kapag may mabuting dahilan kami:

• Para maibigay ang mga serbisyo namin: Kailangan namin ang impormasyon ng account mo para magamit mo ang Invoicer, at ang data ng mga kliyente mo para makagawa ng invoice para sa iyo.
• Para makipag-ugnayan sa iyo: Pagsagot sa mga support request, pagpapadala ng mahahalagang update sa serbisyo.
• Para iproseso ang mga bayad: Kung may bayad na subscription ka, kailangan namin ang billing details.
• Mga legal na obligasyon: Kinakailangan naming magtago ng ilang financial record para sa HMRC.

4. Legal na Batayan ng Pagproseso

Sa ilalim ng UK GDPR, pinoproseso namin ang data mo batay sa:

• Kontrata: Pagprosesong kailangan para maibigay ang mga serbisyong pinag-sign up-an mo.
• Pahintulot: Kung saan tahasan kang pumayag (hal. pag-opt in sa marketing emails).
• Legal na obligasyon: Kung saan hinihingi ng batas (hal. tax records).
• Lehitimong interes: Kung saan may tunay na pangangailangan sa negosyo na hindi nangingibabaw sa mga karapatan mo (hal. pagsagot sa mga tanong mo, pagpapabuti ng mga serbisyo namin, pagpigil sa panloloko).

5. Kanino Namin Ibinabahagi ang Data

Hindi namin ibinebenta ang data mo. Kailanman. Ibinabahagi lang namin ang data sa:

• Stripe: Ang payment processor namin. Ligtas nilang hinahawakan ang mga bayad sa card. Privacy Policy ng Stripe
• Microsoft 365: Gumagamit kami ng Microsoft para sa email. Nakatago sa mga system nila ang mga mensaheng ipinapadala mo sa amin. Privacy Statement ng Microsoft
• Ang hosting provider namin: Nakatago ang data mo sa mga server na pinamamahalaan nila sa UK.
• HMRC: Legal na kinakailangan naming ibahagi ang ilang impormasyong pinansyal para sa layunin ng buwis.
• Google (reCAPTCHA & Maps): Gumagamit kami ng Google reCAPTCHA para protektahan ang contact form namin laban sa spam, at ng naka-embed na Google Map sa contact page namin. Maaaring magproseso ang Google ng limitadong teknikal na data (gaya ng IP address mo) sa paggawa nito, kabilang sa mga server sa labas ng UK sa ilalim ng UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework at mga standard contractual safeguard. Privacy Policy ng Google
• Google Translate: Kung gagamitin mo lang ang language switcher. Walang ipinapadala sa Google maliban kung pipili ka ng wika — hindi isinasalin ang page bilang default. Kung pipili ka, matatanggap ng Google ang nilalaman ng page para isalin ito at maglalagay ito ng sarili nitong googtrans preference cookie. Privacy Policy ng Google
• Google Analytics: Kung tatanggapin mo lang ang cookie banner namin. Ginagamit namin ito para maintindihan ang traffic ng site, nang naka-on ang IP anonymisation. Tingnan ang Seksyon 10 para sa kung ano ang inilalagay nito at paano mag-opt out. Privacy Policy ng Google
• Anthropic (Claude) at Google (Gemini), para sa mga mungkahing sagot sa support: Kapag lang humingi ng tulong ang isa sa aming staff sa pagbuo ng draft na sagot sa iyong support request. Saka namin ipinapadala ang pag-uusap na iyon sa Anthropic o Google sa pamamagitan ng kanilang bayad na serbisyo para sa negosyo: ang subject at reference nito, ang mga mensahe rito, ang iyong pangalan (first name) at ang mga pangalan ng anumang attachment (hindi kailanman ang mismong mga attachment). Nagpapadala sila pabalik ng mungkahing sagot, na binabasa at ine-edit ng isa sa aming staff bago may makarating sa iyo; walang awtomatikong ipinapadala sa iyo. Sa ilalim ng kanilang commercial terms, hindi puwedeng gamitin ng alinman sa kanila ang iyong mga mensahe para i-train ang kanilang mga model. Maaari nilang iproseso ang data sa US, sa ilalim ng kanilang data processing terms at ng UK Extension sa EU-US Data Privacy Framework o ng standard contractual safeguards. Privacy Policy ng Anthropic · Privacy Policy ng Google

Lahat ng service provider namin ay nakabase sa UK o gumagana sa ilalim ng mga data-protection safeguard ng UK (kabilang ang UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework kung saan naaangkop).

