Datenschutzerklärung

1. Wer wir sind

GK Tools Ltd ist ein im Vereinigten Königreich eingetragenes Unternehmen, das Softwarewerkzeuge und Dienstleistungen für kleine Unternehmen und Handwerker anbietet.

• Firmenname: GK Tools Ltd
• Eingetragener Firmensitz: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Handelsregisternummer: 16434833
• ICO-Registrierung: ZB899192
• Kontakt: support@gk.tools

Im Sinne der UK GDPR sind wir der „Verantwortliche“ (data controller) - das heißt, wir entscheiden, wie und warum Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden.

2. Welche Daten wir erheben

Welche Daten wir erheben, hängt davon ab, wie Sie mit uns in Kontakt treten:

Wenn Sie uns kontaktieren (E-Mail, Kontaktformular):

• Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse
• Ihre Handynummer, wenn Sie sie angeben möchten (optional)
• Ob Sie eine Antwort per E-Mail oder WhatsApp bevorzugen
• Ihr Land und Ihre bevorzugte Sprache, wenn Sie sie uns mitteilen (optional)
• Der Inhalt Ihrer Nachrichten
• Bei einer Nachricht, die über ein Formular auf dieser Website gesendet wird: die IP-Adresse, von der sie kam, gespeichert zusammen mit der Nachricht, damit wir Spam und Missbrauch verhindern können

Nachrichten, die über die Formulare auf dieser Website gesendet werden, gehen direkt in unseren eigenen Service Desk, das System, mit dem wir jede Supportanfrage beantworten. So liegen sie bei allen früheren Gesprächen, die Sie mit uns geführt haben. Ist der Service Desk in diesem Moment nicht erreichbar, wird die Nachricht stattdessen per E-Mail an support@gk.tools gesendet.

Wenn Sie Invoicer (unsere Rechnungsanwendung) nutzen:

• Kontodaten: Name, E-Mail, Passwort (verschlüsselt), Firmenname, Adresse
• Von Ihnen hinzugefügte Kunden- bzw. Auftraggeberdaten (Namen, Adressen, Kontaktdaten)
• Von Ihnen erstellte Rechnungs- und Angebotsdaten
• Zahlungsinformationen (sicher von Stripe verarbeitet - wir speichern keine Kartendaten)
• Sitzungsdaten, damit Sie angemeldet bleiben

Wenn Sie unsere Hosting-Dienste nutzen:

• Konto- und Abrechnungsdaten
• Technische Daten, die zur Erbringung des Dienstes nötig sind

3. Warum wir Ihre Daten erheben

Wir erheben Daten nur, wenn wir einen guten Grund dafür haben:

• Um unsere Dienste zu erbringen: Wir brauchen Ihre Kontodaten, damit Sie Invoicer nutzen können, und Ihre Kundendaten, um Rechnungen für Sie zu erstellen.
• Um mit Ihnen zu kommunizieren: Beantwortung von Supportanfragen, Versand wichtiger Hinweise zum Dienst.
• Um Zahlungen abzuwickeln: Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abonnement haben, benötigen wir Abrechnungsdaten.
• Gesetzliche Pflichten: Wir sind verpflichtet, bestimmte Finanzunterlagen für die HMRC aufzubewahren.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Nach der UK GDPR verarbeiten wir Ihre Daten auf folgenden Grundlagen:

• Vertrag: Verarbeitung, die zur Erbringung der von Ihnen gebuchten Dienste erforderlich ist.
• Einwilligung: Wenn Sie ausdrücklich zugestimmt haben (z. B. dem Erhalt von Marketing-E-Mails).
• Rechtliche Verpflichtung: Wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind (z. B. Steuerunterlagen).
• Berechtigte Interessen: Wenn wir ein echtes geschäftliches Interesse haben, das Ihre Rechte nicht überwiegt (z. B. Beantwortung Ihrer Anfragen, Verbesserung unserer Dienste, Betrugsvermeidung).

