Integritetspolicy

1. Vilka vi är

GK Tools Ltd är ett företag registrerat i Storbritannien som tillhandahåller mjukvaruverktyg och tjänster för små företag och hantverkare.

• Företagsnamn: GK Tools Ltd
• Registrerat säte: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Organisationsnummer: 16434833
• ICO-registrering: ZB899192
• Kontakt: support@gk.tools

Enligt UK GDPR är vi "personuppgiftsansvarig" - det innebär att vi bestämmer hur och varför dina personuppgifter behandlas.

2. Vilka uppgifter vi samlar in

Vilka uppgifter vi samlar in beror på hur du interagerar med oss:

När du kontaktar oss (e-post, kontaktformulär):

• Ditt namn och din e-postadress
• Ditt mobilnummer, om du väljer att uppge det (valfritt)
• Om du föredrar svar via e-post eller WhatsApp
• Ditt land och önskat språk, om du anger dem (valfritt)
• Innehållet i dina meddelanden
• För ett meddelande som skickas via ett formulär på den här webbplatsen: IP-adressen det kom från, sparad tillsammans med meddelandet så att vi kan stoppa spam och missbruk

Meddelanden som skickas via formulären på den här webbplatsen går direkt till vår egen Service Desk, systemet vi använder för att besvara varje supportärende, så att de ligger tillsammans med eventuella tidigare konversationer du haft med oss. Om Service Desk inte kan nås just då skickas meddelandet i stället via e-post till support@gk.tools.

När du använder Invoicer (vår faktureringsapplikation):

• Kontouppgifter: namn, e-post, lösenord (krypterat), företagsnamn, adress
• Uppgifter om klienter/kunder som du lägger till (namn, adresser, kontaktuppgifter)
• Faktura- och offertuppgifter som du skapar
• Betalningsinformation (behandlas säkert av Stripe - vi lagrar inte kortuppgifter)
• Sessionsdata för att hålla dig inloggad

När du använder våra webbhotellstjänster:

• Konto- och faktureringsuppgifter
• Tekniska uppgifter som behövs för att tillhandahålla tjänsten

3. Varför vi samlar in dina uppgifter

Vi samlar bara in uppgifter när vi har goda skäl:

• För att tillhandahålla våra tjänster: Vi behöver dina kontouppgifter för att du ska kunna använda Invoicer, och dina kunduppgifter för att skapa fakturor åt dig.
• För att kommunicera med dig: Svara på supportförfrågningar och skicka viktiga uppdateringar om tjänsten.
• För att behandla betalningar: Om du har ett betalt abonnemang behöver vi faktureringsuppgifter.
• Rättsliga förpliktelser: Vi är skyldiga att spara vissa ekonomiska uppgifter för HMRC.

4. Rättslig grund för behandlingen

Enligt UK GDPR behandlar vi dina uppgifter på följande grunder:

• Avtal: Behandling som är nödvändig för att tillhandahålla tjänster som du har registrerat dig för.
• Samtycke: När du uttryckligen har samtyckt (t.ex. genom att välja att ta emot marknadsföringsmejl).
• Rättslig förpliktelse: När lagen kräver det (t.ex. skatteunderlag).
• Berättigade intressen: När vi har ett verkligt affärsbehov som inte väger tyngre än dina rättigheter (t.ex. att svara på dina förfrågningar, förbättra våra tjänster, förhindra bedrägerier).

5. Vilka vi delar uppgifter med

Vi säljer inte dina uppgifter. Aldrig. Vi delar endast uppgifter med:

• Stripe: Vår betalningsleverantör. De hanterar kortbetalningar på ett säkert sätt. Stripes integritetspolicy
• Microsoft 365: Vi använder Microsoft för e-post. Meddelanden som du skickar till oss lagras i deras system. Microsofts sekretesspolicy
• Vår webbhotellsleverantör: Dina uppgifter lagras på servrar som de förvaltar i Storbritannien.
• HMRC: Vi är enligt lag skyldiga att dela viss ekonomisk information för skatteändamål.
• Google (reCAPTCHA & Maps): Vi använder Google reCAPTCHA för att skydda vårt kontaktformulär mot skräppost, och en inbäddad Google-karta på vår kontaktsida. Google kan i samband med detta behandla begränsade tekniska uppgifter (till exempel din IP-adress), även på servrar utanför Storbritannien enligt UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework och standardavtalsskydd. Googles integritetspolicy
• Google Translate: Endast om du använder språkväljaren. Ingenting skickas till Google om du inte väljer ett språk — sidan översätts inte som standard. Om du gör det tar Google emot sidans innehåll för att översätta det och sätter sin egen inställningscookie googtrans. Googles integritetspolicy
• Google Analytics: Endast om du godkänner vår cookiebanner. Vi använder det för att förstå trafiken på webbplatsen, med IP-anonymisering påslagen. Se avsnitt 10 för vad det sätter och hur du väljer bort det. Googles integritetspolicy
• Anthropic (Claude) och Google (Gemini), för förslag på supportsvar: Endast när någon i vårt team ber om hjälp att skriva ett svar på ditt supportärende. Vi skickar då konversationen till Anthropic eller Google via deras betalda företagstjänster: ämne och referens, meddelandena i den, ditt förnamn och namnen på eventuella bilagor (aldrig själva bilagorna). De skickar tillbaka ett förslag på svar, som någon i vårt team läser och redigerar innan något når dig; ingenting skickas till dig automatiskt. Enligt deras kommersiella villkor får ingen av dem använda dina meddelanden för att träna sina modeller. De kan behandla uppgifterna i USA, enligt sina villkor för personuppgiftsbehandling och UK Extension till EU-US Data Privacy Framework eller standardavtalsklausuler. Anthropics integritetspolicy · Googles integritetspolicy

Alla våra tjänsteleverantörer är baserade i Storbritannien eller verkar under brittiska dataskyddsgarantier (inklusive UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework i tillämpliga fall).

6. Var dina uppgifter lagras

Dina uppgifter lagras på säkra servrar i Storbritannien. Vi använder kryptering (SSL/TLS) för att skydda uppgifter under överföring, och åtkomst till våra system är begränsad till behörig personal.

E-post behandlas via Microsoft 365, som kan lagra uppgifter i Microsofts datacenter i Storbritannien eller EU.

7. Hur länge vi sparar uppgifter

• Kontouppgifter: Så länge ditt konto är aktivt, plus 90 dagar efter att det har avslutats, för att möjliggöra återaktivering eller hantera eventuella tvister.
• Faktura-/ekonomiska uppgifter: 7 år (enligt krav från HMRC).
• Supportkorrespondens: 3 år från senaste kontakt.
• Uppgifter om öppnade e-postmeddelanden och klick: IP-adressen och uppgifter om app eller webbläsare i 90 dagar; att ett e-postmeddelande öppnades eller klickades på sparas med meddelandet.
• Marknadsföringsförfrågningar: Tills du ber oss att radera dem.

Vi sparar inte uppgifter längre än nödvändigt. När uppgifter inte längre behövs raderar vi dem på ett säkert sätt.

8. Dina rättigheter

Enligt UK GDPR har du rätt att:

• Tillgång: Begära en kopia av de personuppgifter vi har om dig.
• Rättelse: Be oss att rätta felaktiga uppgifter.
• Radering: Be oss att radera dina uppgifter (när vi inte har något rättsligt skäl att behålla dem).
• Begränsning: Be oss att begränsa hur vi använder dina uppgifter.
• Dataportabilitet: Begära dina uppgifter i ett maskinläsbart format.
• Invändning: Invända mot vissa typer av behandling.
• Återkalla samtycke: När behandlingen grundar sig på samtycke kan du när som helst återkalla det.

För att utöva någon av dessa rättigheter, mejla support@gk.tools. Vi svarar inom en kalendermånad (oftast mycket tidigare).

9. Säkerhet

Vi tar säkerhet på allvar:

• SSL/TLS-kryptering på alla våra webbplatser och applikationer
• Lösenord hashas (vi kan inte se dem)
• Regelbundna säkerhetsuppdateringar och patchar
• Åtkomstkontroller och loggning
• Regelbundna säkerhetskopior som lagras säkert

Inget system är 100 % säkert, men vi gör vårt bästa för att skydda dina uppgifter.

10. Cookies

Matomo (alltid på, inga cookies, inget samtycke krävs)
Vi använder Matomo, en egenhostad analysplattform med öppen källkod, för att förstå hur besökare använder vår webbplats. Matomo körs helt på vår egen infrastruktur i Storbritannien — dina analysdata delas aldrig med tredje part och skickas aldrig utomlands. Vi sätter inga Matomo-cookies på gk.tools. De två sista oktetterna i din IP-adress tas bort innan lagring.

