Polityka prywatności

1. Kim jesteśmy

GK Tools Ltd jest spółką zarejestrowaną w Wielkiej Brytanii, dostarczającą narzędzia programistyczne i usługi dla małych firm i fachowców.

• Nazwa firmy: GK Tools Ltd
• Siedziba: 483 Green Lanes, London, N13 4BS
• Numer firmy: 16434833
• Rejestracja w ICO: ZB899192
• Kontakt: support@gk.tools

Na potrzeby UK GDPR jesteśmy „administratorem danych” – co oznacza, że decydujemy, w jaki sposób i w jakim celu przetwarzane są twoje dane osobowe.

2. Jakie dane zbieramy

Dane, które zbieramy, zależą od tego, w jaki sposób się z nami kontaktujesz:

Gdy kontaktujesz się z nami (e-mail, formularz kontaktowy):

• Twoje imię i nazwisko oraz adres e-mail
• Twój numer telefonu komórkowego, jeśli zdecydujesz się go podać (opcjonalnie)
• Czy wolisz otrzymać odpowiedź e-mailem, czy przez WhatsApp
• Twój kraj i preferowany język, jeśli nam je podasz (opcjonalnie)
• Treść twoich wiadomości
• W przypadku wiadomości wysłanej przez formularz w tej witrynie: adres IP, z którego została wysłana, przechowywany razem z wiadomością, abyśmy mogli powstrzymywać spam i nadużycia

Wiadomości wysłane przez formularze w tej witrynie trafiają bezpośrednio do naszego własnego Service Desk, systemu, w którym odpowiadamy na każde zgłoszenie do pomocy technicznej, dzięki czemu znajdują się obok Twoich wcześniejszych rozmów z nami. Jeśli w danej chwili Service Desk jest niedostępny, wiadomość zostaje zamiast tego wysłana e-mailem na adres support@gk.tools.

Gdy korzystasz z Invoicer (naszej aplikacji do fakturowania):

• Dane konta: imię i nazwisko, e-mail, hasło (zaszyfrowane), nazwa firmy, adres
• Dodane przez ciebie informacje o klientach (imiona i nazwiska, adresy, dane kontaktowe)
• Tworzone przez ciebie dane faktur i wycen
• Informacje o płatnościach (przetwarzane bezpiecznie przez Stripe – nie przechowujemy danych kart)
• Dane sesji, abyś pozostawał zalogowany

Gdy korzystasz z naszych usług hostingowych:

• Dane konta i rozliczeń
• Dane techniczne niezbędne do świadczenia usługi

3. Dlaczego zbieramy twoje dane

Zbieramy dane tylko wtedy, gdy mamy ku temu uzasadniony powód:

• Aby świadczyć nasze usługi: Potrzebujemy danych twojego konta, abyś mógł korzystać z Invoicer, oraz danych twoich klientów, aby generować dla ciebie faktury.
• Aby komunikować się z tobą: Odpowiadanie na zgłoszenia do wsparcia, wysyłanie ważnych informacji o usłudze.
• Aby przetwarzać płatności: Jeśli masz płatną subskrypcję, potrzebujemy danych rozliczeniowych.
• Obowiązki prawne: Jesteśmy zobowiązani do przechowywania określonej dokumentacji finansowej na potrzeby HMRC.

4. Podstawa prawna przetwarzania

Zgodnie z UK GDPR przetwarzamy twoje dane na podstawie:

• Umowy: Przetwarzanie niezbędne do świadczenia usług, na które się zapisałeś.
• Zgody: Gdy wyraźnie wyraziłeś zgodę (np. na otrzymywanie e-maili marketingowych).
• Obowiązku prawnego: Gdy wymaga tego od nas prawo (np. dokumentacja podatkowa).
• Prawnie uzasadnionych interesów: Gdy mamy rzeczywistą potrzebę biznesową, która nie narusza twoich praw (np. odpowiadanie na twoje zapytania, ulepszanie naszych usług, zapobieganie oszustwom).