5. An wen wir Daten weitergeben

Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Niemals. Wir geben Daten nur weiter an:

• Stripe: Unser Zahlungsdienstleister. Stripe wickelt Kartenzahlungen sicher ab. Datenschutzerklärung von Stripe
• Microsoft 365: Wir nutzen Microsoft für E-Mail. Nachrichten, die Sie uns senden, werden in deren Systemen gespeichert. Datenschutzerklärung von Microsoft
• Unser Hosting-Anbieter: Ihre Daten werden auf Servern gespeichert, die dieser im Vereinigten Königreich betreibt.
• HMRC: Wir sind gesetzlich verpflichtet, bestimmte Finanzinformationen für steuerliche Zwecke weiterzugeben.
• Google (reCAPTCHA & Maps): Wir nutzen Google reCAPTCHA, um unser Kontaktformular vor Spam zu schützen, und eine eingebettete Google-Karte auf unserer Kontaktseite. Google kann dabei begrenzte technische Daten (etwa Ihre IP-Adresse) verarbeiten, auch auf Servern außerhalb des Vereinigten Königreichs, gestützt auf die UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework und vertragliche Standardgarantien. Datenschutzerklärung von Google
• Google Translate: Nur, wenn Sie die Sprachauswahl verwenden. Es wird nichts an Google gesendet, solange Sie keine Sprache wählen — die Seite wird standardmäßig nicht übersetzt. Wenn Sie eine wählen, erhält Google den Seiteninhalt zur Übersetzung und setzt ein eigenes Präferenz-Cookie googtrans. Datenschutzerklärung von Google
• Google Analytics: Nur, wenn Sie unser Cookie-Banner akzeptieren. Wir nutzen es, um den Besucherverkehr der Website zu verstehen, mit aktivierter IP-Anonymisierung. Was es setzt und wie Sie widersprechen können, steht in Abschnitt 10. Datenschutzerklärung von Google
• Anthropic (Claude) und Google (Gemini), für vorgeschlagene Support-Antworten: Nur wenn jemand aus unserem Team Hilfe beim Entwurf einer Antwort auf Ihre Supportanfrage anfordert. Dann senden wir dieses Gespräch über die kostenpflichtigen Business-Dienste von Anthropic oder Google: Betreff und Referenz, die darin enthaltenen Nachrichten, Ihren Vornamen und die Namen etwaiger Anhänge (niemals die Anhänge selbst). Sie senden einen Antwortvorschlag zurück, den ein Mitglied unseres Teams liest und bearbeitet, bevor Sie etwas erhalten; nichts wird Ihnen automatisch gesendet. Nach ihren gewerblichen Bedingungen darf keiner der beiden Anbieter Ihre Nachrichten zum Training seiner Modelle verwenden. Sie können die Daten in den USA verarbeiten, auf Grundlage ihrer Bedingungen zur Datenverarbeitung und der UK Extension zum EU-US Data Privacy Framework oder vertraglicher Standardschutzklauseln. Datenschutzerklärung von Anthropic · Datenschutzerklärung von Google

Alle unsere Dienstleister haben ihren Sitz im Vereinigten Königreich oder arbeiten unter britischen Datenschutzgarantien (gegebenenfalls einschließlich der UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework).

6. Wo Ihre Daten gespeichert werden

Ihre Daten werden auf sicheren Servern im Vereinigten Königreich gespeichert. Wir nutzen Verschlüsselung (SSL/TLS), um Daten bei der Übertragung zu schützen, und der Zugang zu unseren Systemen ist auf befugte Personen beschränkt.

E-Mails werden über Microsoft 365 verarbeitet, das Daten in Microsofts Rechenzentren im Vereinigten Königreich oder in der EU speichern kann.

7. Wie lange wir Daten aufbewahren

• Kontodaten: Solange Ihr Konto aktiv ist, plus 90 Tage nach der Schließung, um eine Reaktivierung zu ermöglichen oder etwaige Streitfälle zu klären.
• Rechnungs- und Finanzunterlagen: 7 Jahre (wie von der HMRC vorgeschrieben).
• Support-Korrespondenz: 3 Jahre ab dem letzten Kontakt.
• Aufzeichnungen über geöffnete E-Mails und Klicks: die IP-Adresse und Angaben zu App oder Browser für 90 Tage; dass eine E-Mail geöffnet oder angeklickt wurde, bleibt bei der E-Mail gespeichert.
• Marketing-Anfragen: Bis Sie uns um Löschung bitten.