6. Saan Nakatago ang Data Mo

Nakatago ang data mo sa mga secure na server sa United Kingdom. Gumagamit kami ng encryption (SSL/TLS) para protektahan ang data habang ipinapadala, at limitado lang sa mga awtorisadong tauhan ang access sa mga system namin.

Ang email ay pinoproseso sa pamamagitan ng Microsoft 365, na maaaring magtago ng data sa mga data centre ng Microsoft sa UK o EU.

7. Gaano Katagal Namin Itinatago ang Data

• Data ng account: Habang aktibo ang account mo, at 90 araw pa pagkatapos itong isara para sa posibleng reactivation o para harapin ang anumang alitan.
• Invoice/financial records: 7 taon (ayon sa hinihingi ng HMRC).
• Support correspondence: 3 taon mula sa huling pakikipag-ugnayan.
• Mga tala ng pagbukas at pag-click sa email: ang IP address at mga detalye ng app o browser sa loob ng 90 araw; ang katotohanang nabuksan o na-click ang email ay nananatili kasama ng email.
• Mga marketing enquiry: Hanggang hilingin mong burahin namin ito.

Hindi namin itinatago ang data nang mas matagal kaysa kailangan. Kapag hindi na kailangan ang data, ligtas namin itong binubura.

8. Ang Iyong mga Karapatan

Sa ilalim ng UK GDPR, may karapatan kang:

• Access: Humingi ng kopya ng personal data na hawak namin tungkol sa iyo.
• Pagtatama: Hilingin sa amin na itama ang maling data.
• Pagbura: Hilingin sa amin na burahin ang data mo (kung wala kaming legal na dahilan para itago ito).
• Paghihigpit: Hilingin sa amin na limitahan kung paano namin ginagamit ang data mo.
• Portability: Hingin ang data mo sa format na nababasa ng makina.
• Pagtutol: Tumutol sa ilang uri ng pagproseso.
• Pagbawi ng pahintulot: Kung ang pagproseso ay batay sa pahintulot, maaari mo itong bawiin anumang oras.

Para gamitin ang alinman sa mga karapatang ito, mag-email sa support@gk.tools. Sasagot kami sa loob ng isang buwang kalendaryo (karaniwang mas maaga pa).

9. Seguridad

Sineseryoso namin ang seguridad:

• SSL/TLS encryption sa lahat ng site at application namin
• Naka-hash ang mga password (hindi namin nakikita ang mga ito)
• Regular na security updates at patching
• Access controls at logging
• Regular na backup na ligtas na nakatago

Walang system na 100% secure, pero ginagawa namin ang lahat para protektahan ang data mo.

10. Cookies

Matomo (laging naka-on, walang cookies, hindi kailangan ng pahintulot)
Gumagamit kami ng Matomo, isang self-hosted at open-source na analytics platform, para maintindihan kung paano ginagamit ng mga bisita ang website namin. Buong tumatakbo ang Matomo sa sarili naming infrastructure sa United Kingdom — hindi kailanman ibinabahagi sa third party o ipinapadala sa ibang bansa ang analytics data mo. Wala kaming inilalagay na Matomo cookies sa gk.tools. Tinatanggal ang huling dalawang octet ng IP address mo bago ito itago.

Google Analytics (kung tatanggapin mo lang ang cookie banner)
Sa unang pagbisita mo sa gk.tools, makakakita ka ng cookie banner. Kung i-click mo ang Tanggapin, ilo-load din namin ang Google Analytics (GA4) kasabay ng Matomo, para makita namin ang kabuuang trend ng traffic. Hindi nilo-load ang Google Analytics, at wala itong inilalagay na cookies, hangga't hindi ka tumatanggap — kung i-click mo ang Tanggihan, o isara ang banner nang hindi pumipili, ang cookieless na Matomo lang ang tatakbo. Naka-on ang IP anonymisation sa configuration namin ng Google Analytics. Maaari kang magbago ng isip anumang oras sa pag-clear ng gk_cookie_consent cookie sa browser mo, na magbabalik sa banner sa susunod mong pagbisita.

Iba pang produkto ng GK Tools
Bawat produkto sa pamilya ng GK Tools ay tumatakbo bilang hiwalay na site na may sariling patakaran sa privacy na naglalarawan sa cookies at tracking na partikular sa produktong iyon:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Lahat ng produkto ng GK Tools na gumagamit ng analytics ay gumagamit ng parehong self-hosted na Matomo na inilarawan sa itaas — walang third-party analytics tools, walang profiling sa iba't ibang produkto.