5. Komu udostępniamy dane

Nie sprzedajemy twoich danych. Nigdy. Udostępniamy dane wyłącznie:

• Stripe: Nasz operator płatności. Bezpiecznie obsługuje płatności kartą. Polityka prywatności Stripe
• Microsoft 365: Korzystamy z Microsoft do obsługi poczty e-mail. Wiadomości, które do nas wysyłasz, są przechowywane w ich systemach. Oświadczenie o ochronie prywatności Microsoft
• Nasz dostawca hostingu: Twoje dane są przechowywane na zarządzanych przez niego serwerach w Wielkiej Brytanii.
• HMRC: Jesteśmy prawnie zobowiązani do udostępniania określonych informacji finansowych do celów podatkowych.
• Google (reCAPTCHA i Mapy): Używamy Google reCAPTCHA, aby chronić nasz formularz kontaktowy przed spamem, oraz osadzonej Mapy Google na naszej stronie kontaktowej. Google może przy tym przetwarzać ograniczone dane techniczne (takie jak twój adres IP), również na serwerach poza Wielką Brytanią, na podstawie UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework oraz standardowych zabezpieczeń umownych. Polityka prywatności Google
• Tłumacz Google: Tylko jeśli korzystasz z przełącznika języka. Nic nie jest wysyłane do Google, dopóki nie wybierzesz języka — domyślnie strona nie jest tłumaczona. Jeśli to zrobisz, Google otrzymuje treść strony, aby ją przetłumaczyć, i zapisuje własny plik cookie z preferencją googtrans. Polityka prywatności Google
• Google Analytics: Tylko jeśli zaakceptujesz nasz baner cookies. Używamy go, aby rozumieć ruch na stronie, z włączoną anonimizacją adresów IP. Informacje o zapisywanych plikach i sposobie rezygnacji znajdziesz w sekcji 10. Polityka prywatności Google
• Anthropic (Claude) i Google (Gemini), do sugerowanych odpowiedzi na zgłoszenia: Tylko wtedy, gdy ktoś z naszego zespołu poprosi o pomoc w przygotowaniu odpowiedzi na Twoje zgłoszenie. Wysyłamy wtedy tę rozmowę do Anthropic lub Google za pośrednictwem ich płatnych usług dla firm: jej temat i numer referencyjny, zawarte w niej wiadomości, Twoje imię oraz nazwy ewentualnych załączników (nigdy same załączniki). Odsyłają sugerowaną odpowiedź, którą członek naszego zespołu czyta i poprawia, zanim cokolwiek do Ciebie trafi; nic nie jest wysyłane do Ciebie automatycznie. Zgodnie z ich warunkami handlowymi żadna z tych firm nie może używać Twoich wiadomości do trenowania swoich modeli. Mogą przetwarzać dane w USA, na podstawie swoich warunków przetwarzania danych oraz UK Extension do EU-US Data Privacy Framework lub standardowych klauzul umownych. Polityka prywatności Anthropic · Polityka prywatności Google

Wszyscy nasi usługodawcy mają siedzibę w Wielkiej Brytanii lub działają w ramach brytyjskich zabezpieczeń ochrony danych (w tym, w stosownych przypadkach, UK Extension to the EU-US Data Privacy Framework).

6. Gdzie przechowywane są twoje dane

Twoje dane są przechowywane na bezpiecznych serwerach w Wielkiej Brytanii. Stosujemy szyfrowanie (SSL/TLS) do ochrony przesyłanych danych, a dostęp do naszych systemów mają wyłącznie upoważnione osoby.

Poczta e-mail jest przetwarzana przez Microsoft 365, który może przechowywać dane w centrach danych Microsoft w Wielkiej Brytanii lub UE.

7. Jak długo przechowujemy dane

• Dane konta: Przez cały okres aktywności konta oraz 90 dni po jego zamknięciu, aby umożliwić ponowną aktywację lub rozpatrzenie ewentualnych sporów.
• Faktury/dokumentacja finansowa: 7 lat (zgodnie z wymogami HMRC).
• Korespondencja ze wsparciem: 3 lata od ostatniego kontaktu.
• Dane o otwarciach i kliknięciach e-maili: adres IP oraz informacje o aplikacji lub przeglądarce przez 90 dni; informacja, że e-mail został otwarty lub kliknięty, pozostaje przy e-mailu.
• Zapytania marketingowe: Do czasu, gdy poprosisz nas o ich usunięcie.