Wir bewahren Daten nicht länger auf als nötig. Wenn Daten nicht mehr benötigt werden, löschen wir sie sicher.

8. Ihre Rechte

Nach der UK GDPR haben Sie das Recht auf:

• Auskunft: Eine Kopie der personenbezogenen Daten anzufordern, die wir über Sie gespeichert haben.
• Berichtigung: Uns zu bitten, unrichtige Daten zu korrigieren.
• Löschung: Uns zu bitten, Ihre Daten zu löschen (sofern wir keinen rechtlichen Grund haben, sie aufzubewahren).
• Einschränkung: Uns zu bitten, die Nutzung Ihrer Daten einzuschränken.
• Datenübertragbarkeit: Ihre Daten in einem maschinenlesbaren Format anzufordern.
• Widerspruch: Bestimmten Arten der Verarbeitung zu widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung: Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen.

Um eines dieser Rechte auszuüben, schreiben Sie an support@gk.tools. Wir antworten innerhalb eines Kalendermonats (meist deutlich früher).

9. Sicherheit

Wir nehmen Sicherheit ernst:

• SSL/TLS-Verschlüsselung auf allen unseren Websites und Anwendungen
• Passwörter werden gehasht (wir können sie nicht sehen)
• Regelmäßige Sicherheitsupdates und Patches
• Zugriffskontrollen und Protokollierung
• Regelmäßige, sicher gespeicherte Backups

Kein System ist hundertprozentig sicher, aber wir tun unser Bestes, um Ihre Daten zu schützen.

10. Cookies

Matomo (immer aktiv, keine Cookies, keine Einwilligung nötig)
Wir nutzen Matomo, eine selbst gehostete Open-Source-Analyseplattform, um zu verstehen, wie Besucher unsere Website nutzen. Matomo läuft vollständig auf unserer eigenen Infrastruktur im Vereinigten Königreich — Ihre Analysedaten werden niemals an Dritte weitergegeben oder ins Ausland übermittelt. Wir setzen auf gk.tools keine Matomo-Cookies. Die letzten beiden Oktette Ihrer IP-Adresse werden vor der Speicherung entfernt.

Google Analytics (nur, wenn Sie das Cookie-Banner akzeptieren)
Bei Ihrem ersten Besuch auf gk.tools sehen Sie ein Cookie-Banner. Wenn Sie auf Akzeptieren klicken, laden wir neben Matomo zusätzlich Google Analytics (GA4), damit wir zusammengefasste Trends im Besucherverkehr sehen können. Google Analytics wird nicht geladen und setzt keine Cookies, bis Sie zustimmen — wenn Sie auf Ablehnen klicken oder das Banner ohne Auswahl schließen, läuft nur das cookielose Matomo. In unserer Google-Analytics-Konfiguration ist die IP-Anonymisierung aktiviert. Sie können Ihre Entscheidung jederzeit ändern, indem Sie das Cookie gk_cookie_consent in Ihrem Browser löschen; dann erscheint das Banner bei Ihrem nächsten Besuch wieder.

Weitere Produkte von GK Tools
Jedes Produkt der GK-Tools-Familie läuft als eigene Website mit einer eigenen Datenschutzerklärung, die die Cookies und das Tracking des jeweiligen Produkts beschreibt:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Alle Produkte von GK Tools, die Analysen verwenden, nutzen dasselbe oben beschriebene, selbst gehostete Matomo — keine Analysetools von Drittanbietern, keine produktübergreifende Profilbildung.