Google Analytics (endast om du godkänner cookiebannern)
När du första gången besöker gk.tools visas en cookiebanner. Om du klickar på Godkänn laddar vi även Google Analytics (GA4) tillsammans med Matomo, så att vi kan se övergripande trafiktrender. Google Analytics laddas inte, och sätter inga cookies, förrän du godkänner — om du klickar på Avvisa, eller stänger bannern utan att välja, körs endast Matomo utan cookies. IP-anonymisering är påslagen i vår konfiguration av Google Analytics. Du kan när som helst ändra dig genom att rensa cookien gk_cookie_consent i din webbläsare, så visas bannern igen vid ditt nästa besök.

Andra produkter från GK Tools
Varje produkt i GK Tools-familjen drivs som en egen webbplats med en egen integritetspolicy som beskriver de cookies och den spårning som gäller just den produkten:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Alla produkter från GK Tools som använder analys använder samma egendrivna Matomo som beskrivs ovan — inga analysverktyg från tredje part och ingen profilering mellan produkter.

E-post vi skickar till dig
Viss e-post vi skickar till dig (svar på dina supportärenden, licensnycklar, kvitton och teaminbjudningar) innehåller en mycket liten bild och länkar som passerar core.gk.tools på vägen till sitt mål. När du öppnar ett sådant meddelande eller klickar på en länk i det registrerar vi att det hände, när, vilken app eller webbläsare som användes och din IP-adress (lagrad krypterad), så att vi vet att vårt svar nådde dig. IP-adressen och uppgifterna om app eller webbläsare raderas efter 90 dagar; att meddelandet öppnades eller en länk klickades, och när, sparas med meddelandet. Vi använder inte detta för reklam eller för att bygga en profil av dig, och det delas aldrig. Om din e-postapp blockerar bilder registreras inga öppningar; länkar fungerar likadant i båda fallen. Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att veta att vår e-post kommer fram.

Betalningshantering
När du gör en betalning kan Stripe (vår betalningsleverantör) sätta cookies för att hantera transaktionen säkert. Dessa sätts av Stripe, inte av oss. Se Stripes cookiepolicy.

Välja bort
Du kan välja bort Matomo-analys på gk.tools genom att kryssa i rutan nedan. Vi sparar det valet lokalt i din webbläsare och slutar spåra dig vid framtida besök. (Avmarkera för att slå på det igen.)

11. Barns integritet

Våra tjänster är utformade för företag och är inte avsedda för personer under 18 år. Vi samlar inte medvetet in uppgifter från barn.

12. Ändringar i denna policy

Vi kan komma att uppdatera denna policy då och då. Datumet ”Senast uppdaterad” högst upp visar eventuella ändringar. Vid betydande ändringar meddelar vi dig via e-post eller genom ett meddelande på vår webbplats.

13. Klagomål

Om du är missnöjd med hur vi har hanterat dina uppgifter, kontakta oss först på support@gk.tools - vi gör vårt bästa för att lösa det.

Du har också rätt att lämna in ett klagomål till den brittiska dataskyddsmyndigheten, Information Commissioner's Office (ICO):

• Webbplats: ico.org.uk
• Telefon: 0303 123 1113

14. Arbetssökande

Om du söker jobb hos oss eller skickar oss ditt CV, via formuläret på vår jobbsida eller via e-post, oavsett om det gäller en öppen tjänst eller en framtida:

• Vad vi sparar: Det du berättar för oss i formuläret (ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer om du anger det, de arbetstider du önskar och det du skriver om dig själv), ditt CV om du skickar ett, och meddelandena mellan oss.
• Varför: Endast för att kunna överväga dig för tjänster hos GK Tools. Vi använder det inte för marknadsföring.
• Hur länge: Vi raderar det 12 månader efter vårt senaste meddelande med dig, eller tidigare om du ber om det.
• Var det lagras: I vår egen Service Desk. Ett CV som du lägger till via den privata uppladdningslänken hamnar också där. Allt du mejlar oss lagras dessutom i vår Microsoft 365-brevlåda (se avsnitt 5).
• Delning: Vi delar det aldrig med någon utanför GK Tools. Om vi ber om ett förslag på svar till dig ser AI-tjänsterna i avsnitt 5 meddelandena på det sätt som beskrivs där, aldrig ditt CV.
• Dina rättigheter: Du kan när som helst be att få se det, eller be oss radera det, genom att mejla support@gk.tools.