Nie przechowujemy danych dłużej, niż to konieczne. Gdy dane nie są już potrzebne, bezpiecznie je usuwamy.

8. Twoje prawa

Zgodnie z UK GDPR masz prawo do:

• Dostępu: Żądania kopii danych osobowych, które o tobie przechowujemy.
• Sprostowania: Żądania poprawienia nieprawidłowych danych.
• Usunięcia: Żądania usunięcia twoich danych (jeśli nie mamy prawnego powodu, by je zachować).
• Ograniczenia: Żądania ograniczenia sposobu, w jaki wykorzystujemy twoje dane.
• Przenoszenia: Żądania przekazania twoich danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego.
• Sprzeciwu: Wniesienia sprzeciwu wobec niektórych rodzajów przetwarzania.
• Wycofania zgody: Jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie, możesz ją w każdej chwili wycofać.

Aby skorzystać z któregokolwiek z tych praw, napisz na adres support@gk.tools. Odpowiemy w ciągu jednego miesiąca kalendarzowego (zwykle znacznie szybciej).

9. Bezpieczeństwo

Poważnie traktujemy bezpieczeństwo:

• Szyfrowanie SSL/TLS na wszystkich naszych stronach i w aplikacjach
• Hasła są haszowane (nie możemy ich zobaczyć)
• Regularne aktualizacje i poprawki bezpieczeństwa
• Kontrola dostępu i rejestrowanie zdarzeń
• Regularne kopie zapasowe przechowywane w bezpieczny sposób

Żaden system nie jest w 100% bezpieczny, ale robimy wszystko, co w naszej mocy, aby chronić twoje dane.

10. Pliki cookie

Matomo (zawsze włączone, bez plików cookie, bez potrzeby zgody)
Używamy Matomo, platformy analitycznej typu open source hostowanej na naszym serwerze, aby rozumieć, jak odwiedzający korzystają z naszej strony. Matomo działa w całości na naszej własnej infrastrukturze w Wielkiej Brytanii — twoje dane analityczne nigdy nie są udostępniane stronom trzecim ani wysyłane za granicę. Nie zapisujemy żadnych plików cookie Matomo na gk.tools. Dwa ostatnie oktety twojego adresu IP są usuwane przed zapisaniem.

Google Analytics (tylko jeśli zaakceptujesz baner cookies)
Przy pierwszej wizycie na gk.tools zobaczysz baner cookies. Jeśli klikniesz Akceptuj, wczytamy również Google Analytics (GA4) obok Matomo, abyśmy mogli widzieć zbiorcze trendy ruchu. Google Analytics nie jest wczytywane i nie zapisuje żadnych plików cookie, dopóki nie wyrazisz zgody — jeśli klikniesz Odrzuć lub zamkniesz baner bez wyboru, działa wyłącznie Matomo bez plików cookie. W naszej konfiguracji Google Analytics anonimizacja adresów IP jest włączona. W każdej chwili możesz zmienić zdanie, usuwając plik cookie gk_cookie_consent w swojej przeglądarce – baner pojawi się ponownie przy następnej wizycie.

Inne produkty GK Tools
Każdy produkt z rodziny GK Tools działa jako osobna strona z własną polityką prywatności, która opisuje pliki cookie i śledzenie właściwe dla danego produktu:
• Invoicer — invoicer.gk.tools/privacy-policy
• Gravity Host — gravityhost.co.uk
Wszystkie produkty GK Tools, które korzystają z analityki, używają tego samego, utrzymywanego przez nas Matomo opisanego powyżej — bez narzędzi analitycznych firm trzecich i bez profilowania między produktami.