E-Mails, die wir Ihnen senden
Einige E-Mails, die wir Ihnen senden (Antworten auf Ihre Supportanfragen, Lizenzschlüssel, Belege und Team-Einladungen), enthalten ein winziges Bild und Links, die auf dem Weg zu ihrem Ziel über core.gk.tools laufen. Wenn Sie eine dieser E-Mails öffnen oder einen Link darin anklicken, erfassen wir, dass dies geschehen ist, wann, mit welcher App oder welchem Browser und Ihre IP-Adresse (verschlüsselt gespeichert), damit wir wissen, dass unsere Antwort Sie erreicht hat. Die IP-Adresse und die Angaben zu App oder Browser werden nach 90 Tagen gelöscht; die Tatsache, dass die E-Mail geöffnet oder ein Link angeklickt wurde, und wann, bleibt beim E-Mail-Datensatz. Wir nutzen dies nicht für Werbung oder um ein Profil von Ihnen zu erstellen, und es wird niemals weitergegeben. Wenn Ihre Mail-App Bilder blockiert, wird das Öffnen nicht erfasst; Links funktionieren in jedem Fall gleich. Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse daran zu wissen, dass unsere E-Mails ankommen.

Zahlungsabwicklung
Wenn Sie eine Zahlung leisten, kann Stripe (unser Zahlungsdienstleister) Cookies setzen, um die Transaktion sicher abzuwickeln. Diese werden von Stripe gesetzt, nicht von uns. Siehe Cookie-Richtlinie von Stripe.

Widerspruch
Sie können der Matomo-Analyse auf gk.tools widersprechen, indem Sie das Kästchen unten ankreuzen. Wir speichern diese Einstellung lokal in Ihrem Browser und erfassen Sie bei künftigen Besuchen nicht mehr. (Entfernen Sie das Häkchen, um die Erfassung wieder zu aktivieren.)

11. Datenschutz von Kindern

Unsere Dienste sind für Unternehmen gedacht und richten sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern.

12. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Richtlinie von Zeit zu Zeit aktualisieren. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ oben zeigt jede Änderung an. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch einen Hinweis auf unserer Website.

13. Beschwerden

Wenn Sie damit unzufrieden sind, wie wir mit Ihren Daten umgegangen sind, wenden Sie sich bitte zuerst an uns unter support@gk.tools - wir tun unser Bestes, um das zu klären.

Sie haben außerdem das Recht, eine Beschwerde beim britischen Information Commissioner's Office (ICO) einzureichen:

• Website: ico.org.uk
• Telefon: 0303 123 1113

14. Bewerberinnen und Bewerber

Wenn Sie sich bei uns bewerben oder uns Ihren Lebenslauf senden, über das Formular auf unserer Karriereseite oder per E-Mail, ob für eine offene Stelle oder eine künftige:

• Was wir speichern: Was Sie uns im Formular mitteilen (Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, falls Sie sie angeben, die gewünschten Arbeitszeiten und was Sie über sich schreiben), Ihren Lebenslauf, falls Sie einen senden, und die Nachrichten zwischen uns.
• Wozu: Nur um Sie für Stellen bei GK Tools in Betracht zu ziehen. Wir nutzen die Daten nicht für Marketing.
• Wie lange: Wir löschen die Daten 12 Monate nach unserer letzten Nachricht mit Ihnen, oder früher, wenn Sie darum bitten.
• Wo sie gespeichert werden: In unserem eigenen Service Desk. Ein Lebenslauf, den Sie über den privaten Upload-Link hinzufügen, landet ebenfalls dort. Alles, was Sie uns per E-Mail senden, wird außerdem in unserem Microsoft 365-Postfach gespeichert (siehe Abschnitt 5).
• Weitergabe: Wir geben die Daten niemals an jemanden außerhalb von GK Tools weiter. Wenn wir einen Antwortvorschlag an Sie anfordern, sehen die KI-Dienste aus Abschnitt 5 die Nachrichten wie dort beschrieben, niemals Ihren Lebenslauf.
• Ihre Rechte: Sie können jederzeit Einsicht verlangen oder uns bitten, die Daten zu löschen, per E-Mail an support@gk.tools.