Mga email na ipinapadala namin sa iyo
Ang ilang email na ipinapadala namin sa iyo (mga sagot sa iyong support request, license key, resibo at imbitasyon sa team) ay may napakaliit na larawan at mga link na dumadaan sa core.gk.tools papunta sa kanilang destinasyon. Kapag binuksan mo ang isa sa mga email na ito o nag-click ka ng link dito, itinatala namin na nangyari ito, kailan, ang app o browser na ginamit at ang iyong IP address (naka-encrypt na nakatago), para malaman naming nakarating sa iyo ang aming sagot. Binubura ang IP address at mga detalye ng app o browser pagkalipas ng 90 araw; ang katotohanang nabuksan ang email o na-click ang link, at kailan, ay nananatili sa record ng email. Hindi namin ito ginagamit sa advertising o para bumuo ng profile mo, at hindi ito kailanman ibinabahagi. Kung bina-block ng iyong mail app ang mga larawan, hindi naitatala ang pagbukas; pareho pa rin ang gana ng mga link alinman ang mangyari. Legal na batayan: ang aming lehitimong interes na malaman na dumarating ang aming mga email.

Pagproseso ng Bayad
Kapag nagbayad ka, maaaring maglagay ng cookies ang Stripe (ang payment processor namin) para ligtas na maproseso ang transaksyon. Ang Stripe ang naglalagay nito, hindi kami. Tingnan ang Cookie Policy ng Stripe.

Pag-opt out
Maaari kang mag-opt out sa Matomo analytics sa gk.tools sa pag-tick ng kahon sa ibaba. Itatago namin ang setting na iyon sa browser mo at ititigil namin ang pag-track sa iyo sa mga susunod mong pagbisita. (Alisin ang tick para muling i-enable.)

11. Privacy ng mga Bata

Ang mga serbisyo namin ay ginawa para sa mga negosyo at hindi para sa sinumang wala pang 18 taong gulang. Hindi kami sadyang nangongolekta ng data mula sa mga bata.

12. Mga Pagbabago sa Patakarang Ito

Maaari naming i-update ang patakarang ito paminsan-minsan. Makikita ang anumang pagbabago sa petsang "Huling In-update" sa itaas. Para sa malalaking pagbabago, aabisuhan ka namin sa email o sa isang paunawa sa website namin.

13. Mga Reklamo

Kung hindi ka masaya sa paghawak namin ng data mo, pakikontak muna kami sa support@gk.tools - gagawin namin ang lahat para maayos ito.

May karapatan ka ring magsampa ng reklamo sa Information Commissioner's Office (ICO) ng UK:

• Website: ico.org.uk
• Telepono: 0303 123 1113

14. Mga Aplikante sa Trabaho

Kung mag-a-apply ka para magtrabaho sa amin o magpapadala sa amin ng iyong CV, sa pamamagitan ng form sa aming careers page o sa email, para man sa bakanteng posisyon o sa isa sa hinaharap:

• Ang itinatago namin: Ang sinabi mo sa amin sa form (ang iyong pangalan, email, numero ng telepono kung ibinigay mo, ang mga oras na gusto mo at ang isinulat mo tungkol sa iyong sarili), ang iyong CV kung nagpadala ka, at ang mga mensahe sa pagitan natin.
• Bakit: Para lang maisaalang-alang ka sa mga posisyon sa GK Tools. Hindi namin ito ginagamit sa marketing.
• Gaano katagal: Binubura namin ito 12 buwan pagkatapos ng huli naming mensahe sa iyo, o mas maaga kung hihilingin mo.
• Saan ito nakatago: Sa sarili naming Service Desk. Doon din napupunta ang CV na idinagdag mo sa pamamagitan ng private upload link. Ang anumang ipinadala mo sa amin sa email ay nakatago rin sa aming Microsoft 365 mailbox (tingnan ang Seksyon 5).
• Pagbabahagi: Hindi namin ito ibinabahagi kailanman sa sinuman sa labas ng GK Tools. Kung hihingi kami ng mungkahing sagot sa iyo, makikita ng mga AI service sa Seksyon 5 ang mga mensahe gaya ng inilarawan doon, hindi kailanman ang iyong CV.
• Ang iyong mga karapatan: Puwede mong hilinging makita ito, o hilingin sa aming burahin ito, anumang oras sa pamamagitan ng pag-email sa support@gk.tools.