E-maile, które do Ciebie wysyłamy
Niektóre e-maile, które do Ciebie wysyłamy (odpowiedzi na Twoje zgłoszenia, klucze licencyjne, potwierdzenia płatności i zaproszenia do zespołu), zawierają maleńki obrazek i linki, które w drodze do celu przechodzą przez core.gk.tools. Gdy otworzysz taki e-mail lub klikniesz zawarty w nim link, zapisujemy, że to nastąpiło, kiedy, jakiej aplikacji lub przeglądarki użyto oraz Twój adres IP (przechowywany w postaci zaszyfrowanej), abyśmy wiedzieli, że nasza odpowiedź do Ciebie dotarła. Adres IP i informacje o aplikacji lub przeglądarce są usuwane po 90 dniach; informacja, że e-mail został otwarty lub link kliknięty, oraz kiedy, pozostaje w rekordzie e-maila. Nie używamy tego do reklam ani do tworzenia Twojego profilu i nigdy tego nie udostępniamy. Jeśli Twoja aplikacja pocztowa blokuje obrazy, otwarcia nie są zapisywane; linki działają tak samo w każdym przypadku. Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes w tym, by wiedzieć, że nasze e-maile docierają.

Przetwarzanie płatności
Gdy dokonujesz płatności, Stripe (nasz operator płatności) może ustawić pliki cookie, aby bezpiecznie przetworzyć transakcję. Ustawia je Stripe, a nie my. Zobacz politykę plików cookie Stripe.

Rezygnacja
Możesz zrezygnować z analityki Matomo na gk.tools, zaznaczając pole poniżej. Zapiszemy ten wybór lokalnie w Twojej przeglądarce i przestaniemy Cię śledzić podczas kolejnych wizyt. (Odznacz, aby włączyć ponownie.)

11. Prywatność dzieci

Nasze usługi są przeznaczone dla firm i nie są skierowane do osób poniżej 18. roku życia. Nie zbieramy świadomie danych dzieci.

12. Zmiany niniejszej polityki

Od czasu do czasu możemy aktualizować niniejszą politykę. Data „Ostatnia aktualizacja” na górze odzwierciedla wszelkie zmiany. O istotnych zmianach poinformujemy Cię e-mailem lub komunikatem na naszej stronie.

13. Skargi

Jeśli nie jesteś zadowolony z tego, jak postąpiliśmy z Twoimi danymi, najpierw skontaktuj się z nami pod adresem support@gk.tools - zrobimy, co w naszej mocy, aby to wyjaśnić.

Masz również prawo złożyć skargę do brytyjskiego organu ochrony danych, Information Commissioner's Office (ICO):

• Strona internetowa: ico.org.uk
• Telefon: 0303 123 1113

14. Kandydaci do pracy

Jeśli zgłaszasz się do pracy u nas lub wysyłasz nam swoje CV, przez formularz na naszej stronie z ofertami pracy albo e-mailem, na otwarte stanowisko lub z myślą o przyszłym:

• Co przechowujemy: To, co podasz w formularzu (imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu, jeśli go podasz, godziny, w których chcesz pracować, i to, co napiszesz o sobie), Twoje CV, jeśli je wyślesz, oraz wiadomości między nami.
• Po co: Wyłącznie po to, by rozważyć Twoją kandydaturę na stanowiska w GK Tools. Nie używamy tych danych do marketingu.
• Jak długo: Usuwamy je 12 miesięcy po naszej ostatniej wiadomości z Tobą lub wcześniej, jeśli o to poprosisz.
• Gdzie są przechowywane: W naszym własnym Service Desk. CV dodane przez prywatny link do przesyłania również tam trafia. Wszystko, co wyślesz nam e-mailem, jest też przechowywane w naszej skrzynce Microsoft 365 (zob. sekcja 5).
• Udostępnianie: Nigdy nie udostępniamy tych danych nikomu spoza GK Tools. Jeśli poprosimy o sugerowaną odpowiedź do Ciebie, usługi AI z sekcji 5 widzą wiadomości w sposób tam opisany, nigdy Twojego CV.
• Twoje prawa: W każdej chwili możesz poprosić o wgląd w te dane lub o ich usunięcie, pisząc na adres support@gk.tools.